← На главную

Рассмотрим распространенную ситуацию в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом», редакция 2.5. Сотрудник отсутствовал на работе в первой половине месяца. Поскольку подтверждающих документов не было, в программе зарегистрировали неоплачиваемый прогул с кодом «НН» (невыясненная причина), оформили документ Табель учета рабочего времени за первую половину месяца и выплатили аванс. Во второй половине месяца сотрудник принес закрытый больничный лист. Разберем, как правильно отразить период болезни в табеле и печатных формах без необходимости отмены проведенных выплат.

Выясним причину проблемы и ограничения системы

Проанализируем, почему программа не позволяет просто отредактировать первичный документ Табель учета рабочего времени или перепровести его после расчета зарплаты и аванса:

1. Приоритет заполненного документа «Табель». Печатная форма Т-13 и одноименный отчет берет сведения из ранее проведенного документа Табель учета рабочего времени. Введение расчетного документа Начисление по больничному листу меняет данные в регистрах расчета зарплаты, но не перезаписывает ручные или статические данные внутри уже проведенного документа табеля.
2. Блокировка документа расчетными регистрами. Документ Табель учета рабочего времени блокируется от произвольного перепроведения документами Зарплата к выплате организаций, Расчет первой половины месяца или Начисление зарплаты сотрудникам организаций. Платформа контролирует уникальность и неизменность записей учета рабочего времени за закрытый период.
3. Автоматический механизм сторнирования. Технически снимать с проведения выплату аванса или расчетные документы не требуется. В 1С:ЗУП 2.5 документ Начисление по больничному листу автоматически вытесняет период неявки («НН») и сторнирует лишне начисленные суммы в текущем расчетном периоде.

Способ 1. Отмена проведения документа «Табель учета рабочего времени»

В конфигурации 1С:ЗУП 2.5 документ Табель учета рабочего времени не является строго обязательным для расчета заработной платы и построения отчетов. Если методология учета предприятия допускает такой подход, выполним следующие шаги:

1. Найдем и снимем с проведения ранее сформированный документ Табель учета рабочего времени за первую половину месяца (расчетные документы и выплаты аванса при этом трогать не нужно).
2. Проведем документ Начисление по больничному листу за соответствующий период.
3. Сформируем отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)».

В этом случае отчет Т-13 сформируется динамически на основе кадровых данных и проведенного больничного листа. В печатной форме за все дни болезни сотрудника автоматически отобразится буквенный код «Б».

Способ 2. Использование встроенного механизма исправлений

Если согласно регламенту организации наличие проведенного документа Табель учета рабочего времени в базе является обязательным, воспользуемся штатным механизмом исправления документов:

1. Откроем исходный проведенный документ Табель учета рабочего времени.
2. В нижней части формы документа перейдем по ссылке «Исправить».
3. Программа создаст новый документ-исправление в текущем открытом расчетном периоде.
4. В созданном документе по данному сотруднику вручную заменим буквенный код «НН» на «Б» за нужные даты.
5. Проведем документ-исправление.

При использовании этого способа первичный документ за первую половину месяца остается неизменным, выплаты аванса не затрагиваются, а все изменения корректно фиксируются в открытом периоде.

Способ 3. Перепроведение расчетных документов (с изменением первичного документа)

Если требования документооборота жестко обязывают изменить именно первичный документ за первую половину месяца (чтобы в архиве не фигурировал код «НН»), проанализируем последовательность действий для полного перезаполнения:

1. Временно снимем с проведения документ Зарплата к выплате организаций (выплата аванса) и документ Расчет первой половины месяца.
2. Откроем первичный документ Табель учета рабочего времени и пересчитаем/отредактируем данные по сотруднику, указав код «Б».
3. Проведем документ Табель учета рабочего времени.
4. Последовательно проведем обратно расчетные документы и документ на выплату.

Важно: Данный способ требует осторожности, так как изменение исторических данных может повлиять на суммы ранее выплаченных авансов.

Рекомендации по ведению учета отклонений

Чтобы избегать подобной сложности в будущем, разберем два правильных методических подхода к ведению учета времени:

1. Регистрация неявки с кодом «Б» до закрытия листка нетрудоспособности. Если на момент расчета аванса сотрудник болеет, но сам больничный еще не закрыт, оформим кадровый документ Неявки и болезни организаций с состоянием «Болеет» (вместо «Отсутствует по невыясненной причине»). В этом случае в табеле и при расчете первой половины месяца сразу зафиксируется код «Б» без начисления оплаты. При предоставлении закрытого больничного документ Начисление по больничному листу просто рассчитает пособие без изменения кодов.
2. Ведение учета методом отклонений. Методология 1С рекомендует для типовых графиков работы не создавать ежемесячный документ Табель учета рабочего времени, а вести учет по отклонениям (вводя только документы Отпуск, Больничный лист, Неявки и болезни организаций). Документ табеля вводится только при наличии сверхурочных или ночных часов. При таком подходе отчет Т-13 всегда формируется корректно в любой момент времени.