← На главную

В практической работе расчетчика нередко возникает ситуация: сотрудник заболел в середине месяца, но подтверждающий листок нетрудоспособности еще не предоставил. За закрываемый месяц регистрируется неявка по невыясненной причине, проводится документ Табель и начисляется заработная плата. В следующем расчетном месяце работник приносит больничный лист, документ проводится и рассчитывается. Однако при формировании отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за прошлый месяц дни болезни по-прежнему обозначаются буквенным кодом «НН» вместо «Б».

Разберем внутренние механизмы программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, выясним причину такого поведения системы и рассмотрим по шагам все доступные варианты решения проблемы.

Архитектура учета времени: метод отклонений и приоритет документа «Табель»

Для понимания логики программы проанализируем, как 1С:ЗУП 3.1 регистрирует отработанное время:

1. Метод «отклонений» — основной и рекомендуемый способ ведения учета. В этом режиме программа определяет фактически отработанное время автоматически на основании назначенного сотруднику графика работы и зарегистрированных кадрово-расчетных документов-отклонений (отпуска, командировки, больничные листы, неявки). Документ Табель при этом вводить не требуется — отчет Т-13 строится динамически.
2. Метод «сплошной регистрации» — применяется при необходимости явного ввода документа Табель. Проведенный документ Табель делает жесткие записи в регистр накопления Данные табельного учета рабочего времени сотрудников.

Отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» формируется строго по данным регистра Данные табельного учета рабочего времени сотрудников. Когда в следующем месяце регистрируется документ Больничный лист, он сторнирует прошлые начисления и делает записи в расчетных регистрах и регистре сведений Состояния сотрудников, но не перезаписывает движения уже проведенного документа Табель за прошлый закрытый период. Именно поэтому в отчете сохраняются первоначальные буквенные обозначения «НН».

Способ 1. Создание документа-исправления «Табель» (рекомендуемый для закрытого периода)

Если прошлый расчетный период уже закрыт, налоги и взносы рассчитаны, а отчетность сдана, редактировать исходный документ запрещено. Рассмотрим, как ввести исправительный документ:

1. Перейдем в раздел «Зарплата» — «Учет времени» — «Табели».
2. Откроем исходный документ Табель за прошлый месяц.
3. В левом нижнем углу формы документа нажмем гиперссылку «Исправить».
4. Программа создаст документ-исправление с месяцем регистрации текущего периода (например, Февраль), но с корректируемым периодом за прошлый месяц (Январь).
5. Обратите внимание: при автоматическом заполнении по кнопке «Заполнить» данные из вновь созданного больничного листа прошлого периода не всегда подтягиваются автоматически. В строке сотрудника вручную исправим буквенный код с «НН» на «Б» на период болезни и проверим количество часов.
6. Проведем исправленный документ. После проведения сформируем отчет Т-13 за прошлый месяц и убедимся, что код заменился на «Б».

Способ 2. Перезаполнение исходного документа (если период не закрыт)

Если расчетный месяц еще не заблокирован для редактирования и начисление зарплаты окончательно не утверждено, выполним следующие действия:

1. Откроем исходный документ Табель за месяц отсутствия.
2. Нажмем кнопку «Заполнить» (или вручную заменим код «НН» на «Б» в строке сотрудника).
3. Проведем документ повторно.
4. Проверим отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» — данные обновятся в соответствии с внесенными изменениями.

Способ 3. Отказ от ввода документа «Табель» (динамический отчет)

Проанализируем методику учета без использования документов сплошной регистрации. Если на предприятии графики сотрудников строго соответствуют действительности, постоянный ввод документов Табель является избыточным. При отсутствии проведенного документа Табель отчет Т-13 формируется «на лету» по графику и зарегистрированным отклонениям.

Если отменить проведение исходного документа Табель, то сразу после проведения документа Больничный лист в отчете Т-13 за прошлый месяц автоматически отобразятся символы «Б» без необходимости создания дополнительных корректировок.

Способ 4. Превентивная настройка первичного документа отсутствия

Чтобы избежать появления кода «НН» в первичном табеле еще до получения закрытого листка нетрудоспособности, используем типовой механизм фиксации неоплачиваемой болезни:

1. При наступлении неявки создадим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел «Кадры» или «Зарплата»).
2. В поле «Причина отсутствия» переключим флаг на значение «Болезнь (больничный еще не закрыт)» вместо «Отсутствие по невыясненной причине».
3. При проведении документа программа сразу присвоит дням отсутствия код «Б» (без начисления оплаты).
4. При последующем формировании первичного документа Табель за месяц код «Б» встанет автоматически, и ввод итогового больничного листа в следующем месяце не потребует ручной корректировки буквенных кодов.

Контроль перерасчетов после внесения исправлений

После ввода больничного листа за прошлый период или проведения документа-исправления обязательно проконтролируем состояние перерасчетов зарплаты:

1. Перейдем в раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты».
2. Проверим наличие зарегистрированных записей о необходимости доначисления или сторнирования сумм по сотруднику.
3. При очередном расчете заработной платы за текущий месяц (документом Начисление зарплаты и взносов) убедимся, что на вкладке «Доначисления, перерасчеты» программа корректно сторнировала ранее зарегистрированное неоплачиваемое отсутствие и применила расчет пособия.