Как перенести данные для расчета отпускных и больничных при переходе с 1С 7.7 на 1С:ЗУП 8?

При переходе на ведение зарплатного учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 с конфигурации 1С:Бухгалтерия 7.7 расчетчики часто сталкиваются с вопросом корректного переноса предыстории начислений. Для расчета отпусков требуется база начислений и отработанного времени за предыдущие 12 месяцев, а для расчета пособий по временной нетрудоспособности — заработок за 2 предшествующих календарных года.

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 7.7 зарплатный блок реализован в упрощенном виде: в нем нет подробного табельного учета, разделения начислений по видам учета среднего заработка (индексируемые, неиндексируемые, премии) и фиксации исключаемых периодов. Разберем подробно, какими способами можно внести необходимую историю в 1С:ЗУП 8 для корректного автоматического расчета.

Подготовка нормативно-справочной информации

Прежде чем приступать к вводу заработка за прошлые периоды, проанализируем обязательные предварительные настройки базы:

1. Заполнение производственных календарей: обязательно заполним производственный календарь за предшествующие годы (минимум за 2 года до даты начала эксплуатации программы).
2. Заполнение графиков работы сотрудников: графики работы также должны быть рассчитаны и заполнены за прошлые годы, иначе программа не сможет определить нормы времени для расчета среднего заработка.
3. Ввод начальных данных: сведения о стаже для расчета пособий и остатки неиспользованных отпусков регистрируются документами Начальная штатная расстановка или Ввод остатков отпусков на дату начала учета.

Ввод данных для расчета отпускных и командировок (общий средний заработок)

Для расчета общего среднего заработка требуются помесячные суммы начислений и данные об отработанных днях/часах за последние 12 месяцев. Рассмотрим основные варианты ввода таких сведений.

Способ 1. Ввод данных по факту в расчетных документах

Разберем самый простой вариант при небольшом количестве сотрудников:

1. При первом создании расчетного документа (например, Отпуск или Командировка) нажмем на пиктограмму редактирования среднего заработка (карандаш рядом с полем расчета среднего).
2. В открывшейся форме вручную заполним помесячно суммы базы начислений и фактически отработанное время (в днях или часах).
3. После проведения документа в 1С:ЗУП 8 срабатывает внутренний механизм сохранения: внесенные помесячные данные записываются в систему и будут автоматически подтягиваться в последующие расчетные документы для этого сотрудника.

Способ 2. Предварительный массовый ввод через документ «Перенос данных»

Если требуется заранее подготовить базу по всему штату, используем специализированный служебный инструмент:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных и создадим новый документ на дату, предшествующую дате запуска учета.
2. Нажмем кнопку Настройка состава регистров и отметим регистры накопления: Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) и Данные о времени для расчета среднего заработка (общий).
3. Внесем помесячные записи по сотрудникам вручную либо загрузим готовые таблицы с помощью универсальной обработки Загрузка данных из табличного документа.

Ввод данных для расчета больничных и пособий (средний заработок ФСС/СФР)

Для расчета пособий по нетрудоспособности используются годовые суммы заработка, на который начислялись страховые взносы, за два предшествующих календарных года. Разберем доступные механизмы их регистрации.

Способ 1. Использование документа «Справка для расчета пособий»

Для сотрудников можно зарегистрировать данные с помощью штатного документа:

1. Откроем журнал документов Справки для расчета пособий (входящие) (раздел Зарплата или Кадры).
2. Создадим новый документ на сотрудника. В качестве страхователя выберем собственную организацию (текущее юридическое лицо).
3. Укажем два предшествующих года и общую сумму облагаемого заработка за каждый год. Данные автоматически попадут в регистры и будут использоваться при расчете документов Больничный лист.

Способ 2. Получение данных из СФР через СЭДО

В рамках электронного документооборота с Социальным фондом России переносить прошлый заработок вручную не обязательно:

1. При открытии больничного фонд направляет входящий запрос сведений с уже рассчитанным заработком за два года по данным персонифицированного учета.
2. Также в программе можно сформировать отдельный Запрос сведений о заработной плате застрахованного лица в СФР, получив подтвержденные фондом суммы для расчета пособия.

Способ 3. Пакетная фиксация через документ «Перенос данных»

Если нужно централизованно заполнить базу для расчета пособий без создания индивидуальных справок:

1. В документе Перенос данных включим регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка ФСС и регистр сведений Данные о времени для расчета среднего заработка ФСС (для указания исключаемых дней, если они были).
2. Заполним строки с разбивкой по годам и сотрудникам.

Итоги

Выясним оптимальный подход к переходу: для корректного расчета больничных проще всего использовать входящие данные фонда по СЭДО либо оформить документ Справка для расчета пособий (входящая) на текущую организацию. Для отпускных оптимально внести помесячные данные за 12 месяцев через документ Перенос данных в регистры Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) и Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) либо заполнять их по факту наступления отпусков в форме редактирования среднего заработка.