← На главную

При переходе с устаревших конфигураций 1С 7.7 («Зарплата и кадры») на современные версии «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 2.5 или ЗУП 3.1) часто возникает проблема переноса исторической информации. Если база 7.7 была существенно доработана, стандартный механизм выгрузки документов может сбоить. В попытке упростить задачу пользователи иногда переносят только справочники сотрудников и пытаются применить документы ввода остатков. Разберем, почему такой подход может привести к ошибкам при расчете отпускных и больничных, и как правильно перенести историю заработка.

В чем разница между сальдо расчетов и данными для среднего заработка?

Проанализируем распространенную ошибку: попытку использовать документ Ввод начальной задолженности по зарплате (или Ввод остатков по зарплате) для ввода прошлых доходов сотрудников. Этот документ фиксирует исключительно текущее сальдо взаиморасчетов на дату старта системы — то есть показывает, кто кому должен на начало учета (организация сотруднику или наоборот).

Документы ввода остатков по зарплате не хранят информацию о помесячных доходах и отработанном времени. Если перенести только остатки по взаиморасчетам, программа не сможет автоматически рассчитать:

1. Отпускные и компенсации при увольнении: требуются данные о начислениях и отработанных днях за последние 12 календарных месяцев.
2. Пособия по нетрудоспособности (больничные): требуются сведения о заработке, на который начислялись страховые взносы, за 2 предшествующих календарных года.
3. НДФЛ и страховые взносы: при переходе в середине года без переноса налогового учета сбивается расчет регрессивных ставок взносов и предоставление стандартных вычетов по НДФЛ.

Где хранятся данные для расчета среднего заработка в 1С:ЗУП

Выясним, какие технические объекты используются в 8-й версии программы для хранения исторического заработка. Принятие решений зависит от редакции целевой конфигурации.

Для редакции ЗУП 2.5 (обычные формы):

Данные о начисленных суммах и отработанном времени вводятся через документ Перенос данных. В настройках состава регистров этого документа включается регистр расчета ОсновныеНачисления (а при наличии разовых премий — и ДополнительныеНачисления). В каждой строке указываются:

1. Сотрудник и вид расчета (начисление).
2. Период регистрации и период действия.
3. Начисленная сумма дохода.
4. Количество отработанных дней и часов, а также норма времени по графику.

Для редакции ЗУП 3.1 (управляемые формы):

В актуальной редакции ЗУП 3.1 архитекутры расчетов переведены на специализированные регистры накопления. Документ Перенос данных заполняет следующие технические структуры:

1. Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — хранит суммовые показатели доходов по месяцам.
2. Данные о времени для расчета среднего (общий) — фиксирует отработанные дни и часы.
3. Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) — используется для расчета больничных листов.

Способы переноса данных из измененной 1С 7.7

Рассмотрим практические сценарии решения проблемы, если конфигурация 7.7 была существенно доработана и штатный перенос выдает ошибки.

Способ 1: Очистка доработок на копии базы 7.7

Это один из самых надежных технических способов. Разберем его по шагам:

1. Создаем полную копию рабочей базы 1С 7.7.
2. Объединяем конфигурацию копии с типовым релизом 1С 7.7 (снимаем доработки на уровне структуры метаданных, не перепроводя документы). Результаты расчетов хранятся в журналах расчетов 7.7, поэтому сам факт изменения форм или модулей не влияет на итоговые цифры.
3. Запускаем штатный помощник перехода в ЗУП 3.1 (раздел Администрирование — Перенос данных из предыдущих программ).
4. Штатный механизм самостоятельно сформирует документы Перенос данных и документ Начальная задолженности по зарплате.

Способ 2: Загрузка сведений из внешнего файла Excel

Если штатный перенос выполнить невозможно, а бухгалтер подготовил сводную таблицу с доходами и временем сотрудников, данные можно загрузить вручную или с помощью обработки:

1. В новой программе ЗУП создаем документ Перенос данных с нужным периодом.
2. В настройках состава регистров включаем необходимые регистры расчета (в ЗУП 2.5) или регистры накопления (в ЗУП 3.1).
3. С помощью типовой обработки Загрузка данных из табличного документа переносим информацию из Excel в табличные части документов.

Способ 3: Ручная корректировка при расчете первого документа (для ЗУП 3.1)

В ЗУП 3.1 предусмотрена удобная возможность ввода базы среднего заработка непосредственно «по требованию»:

1. При оформлении первого документа Отпуск или Больничный лист открываем форму редактирования среднего заработка (кнопка с значком карандаша рядом с полем расчета).
2. Вносим помесячно суммы доходов и отработанные дни за предшествующие периоды прямо в форму.
3. При проведении документа введенные данные автоматически записываются в регистры накопления и будут учитываться при последующих расчетах по данному сотруднику.

Важные технические нюансы и ограничения

Проанализируем особенности, о которых необходимо помнить при переносе данных:

1. Время в записях регистров (ЗУП 3.1): В регистре Данные о времени для расчета среднего (общий) поле даты должно содержать нулевое время (00:00:00). Если при программной записи будет указано текущее время сервера, алгоритмы расчета среднего заработка не смогут вычитать отработанные дни.
2. Суммированный учет времени: Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени обязательно передавайте не только отработанные дни, но и фактически отработанные часы, а также норму часов.
3. Глубина переноса: Переносите данные по начислениям минимум за 2 календарных года, предшествующих году перехода. Это обеспечит корректность расчета как отпусков, так и пособий по временной нетрудоспособности.