В практике бухгалтера нередко возникает ситуация, когда стандартные налоговые вычеты сотрудника (особенно если их несколько или они касаются детей-инвалидов) превышают сумму начисленного дохода за месяц. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 это часто приводит к появлению «отрицательного» НДФЛ в расчетном листке или в колонке «Исчислено». Рассмотрим подробно, почему так происходит, насколько это соответствует законодательству и как настроить программу, чтобы отчетность оставалась корректной.
Для начала проанализируем математику расчета. Согласно Налоговому кодексу РФ, НДФЛ рассчитывается не за каждый отдельный месяц, а нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Выясним, как это работает на примере:
Проанализируем ситуацию, когда доход за конкретный месяц меньше вычета. Если программа видит, что общая база с начала года позволяет применить вычет полностью, она делает это, уменьшая ранее исчисленный налог. В результате в текущем месяце мы видим «отрицательный» исчисленный НДФЛ. Это не ошибка программы, а прямое следствие алгоритма нарастающего итога.
Обратимся к статье 210 НК РФ. В пункте 3 указано, что если сумма вычетов в налоговом периоде больше суммы доходов, то налоговая база принимается равной нулю. Однако ключевое слово здесь — «в налоговом периоде» (то есть за год). Внутри года налоговый агент обязан предоставлять вычеты за каждый месяц, пока доход не превысит установленный порог (для детских вычетов — 350 000 руб.).
Если мы принудительно обнулим «минус» в феврале, то фактически лишим сотрудника части вычета, на который он имеет право по итогам года. Письма Минфина подтверждают: вычеты должны накапливаться внутри года. Если в одном месяце дохода не было, вычет «переезжает» на следующий месяц и суммируется с новым вычетом.
Если бухгалтерская политика предприятия или требования главного бухгалтера диктуют отсутствие отрицательных сумм в текущих начислениях, в 1С:ЗУП предусмотрена специальная настройка. Рассмотрим, как ее изменить:
Посмотрим на результат переключения: если выбрать второй вариант («В пределах месячного дохода»), программа перестанет показывать отрицательный НДФЛ. Вычет будет применен ровно в сумме дохода за месяц, а остаток вычета просто «сгорит» для этого месяца (точнее, не будет перенесен на следующий в явном виде, пока не появится доход). Это сделает справки 2-НДФЛ и отчеты 6-НДФЛ более «чистыми» на первый взгляд, но может привести к недоплате вычетов сотруднику, если его доходы нестабильны.
Если вы решили оставить стандартную настройку (нарастающим итогом), но у сотрудника по итогам месяца образовался минус, этот минус фиксируется в системе как излишне удержанный налог. Проанализируем, как с этим работать:
Согласно ст. 231 НК РФ, если вы удержали у сотрудника больше налога, чем исчислили (а отрицательное исчисление как раз создает такую разницу), вы обязаны:
В программе 1С:ЗУП для этого используем документ Возврат НДФЛ:
Рассмотрим порядок действий:
Важно: Если вы не оформите Возврат НДФЛ, этот «минус» будет висеть в аналитических отчетах (например, в отчете Анализ НДФЛ по месяцам) до тех пор, пока в последующих месяцах года у сотрудника не возникнет достаточный доход, чтобы перекрыть этот вычет. Тогда программа произведет автоматический зачет.
Разберем ситуацию, упомянутую в обсуждении, когда у сотрудника указано сразу несколько кодов вычетов (например, 126, 128, 134, 136, 138). Это часто касается вычетов на детей-инвалидов. Проанализируем логику:
Верховный Суд РФ подтвердил, что вычет на ребенка-инвалида суммируется с обычным детским вычетом по очередности рождения. Например, на первого ребенка-инвалида положено 12 000 руб. (родителю) плюс 1 400 руб. (как на первого ребенка). Итого 13 400 руб. в месяц. Если у сотрудника трое детей, один из которых инвалид, сумма вычетов может легко превысить оклад в 30 000 - 40 000 рублей, особенно при работе на полставки.
В таких случаях отрицательный НДФЛ — это нормальное рабочее состояние системы в те месяцы, когда доход был небольшим. Рекомендуем использовать отчет Регистр налогового учета по НДФЛ для детальной проверки сумм по каждому коду вычета.
Для контроля ситуации используйте следующие инструменты:
Исчислено и Удержано. Сумма в колонке Осталось удержать с отрицательным значением — это ваш сигнал к действию (либо возврат, либо ожидание зачета доходом следующего месяца).Выбор метода зависит от позиции вашей бухгалтерии:
Возврат НДФЛ, либо ждите автоматического зачета в будущих месяцах (если доход позволит).Помните, что корректировка регистров вручную — это крайний метод, который часто приводит к ошибкам в годовом отчете 6-НДФЛ. Старайтесь решать проблему штатными настройками Учетной политики организации.