При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в конце года у сотрудника образуется излишне удержанный НДФЛ (отрицательный налог). Типичный пример: в декабре был пересчитан доход или предоставлены вычеты, из-за чего сумма исчисленного налога стала меньше, чем сумма удержанного. В расчетном листке появляется строка «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей», но с наступлением января этот «минус» не исчезает автоматически и не уменьшает налог нового года. Рассмотрим подробнее, почему так происходит и как правильно решить эту проблему.
Разберем техническую сторону вопроса. Согласно налоговому кодексу РФ, налоговым периодом по НДФЛ является календарный год. В программе 1С это реализовано через жесткое разделение регистров по годам. Когда наступает 1 января, программа начинает расчет налога «с чистого листа». Исчисленный налог января — это база нового налогового периода.
Проанализируем ситуацию: программа «видит» остаток излишне удержанного налога за прошлый год, но она не имеет права автоматически уменьшать на него налог текущего года, так как это разные периоды. Механизм Корректировка выплаты, который автоматически срабатывает в документе Начисление зарплаты и взносов, предназначен для выравнивания взаиморасчетов внутри одного года. При переходе границы года этот механизм без дополнительных действий пользователя перестает работать так, как ожидается.
В документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке НДФЛ может появиться отрицательная сумма. Одновременно с этим на вкладке Корректировка выплаты программа создает запись с этим же минусом. Посмотрим, для чего это делается:
Если этот «хвост» переходит на январь, он продолжает отображаться в расчетном листке как долг за налоговым агентом, но в ведомости на выплату зарплаты января сумма налога не уменьшается. Чтобы исправить это, необходимо следовать законодательно установленному порядку возврата налога.
Согласно статье 231 НК РФ, возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. В программе ЗУП 3.1 для этого предназначен специализированный документ. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:
Шаг 1. Создание документа. Перейдите в раздел Налоги и взносы — Возврат НДФЛ. Создайте новый документ. В поле Месяц укажите месяц, в котором вы фактически оформляете возврат (например, Январь).
Шаг 2. Выбор налогового периода. Это самый важный момент. В поле Налоговый период необходимо указать год, в котором возникла переплата (в нашем примере — прошлый год). Только в этом случае программа «увидит» отрицательный остаток в регистрах и заполнит сумму автоматически по кнопке Заполнить.
Шаг 3. Проверка суммы. Проанализируем заполненные данные. В табличной части должна появиться сумма с плюсом (например, 250 рублей). Несмотря на то, что в декабре налог был с минусом, документ Возврат НДФЛ регистрирует положительную сумму к выплате сотруднику.
Шаг 4. Выплата. Документ Возврат НДФЛ сам по себе не выплачивает деньги. Его нужно обязательно подтянуть в документ Ведомость (в банк, в кассу или на счета). При заполнении ведомости сумма возврата попадет в отдельную колонку или увеличит общую сумму к выплате. После проведения ведомости и выплаты зарплаты сальдо по НДФЛ в расчетном листке должно обнулиться.
Часто пользователи сталкиваются с тем, что после проведения возврата в следующем месяце (например, в феврале) в документе Начисление зарплаты и взносов снова появляется тот же самый минус (например, -250 рублей). Разберем, почему это происходит:
Программа видит проведенный Возврат НДФЛ, но при пересчете налога за прошлый период она снова пытается применить те же правила, которые привели к первичному минусу. Это признак конфликта регистров. Чтобы устранить проблему, убедитесь, что:
Начисление зарплаты и взносов за декабрь на вкладке НДФЛ нет ручных корректировок.Возврат НДФЛ зафиксирован и полностью выплачен по ведомости.Если сумма продолжает «висеть» в расчетном листке в поле «НДФЛ к зачету», необходимо проверить состояние регистров. Проанализируем ситуацию через регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Вы можете сформировать универсальный отчет по этому регистру с отбором по конкретному сотруднику.
В норме для закрытия зачета должны быть следующие записи:
Начисление зарплаты).Возврат НДФЛ).Если записи различаются хотя бы по одному аналитическому разрезу (например, налог исчислен по Категории дохода: Оплата труда, а возврат оформлен по категории Прочие доходы), то в расчетном листке сумма не «схлопнется». Проверьте соответствие Подразделения, Регистрации в ИФНС и Статьи финансирования.
Важно понимать, как эти действия повлияют на годовую и квартальную отчетность. Рассмотрим ситуацию:
Таким образом, мы выяснили, что автоматического зачета между разными годами в ЗУП 3.1 не существует в силу особенностей налогового законодательства и архитектуры программы. Единственный корректный способ убрать «зависший» НДФЛ — оформить документ Возврат НДФЛ, правильно указав налоговый период, и выплатить эту сумму сотруднику.