В процессе ведения кадрового учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (1С:ЗУП) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда рабочий год сотрудника, дающий право на ежегодный основной отпуск, сдвигается некорректно. Особенно остро эта проблема проявляется, если сотрудник часто берет отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет), а в самой базе данных ранее выполнялся перенос данных или ввод начальных остатков отпусков. Разберем детально, как работает этот механизм в программе, почему возникают ошибки и как их правильно исправить.
Прежде чем перейти к программным алгоритмам, вспомним требования законодательства. Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Это означает следующее:
Рассмотрим пример. Сотрудник принят на работу 13.10.2016. Его первый рабочий год — с 13.10.2016 по 12.10.2017. Если в этот период он взял отпуск за свой счет на 20 дней, то превышение лимита составило 6 дней (20 - 14 = 6). Дата окончания рабочего года сдвинется на 6 дней, и период станет: 13.10.2016 – 18.10.2017. Следующий рабочий год начнется уже 19.10.2017.
Проанализируем практическую ситуацию. При переходе на программу 1С:ЗУП 3.1 на дату 01.01.2018 были введены остатки отпусков. Для одного из сотрудников был зафиксирован текущий рабочий год с 25.10.2017 по 24.10.2018.
В течение этого рабочего года у сотрудника было зарегистрировано несколько отпусков без сохранения оплаты:
Суммарное количество дней отпуска за свой счет за рабочий год составляет: 2 + 7 + 3 + 9 = 21 день. Превышение лимита: 21 - 14 = 7 дней. Следовательно, рабочий год должен быть продлен на 7 дней и закончиться 31.10.2018.
Однако программа при проведении очередного отпуска сдвигает рабочий период только на 5 дней. Выясним причину такого поведения 1С:ЗУП 3.1. Она кроется в особенностях учета начальных остатков.
Когда мы вносим остатки отпусков с помощью документа Ввод остатков отпусков (например, на 01.01.2018), программа фиксирует дату начала и окончания рабочего года. При этом все кадровые события и отклонения, которые произошли до даты ввода остатков (в нашем примере — 2 дня в декабре 2017 года), программа автоматически не анализирует по регистрам накопления, так как детальные кадровые документы за тот период в базу не переносились либо их движения не учитываются при расчете остатков с даты отсечки.
Программа видит только те отклонения, которые были зарегистрированы после 01.01.2018 (7 + 3 + 9 = 19 дней). Из них она вычитает разрешенные 14 дней и получает сдвиг на 5 дней (19 - 14 = 5). Два дня декабря «выпадают» из расчета, из-за чего рабочий год сдвигается неверно.
Для восстановления корректного учета и правильного расчета сдвига рабочих периодов мы можем воспользоваться одним из двух способов.
Это наиболее методологически верный способ, предусмотренный разработчиками 1С. Пошагово разберем этот процесс:
После этого программа поймет, что лимит в 14 дней должен уменьшиться на эти 2 дня, и при регистрации последующих отклонений в 2018 году (19 дней) корректно рассчитает общий итог и сдвинет рабочий год на положенные 7 дней.
Если по каким-то причинам первый способ использовать неудобно (например, база содержит большой объем перенесенных данных и сложно восстановить точное число дней по каждому сотруднику), можно скорректировать сам рабочий год непосредственно в документе ввода остатков:
Ввод остатков отпусков вручную изменим дату окончания текущего рабочего года, прибавив к ней эти 2 дня (установим период по 26.10.2018 вместо 24.10.2018).Отпуск без сохранения оплаты после 01.01.2018, будут рассчитываться программой уже относительно этого скорректированного периода.Для того чтобы избежать ошибок при расчете отпускного стажа в будущем, проанализируем еще несколько важных аспектов работы программы:
Сдвиг рабочего года в 1С:ЗУП 3.1 производится строго на основании кадровых данных. Если в вашей информационной базе расчетчики проводят начисление по отпуску без сохранения только расчетным документом (например, рассчитывают начисление в документе Начисление зарплаты и взносов или используют только документы отклонений без проведения кадровых приказов), программа может проигнорировать эти дни при подсчете стажа. Обязательно проверяйте, чтобы в программе был проведен кадровый документ Отпуск без сохранения оплаты (или списочный аналог).
Иногда сотрудник берет длительный отпуск за свой счет, который начинается в одном рабочем году, а заканчивается в другом. По закону лимит 14 дней применяется к каждому рабочему году отдельно.
Например, рабочий год сотрудника заканчивается 31 октября. Он берет отпуск за свой счет с 20 октября по 10 ноября (22 дня). Из них 12 дней приходятся на старый рабочий год, а 10 дней — на новый. Ни в одном из этих периодов превышения лимита (14 дней) нет. Рабочий год сдвигаться не должен.
Однако в некоторых релизах 1С:ЗУП 3.1 из-за особенностей работы алгоритмов переходящие отпуска могут распределяться некорректно, вызывая ошибочный сдвиг. Чтобы этого избежать, кадровикам рекомендуется разделять такие заявления сотрудников на два отдельных документа в программе: первый документ оформлять строго до даты окончания текущего рабочего года, а второй — с первого дня нового рабочего года.
Часто бухгалтеры считают, что если законодательство обязывает работодателя предоставлять определенным категориям граждан (работающим пенсионерам — до 14 дней, инвалидам — до 60 дней) отпуска за свой счет, то эти дни не должны сдвигать рабочий год.
Обратите внимание: это заблуждение. Согласно официальной позиции Роструда, статья 121 ТК РФ не предусматривает никаких исключений для льготников. Любые отпуска без сохранения оплаты свыше 14 дней за рабочий год исключаются из стажа. В программе 1С:ЗУП 3.1 этот алгоритм заложен по умолчанию, поэтому сдвиг периода будет происходить для всех сотрудников без исключения, что является абсолютно корректным с точки зрения закона.