В работе бухгалтера и кадровика в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» часто возникает ситуация: документ Кадровый перевод проведен, оклад изменен, но в справочнике «Сотрудники» или в отчетах отображается старый фонд оплаты труда (ФОТ). Это создает путаницу при планировании затрат и формировании отчетности. Разберем детально, почему это происходит и как исправить ситуацию, используя как стандартные инструменты программы, так и неочевидные настройки.
Первое, что мы должны сделать при обнаружении расхождений — это принудительно обновить данные в регистрах. В программе 1С:ЗУП данные о ФОТ хранятся в специальном регистре сведений Плановый ФОТ. Иногда при проведении кадровых документов запись в этот регистр не обновляется автоматически из-за программных задержек или фоновых заданий.
Рассмотрим порядок действий для пересчета:
Проанализируем сам документ Кадровый перевод. Часто причиной того, что ФОТ «завис», является невнимательность при заполнении формы. Посмотрим на вкладку Оплата труда. Чтобы программа зафиксировала новые данные для расчета фонда, должен быть установлен флаг Изменить начисления.
Если этот флаг не стоит, программа воспринимает документ только как изменение кадровых данных (подразделения, должности), не затрагивая финансовые показатели. Даже если вы вручную впишете новую сумму в поле оклада при снятом флаге, система может не принять эти данные для итогового ФОТ в карточке сотрудника.
Выясним причину, которая часто скрыта от глаз пользователя — некорректное заполнение графика работы. ФОТ в 1С рассчитывается исходя из месячной тарифной ставки и нормы времени. Если в графике работы сотрудника указано неверное количество часов, программа произведет пересчет оклада согласно этим часам.
Разберем пример из практики:
Сотруднику установлен оклад 50 000 рублей. В графике работы «Пятидневка» по ошибке указано 2 часа работы в день вместо 8. Программа видит, что сотрудник работает на 0.25 ставки, и хотя в документе стоит полный оклад, расчетный ФОТ будет отображаться пропорционально отработанному времени. Чтобы исправить это, выполним следующие шаги:
Если ФОТ в карточке сотрудника отличается от суммы оклада и надбавок, проверим настройки самих начислений. Для этого перейдем в раздел Настройка — Начисления. Выберем нужное начисление (например, «Оклад по дням») и перейдем на вкладку Основное.
Обратим внимание на флажок Включать в ФОТ. Если по какой-то причине этот флаг снят, сумма данного начисления будет игнорироваться при формировании итогового фонда оплаты труда в справочнике сотрудников, хотя в расчетном листке она будет присутствовать.
В документах изменения оплаты труда рядом с полем ФОТ находится значок «карандаша» (редактирование). Проанализируем ситуацию: если пользователь хотя бы раз нажал на эту кнопку и ввел сумму ФОТ вручную, автоматическая связь между списком начислений и итоговой суммой разрывается.
В этом случае любые последующие изменения оклада через Кадровый перевод не будут изменять итоговую цифру ФОТ в карточке сотрудника, пока вы не сбросите ручную корректировку. Чтобы вернуть автоматический расчет, нужно нажать на ту же кнопку и очистить ручное значение, чтобы программа снова начала суммировать показатели Оклад, Надбавка и Премия автоматически.
Иногда проблема кроется в техническом сбое регистров. Если документ проведен, а данных нет в истории изменений оплаты труда, мы имеем дело с нарушением целостности данных. В таких случаях программисты 1С рекомендуют проверить регистр сведений ПлановыйФОТ через «Все функции» (или «Функции для технического специалиста»).
Посмотрим на структуру записей:
// Пример логики, по которой программа ищет ФОТ на дату
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
| ПлановыйФОТ.ФОТ КАК ТекущийФОТ
|ИЗ
| РегистрСведений.ПлановыйФОТ.СрезПоследних(&ДатаАктуальности, Сотрудник = &Сотрудник) КАК ПлановыйФОТ";
Если в этом регистре запись на нужную дату отсутствует или содержит нулевое значение, справочник «Сотрудники» не сможет отобразить корректные данные. Помогает перепроведение цепочки документов, начиная с того, где ФОТ еще был верным.
Если в вашей информационной базе ведется история изменений штатного расписания, обязательно проверьте настройку Проверять соответствие документов штатному расписанию. Если в штатном расписании для данной позиции указан строгий размер ФОТ, а в кадровом переводе вы назначаете сумму, выходящую за рамки «вилки» окладов, программа может блокировать обновление регистра ФОТ для сотрудника, выдавая предупреждение или молча игнорируя изменения в зависимости от настроек контроля.
Подводя итог, можно составить чеклист для исправления ФОТ:
Соблюдение этой последовательности действий в 99% случаев позволяет решить проблему с некорректным отображением фонда оплаты труда без привлечения программистов.