Обеспечение сотрудников дополнительным отпуском за работу во вредных и опасных условиях труда — это не только требование Трудового кодекса РФ, но и сложная задача для кадрового учета в программах 1С. Основная сложность заключается в том, что стаж для "вредного" отпуска считается иначе, чем для основного. В данной статье мы подробно разберем, как настроить систему, чтобы остатки отпусков считались корректно, и как избежать типичных ошибок при выплате компенсаций.
Для начала нам необходимо создать соответствующую нормативно-справочную базу в программе. Рассмотрим последовательность действий:
Важный нюанс: В программе 1С:ЗУП редакции 2.5 настройка производится в справочнике должностей, а в редакции 3.1 право на отпуск привязывается к позиции штатного расписания. Проанализируем, почему это критично. Если мы просто добавим право на отпуск к существующей должности, программа может пересчитать остатки "задним числом" с момента приема сотрудника на эту должность. Чтобы этого избежать, рекомендуется либо заводить новую позицию (должность), либо использовать механизмы ввода остатков на определенную дату.
Рассмотрим ситуацию, когда аттестация рабочих мест (СОУТ) выявила вредность только сейчас. Чтобы стаж начал копиться правильно, выполним следующие действия:
В карточке Должности или Позиции штатного расписания на закладке "Ежегодные отпуска" добавим наш новый вид отпуска и укажем количество дней (например, 7 или 12 календарных дней в год).
Проанализируем поведение системы: после записи этих данных у всех сотрудников, занимающих данную позицию, автоматически возникнет право на доп. отпуск. Однако, если сотрудник работает на этой должности уже три года, а вредность установлена только сегодня, возникнет избыточное накопление дней за прошлые периоды. Для решения этой проблемы используем документ Остатки отпусков (или "Ввод остатков отпусков"), где зафиксируем нулевой или фактический остаток "вредного" отпуска на дату проведения спецоценки.
Согласно законодательству, в стаж, дающий право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Разберем по шагам, что это означает для бухгалтера:
Предоставлять за фактически отработанное время во вредных условиях. При его установке программа анализирует табель и вычитает периоды отсутствия из стажа.Если на вашем предприятии учет ведется "ювелирно" (например, сотрудник работает во вредных условиях лишь несколько часов в день), то стандартными средствами добиться автоматизма сложно. Рассмотрим пример использования механизма Условий труда или Территорий для фиксации времени работы во вредности. Программа будет накапливать дни отпуска пропорционально времени, зафиксированному по этим "особым" условиям.
Часто возникает вопрос: как выплатить компенсацию за доп. отпуск, не увольняя сотрудника? По закону (ст. 117 ТК РФ) заменить компенсацией можно только ту часть отпуска, которая превышает минимальные 7 календарных дней.
В программе 1С при проведении документа "Начисление отпуска" или "Расчет при увольнении" система часто по умолчанию списывает дни из основного ежегодного отпуска. Чтобы списать именно "вредные" дни, проанализируем движения документа по регистрам. Если автоматическое распределение сработало неверно, нам поможет документ Корректировка регистров.
Разберем алгоритм исправления в ручном режиме:
Фактические отпуска организаций (в 2.5) или Фактические отпуска (в 3.1).Остатки отпусков организаций, чтобы итоговое сальдо по каждому виду отпуска у сотрудника сошлось.Если вы решите автоматизировать расчет остатков в зависимости от часов, отработанных во вредных условиях (через табель), вам может потребоваться программное обращение к регистрам. Рассмотрим фрагмент логики, которая может быть использована во внешних обработках для анализа времени:
// Получим данные о фактически отработанном времени во вредных условиях из табеля
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ТабельУчетаРабочегоВремени.Сотрудник,
| СУММА(ТабельУчетаРабочегоВремени.КоличествоЧасов) КАК ЧасыВредности
|ИЗ
| РегистрНакопления.РабочееВремяСотрудников КАК ТабельУчетаРабочегоВремени
|ГДЕ
| ТабельУчетаРабочегоВремени.ВидИспользованияВремени = &Вредность
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| ТабельУчетаРабочегоВремени.Сотрудник";
Запрос.УстановитьПараметр("Вредность", Справочники.ВидыИспользованияРабочегоВремени.НайтиПоНаименованию("ВредныеУсловия"));
Полученные данные о часах затем можно использовать для вычисления доли месяца, за которую положен отпуск, и программной записи в регистр ОстаткиДнейДополнительныхОтпусков.
В ходе обсуждения часто всплывает вопрос о 2 дополнительных днях для инвалидов. Помните, что согласно ФЗ-181, инвалидам положен основной отпуск 30 календарных дней. Рассмотрим правильный способ настройки:
Вместо создания дополнительного отпуска, мы должны изменить количество дней основного. Это делается в карточке сотрудника (ссылка "Настройка отпуска") или документом Кадровый перевод. Программа сама начнет считать остаток исходя из нормы 30 дней в год, что избавит вас от необходимости плодить лишние виды расчетов и путаться в регистрах.
Резюмируем: Для корректного учета "вредных" отпусков в 1С:ЗУП необходимо четко разделять виды отпусков в справочниках, следить за датой привязки отпуска к должности и своевременно корректировать регистры фактического использования отпуска, так как алгоритмы программы не всегда могут учесть специфические требования законодательства к расчету стажа во вредных условиях в автоматическом режиме.