← На главную
Переход с редакции 2.5 конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом на редакцию 3.1 является не просто обновлением конфигурации, а полноценной миграцией в новую архитектуру учета. В новой редакции кардинально изменились принципы учета НДФЛ, механизм штатного расписания, структура кадровых данных и алгоритмы расчета среднего заработка. Разберем подробно, как подготовить исходную базу, какой вариант переноса выбрать и как выполнить сверку перенесенных данных.
Подготовка исходной информационной базы ЗУП 2.5
Успешность автоматического переноса напрямую зависит от чистоты и целостности данных в базе-источнике. Перед началом выгрузки выполним обязательный комплекс подготовительных мероприятий:
- Обновление конфигураций до совместимых релизов. Проверим, что релиз ЗУП 2.5 обновлен до актуального состояния. В описании поставки ЗУП 3.1 всегда указан минимальный номер релиза 2.5, для которого актуальны встроенные правила конвертации данных. Несоответствие версий приведет к ошибкам при сопоставлении метаданных.
- Тестирование и исправление информационной базы. В режиме Конфигуратора выполним операцию Тестирование и исправление с проверкой логической и ссылочной целостности, а также реиндексацией таблиц.
- Устранение дубликатов и битых ссылок. Проверим справочники физических лиц, сотрудников и организаций. Все помеченные на удаление объекты необходимо окончательно удалить. Дублирующиеся элементы справочников объединим с помощью стандартных средств поиска и удаления дублей.
- Завершение расчетного периода. Важнейшее условие корректной выгрузки — отсутствие незакрытых расчетов и неоконченных межрасчетных выплат на дату переноса. Все начисления за предыдущие месяцы должны быть рассчитаны и выплачены. Расчет зарплаты за месяц, в котором или с которого начинается учет в новой программе, в старой базе производиться не должен во избежание задвоения начислений.
Выбор варианта переноса данных: краткий или полный
При настройке переноса система предлагает два основных сценария. Рассмотрим особенности каждого из них:
- Рекомендованный (краткий) перенос. При данном варианте в ЗУП 3 переносятся нормативно-справочная информация (справочники организаций, подразделений, должностей, сотрудников), кадровые данные на дату перехода (актуальные плановые начисления, графики работы, остатки отпусков), а также сводная информация для расчета среднего заработка (для отпусков и больничных за предшествующие годы) и взаиморасчетов. Первичные расчетные документы прошлых периодов не переносятся. Этот вариант обеспечивает минимальное количество ошибок, исключает перенос старых некорректных расчетов и позволяет сразу начать работу в оптимизированной базе.
- Полный перенос данных. Вопреки распространенному заблуждению, полный перенос также не создает в ЗУП 3 первичных документов начисления (документы
НачислениеЗарплаты из 2.5 не формируются в виде типовых документов 3.1). Вместо этого в базе ЗУП 3 на каждый месяц закрытого периода создаются специальные служебные документы ПереносДанных, которые напрямую делают записи в регистры накопления и расчета. Если в историческом периоде базы 2.5 были ошибки в учете НДФЛ или взаиморасчетах, они будут перенесены и потребуют длительного ручного исправления. В большинстве случаев предпочтительным является краткий вариант переноса, а исторические данные для справок хранятся в архивной копии базы 2.5.
Способы технической реализации выгрузки и загрузки
Выполнить процедуру переноса можно двумя способами:
- Через встроенный мастер «Начальная настройка программы». При первом запуске чистой базы ЗУП 3 автоматически запускается помощник начальной настройки. В мастере выбираем пункт переноса данных из прежних программ и указываем прямое подключение к базе ЗУП 2.5 (через COM-соединение). Данный вариант удобен для небольших типовых баз. Важно помнить, что разрядность клиентского приложения 1С и зарегистрированной COM-компоненты должна совпадать.
- Через выгрузку в XML-файл обработкой «Универсальный обмен данными в XML». Если база имеет значительный объем или прямое COM-соединение выдает ошибки блокировок и нехватки памяти, из состава ЗУП 3 извлекаются правила обмена. В базе ЗУП 2.5 через внешнюю обработку выгрузки формируется XML-файл с данными, который затем загружается в ЗУП 3. Это наиболее стабильный и контролируемый метод.
Ключевые зоны контроля и проверка после переноса
После завершения загрузки данных в ЗУП 3 выполним поэтапную сверку следующих разделов учета:
- Производственный календарь и графики работы. Убедимся, что производственный календарь заполнен на все годы, за которые перенесены данные среднего заработка (минимум за 3 предшествующих года). Графики работы сотрудников должны быть проверены и перезаполнены.
- Штатная расстановка и кадровые срезы. Проверим созданный документ
НачальнаяШтатнаяРасстановка. Он фиксирует позиции штатного расписания, занятые ставки, плановые начисления и права на отпуска. Сверим отчет «Штатная расстановка» в ЗУП 3 с кадровыми отчетами ЗУП 2.5 на дату перехода. - Остатки отпусков. В ЗУП 3 учет права на отпуск ведется по рабочим годам с учетом всех периодов, сдвигающих рабочий год. Проверим отчет «Справка по отпускам» по ключевым сотрудникам и сопоставим остатки дней с данными ЗУП 2.5.
- Сведения для расчета среднего заработка. Проанализируем регистры, заполненные документами переноса с префиксами
ЗП_СЗ (средний заработок общий) и СЗФСС (средний заработок для пособий ФСС). Выполним контрольный тестовый расчет отпуска и больничного листа для одного и того же сотрудника в обеих базах и сравним итоговые суммы среднедневного заработка. - Сверка сальдо взаиморасчетов и сводов. Сформируем отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за последний расчетный месяц перед переносом в обеих программах. Конечное сальдо расчетов с сотрудниками должно сойтись до копейки.
- Пользовательские начисления. Если в ЗУП 2.5 использовались сложные формулы расчета или нестандартные показатели, проверим справочник
Начисления в ЗУП 3. При необходимости скорректируем формулы и создадим недостающие показатели расчета зарплаты вручную.