Рано или поздно практически каждый бухгалтер по расчету заработной платы сталкивается с необходимостью отозвать сотрудника из ежегодного отпуска по производственной необходимости. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) этот процесс автоматизирован, однако на стыке месяцев часто возникают технические сложности. Самая распространенная из них — конфликт дат при проведении документа-исправления, когда система выдает ошибку: Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно выйти из такой ситуации, какую дату выплаты ставить в исправленном документе, как программа обрабатывает взаиморасчеты и НДФЛ, и как корректно сдать отчетность по форме 6-НДФЛ.
Рассмотрим конкретный практический пример, озвученный на форуме:
Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа.Почему программа ведет себя именно так? В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 заложен жесткий контроль последовательности событий. Логика системы проста: вы не можете планировать выплату денег в прошлом относительно даты создания самого расчетного документа. Поскольку документ-исправление создается в сентябре, дата выплаты в нем физически не может быть августовской.
Для того чтобы корректно провести документы, отразить начисления и не сломать учет НДФЛ, выполним следующие шаги вместе.
Поскольку период выплаты (август) уже закрыт, мы не имеем права редактировать исходный августовский документ отпуска. Нам необходимо создать документ-исправление.
Для этого откроем исходный документ Отпуск и в левом нижнем углу нажмем ссылку Исправить. В открывшемся новом документе укажем месяц начисления — Сентябрь. На вкладке «Период отпуска» скорректируем дату окончания так, чтобы остался ровно 1 день (с 03.09 по 03.09).
В поле Планируемая дата выплаты необходимо указать либо текущую дату (день создания сентябрьского исправления), либо дату ближайшей плановой выплаты организации (например, дату выплаты аванса или зарплаты за сентябрь).
Важно понимать: эта дата не повлияет негативно на ваш учет НДФЛ за август. В программе 1С:ЗУП 3.1 сторнирование сумм начислений и ранее исчисленного налога происходит «задним числом». На уровне регистров накопления, таких как РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, отрицательные суммы автоматически привязываются к первоначальной дате получения дохода (то есть к августовской дате выплаты). Таким образом, указание сентябрьской даты выплаты в исправлении — это абсолютно безопасный шаг, необходимый для успешного проведения документа.
Перейдем на вкладку Продление, подбор, перерасчет в исправленном документе. Мы увидим две ключевые строки:
В результате начисления сотрудника уменьшаются, и у него возникает долг перед организацией. Соответственно, налог НДФЛ с излишней суммы также сторнируется (уменьшается). Программа зафиксирует излишне удержанный НДФЛ.
С 04.09 по 16.09 сотрудник работал в обычном режиме. При расчете заработной платы за сентябрь (документом Начисление зарплаты и взносов) ему будут начислены рабочие дни. Сумма этой зарплаты автоматически перекроет (зачтет) возникший долг сотрудника по отпускным. Вам не придется требовать от сотрудника физического возврата денег в кассу.
Когда наступит время отправить сотрудника отгуливать оставшиеся 8 дней, мы создадим абсолютно новый документ Отпуск:
При создании документа Ведомость в кассу или Ведомость в банк на выплату этого нового сентябрьского отпуска произойдет автоматический взаимозачет. Программа проанализирует долги сотрудника, сторно-начисления и сумму нового отпуска.
В итоге сумма к выплате «на руки» в ведомости скорректируется в меньшую сторону (в примере автора темы сумма к выплате составила всего 7 рублей). Если сумма к выплате получится нулевой или отрицательной, ведомость все равно необходимо создать и провести с нулевым значением, чтобы программа зафиксировала перенос и зачет исчисленного и удержанного НДФЛ в регистрах налогового учета.
Некоторые бухгалтеры сомневаются, что выбрать: механизм «Исправление» или ручное «Сторнирование». Разберем, почему исправление в ЗУП 3.1 является приоритетным решением:
Рассмотрим, как данная операция отразится в регламентированном отчете 6-НДФЛ. Поскольку все события (первоначальная выплата в августе, отзыв и новый отпуск в сентябре) произошли внутри одного отчетного периода (за 9 месяцев), корректировка пройдет гладко:
Таким образом, показатели сойдутся без необходимости подавать уточненные расчеты за предыдущие периоды.
Выясним причину, по которой можно избежать создания документов-исправлений. Если отзыв из отпуска произошел оперативно, и расчетный период (август) еще не был окончательно закрыт (не выплачена зарплата за август, не сформирована проводка Отражение зарплаты в бухучете), вы можете поступить проще:
Отпуск.Однако если выплата уже прошла, и ведомости закрыты, строго следуйте первому пошаговому алгоритму с использованием кнопки Исправить.