В практике бухгалтера нередко возникает ситуация, когда сотруднику начислили и выплатили отпускные, перечислили с них НДФЛ, но планы изменились: сотрудника отозвали из отпуска в первый же день или он вообще не смог уйти на отдых из-за производственной необходимости. При этом деньги уже находятся на его счету, а в программе 1С:ЗУП 3.1 зарегистрированы соответствующие документы начисления и выплаты.
Возникает закономерный вопрос: как правильно отразить эту операцию в учете, что делать с выплаченными суммами и как заполнить расчет 6-НДФЛ, чтобы не вызвать претензий со стороны налоговых органов? Давайте подробно разберем эту ситуацию с точки зрения методологии бухгалтерского учета, актуального налогового законодательства и технических особенностей работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
Если мы обратимся к прошлым периодам (до 2023 года), то главная трудность заключалась в несовпадении дат фактического получения дохода для разных видов начислений. Для отпускных (код дохода 2012) датой получения дохода являлся день их фактической выплаты. Для заработной платы (код дохода 2000) датой получения дохода признавался последний день месяца, за который она была начислена. Из-за этого перенос выплаченной суммы из категории отпускных в категорию аванса по заработной плате приводил к так называемому «удержанию налога вперед», что вызывало массу ошибок при автоматическом заполнении 6-НДФЛ.
С 1 января 2023 года правила кардинально изменились. Теперь дата фактического получения дохода для всех видов выплат (включая зарплату, авансы, отпускные и больничные листы) определяется по дате их фактической выплаты налогоплательщику. Это значительно упростило учет. Теперь не имеет значения, за какой период или по какому коду начисляется доход — ключевым фактором для НДФЛ является дата, когда деньги ушли с расчетного счета или были выданы из кассы.
Тем не менее, при отзыве из отпуска или его полной отмене нам все равно необходимо скорректировать начисления и удержания. Рассмотрим подробно, как это сделать.
Первое и самое важное правило: ни в коем случае нельзя просто распроводить, удалять или помечать на удаление исходный документ «Отпуск», если по нему уже была произведена выплата и удержан НДФЛ. Это гарантированно приведет к «расползанию» регистров учета доходов и НДФЛ, исправить которые впоследствии будет очень сложно.
Выбор способа исправления зависит от того, закрыт ли период (месяц начисления), в котором был оформлен отпуск.
Если вы обнаружили необходимость отмены отпуска в том же месяце, в котором он был начислен, и расчет зарплаты за этот месяц еще не произведен, выполните следующие действия:
Отпуск.Отпуск нажмите ссылку Сторнировать. Будет создан документ Сторнирование начислений, который полностью обнулит начисленный доход и исчисленный НДФЛ текущим периодом.Если период, в котором был начислен отпуск, уже заблокирован для редактирования (выплачена окончательная зарплата, сдана отчетность), корректировку необходимо выполнять строго в текущем (открытом) периоде:
Отпуск в журнале документов.После проведения документа-исправления начисленные отпускные уменьшатся, а за сотрудником образуется долг в размере выплаченного ему аванса (бывших отпускных).
Поскольку физически сотрудник деньги не возвращал, они остаются у него на руках. Программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически квалифицирует эту сумму как задолженность сотрудника перед организацией.
При расчете заработной платы за текущий месяц (документом Начисление зарплаты и взносов) сотруднику будет начислена полная зарплата за фактически отработанные дни (ведь он работал вместо отпуска). При формировании ведомости на выплату зарплаты (например, ведомости в банк) программа автоматически уменьшит сумму к выплате «на руки» на величину ранее выплаченных отпускных. Таким образом, произойдет автоматический зачет переплаты в счет выплаты очередной заработной платы.
С точки зрения кодов доходов в регистрах учета произойдет следующее: сумма по коду 2012 (отпускные) уменьшится (сторнируется), а сумма по коду 2000 (оплата труда) увеличится. В итоге общая сумма облагаемого дохода сотрудника за месяц скорректируется до правильных значений.
При сторнировании отпускных автоматически уменьшается (сторнируется) и ранее исчисленный с них НДФЛ. В результате у сотрудника возникает излишне удержанный НДФЛ.
Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 231 НК РФ), у налогового агента есть два варианта работы с излишне удержанным налогом:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ). Сумма возвращенного налога будет выплачена сотруднику по отдельной ведомости, а в расчете 6-НДФЛ заполнится соответствующая строка возврата.Заполнение формы 6-НДФЛ зависит от того, в каком отчетном периоде (квартале) произошла отмена отпуска относительно момента его первоначального начисления.
Это самый простой случай, не требующий подачи уточненных расчетов. Все корректировки происходят внутри одного отчетного периода:
Возврат НДФЛ), то эта сумма должна быть отражена в строке 190 Раздела 2, а также в Разделе 1 в периоде фактического возврата денег на счет сотрудника.Если отпускные были начислены и выплачены, например, в июне (2 квартал), а его отмена или отзыв произошли в июле (3 квартал), то ситуация усложняется:
Для закрепления материала систематизируем порядок действий при отзыве из отпуска в виде краткого чек-листа:
Исправление.Возврат НДФЛ).Следуя этой схеме, вы избежите расхождений в регистрах 1С:ЗУП 3.1, и ваша отчетность по форме 6-НДФЛ всегда будет заполняться корректно и автоматически.