В практической работе бухгалтера-расчетчика нередко возникают ситуации, когда сотруднику ошибочно назначается лишнее удержание — например, профсоюзные взносы. Если зарплата за этот период уже рассчитана, утверждена и выплачена, перед пользователем встает задача: как оперативно и корректно вернуть сотруднику удержанную сумму? При этом простые действия, такие как отмена или удаление документа назначения удержания, часто не приводят к желаемому результату — сумма к выплате в следующей ведомости автоматически не появляется.
В этой статье мы подробно разберем, почему в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) стандартный механизм автоматического перерасчета удержаний может давать сбой, и изучим правильный, методически верный алгоритм исправления этой ошибки без привлечения ручных проводок в бухгалтерской программе.
Проанализируем техническую сторону работы программы. Многие пользователи ожидают, что после отмены или распроведения документа Удержание профсоюзных взносов система сама поймет, что удержание было избыточным, и при расчете следующего месяца автоматически добавит сотруднику сумму возврата (сторно) с минусом на вкладку перерасчетов. В некоторых случаях (например, с исполнительными листами) это действительно работает без сбоев.
Однако для удержаний в пользу третьих лиц (к которым как раз относятся профсоюзные взносы) в 1С:ЗУП 3.1 существует зарегистрированная программная особенность. Автоматическая регистрация перерасчета по удержаниям часто не срабатывает. Система «не замечает» необходимость сторнирования удержаний задним числом, особенно если удержание было назначено только по одному из рабочих мест сотрудника (например, только по основному месту работы при наличии внутреннего совместительства). В результате отмена документа назначения произведена, а сумма «К выплате» у сотрудника остается прежней. При необходимости прямого исправления движений прошлых периодов можно использовать инструмент для управляемого сторнирования движений документов в ЗУП.
Некоторые бухгалтеры пытаются решить проблему «костылями»: например, делают ручные проводки в 1С:Бухгалтерии через операции, введенные вручную, или выдают деньги через кассу по счету прочих расчетов. Делать так крайне не рекомендуется! Подобные ручные правки в бухгалтерии ломают синхронизацию между базами, создают расхождения в аналитике по сотрудникам в регламентированных отчетах и приводят к хаосу в учете. Мы рассмотрим исключительно корректный способ решения внутри зарплатной базы.
Чтобы вернуть сотруднику ошибочно удержанные средства, сохранив при этом идеальный порядок в регистрах и аналитике, выполним последовательно три простых шага.
Прежде всего нам необходимо официально зафиксировать в программе, что удержание больше не должно действовать. Способ зависит от того, закрыт ли период удержания для редактирования:
Удержание профсоюзных взносов и в поле «Удерживать взносы по» указать дату, предшествующую месяцу, в котором произошло ошибочное удержание.Удержание профсоюзных взносов. В нем следует выбрать переключатель в положение «Прекратить удержание, действующее на основании...», выбрать из списка исходный документ-основание и указать дату, начиная с которой начисление взносов должно быть полностью остановлено.Поскольку автоматический механизм перерасчета удержаний в программе может проигнорировать отмену, мы поможем системе и зафиксируем необходимость перерасчета вручную. Для этого выполним следующие действия:
После этого программа зафиксирует в специальном регистре сведений необходимость сторнирования удержания при следующем расчете.
Теперь нам нужно рассчитать сумму возврата. Сделать это можно двумя удобными способами в зависимости от того, хотите ли вы выплатить деньги немедленно или планируете выдать их вместе со следующей регулярной зарплатой.
Способ А. Через отдельный документ (для оперативного возврата)
Если возврат денег требуется сделать не дожидаясь общего расчета зарплаты за текущий месяц, рассмотрим подробнее этот вариант:
Доначисление, перерасчет за текущий месяц.После проведения документа эта отрицательная сумма удержания уменьшит общую сумму удержаний сотрудника за текущий период. Соответственно, при создании ведомости на выплату (в межрасчетный период или с зарплатой) его сумма к выплате автоматически увеличится на величину этого возврата.
Способ Б. В очередном документе начисления зарплаты
Если торопиться некуда, и возврат будет осуществлен вместе с очередной зарплатой, выполним расчет в штатном режиме:
Начисление зарплаты и взносов перейдем на вкладку Доначисления, перерасчеты, а далее на подвкладку Удержания.Посмотрим на ситуацию со стороны бухгалтерского учета. При использовании описанной выше корректной методики нам не придется совершать никаких ручных манипуляций в программе «1С:Бухгалтерия».
В конце месяца при формировании документа Отражение зарплаты в бухучете в 1С:ЗУП программа автоматически зафиксирует сторнированное удержание. После проведения очередной синхронизации данных этот документ перенесется в 1С:Бухгалтерию и сформирует следующую проводку:
Дебет 70 — Кредит 76.49 (или иной счет расчетов по прочим удержаниям) на сумму возврата со знаком «минус» (красное сторно).
Проанализируем эту проводку. Отрицательный оборот по дебету счета 70 фактически означает увеличение задолженности организации перед сотрудником по выплате заработной платы (то есть сотрудник получит больше денег на сумму возврата). Одновременно отрицательный оборот по кредиту счета 76 уменьшает задолженность организации перед профсоюзной организацией, куда эти взносы перечисляются. Это абсолютно верное отражение операции с точки зрения методологии бухгалтерского учета, которое исключает расхождения между зарплатными отчетами в ЗУП и проводками в бухгалтерском балансе.