При переходе с устаревшей конфигурации «Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5» на актуальную редакцию 3.1 пользователи часто сталкиваются с проблемой избыточности данных. Одной из самых распространенных ситуаций является «задвоение» отпусков. Это происходит, когда информация об отпуске уже пришла из старой базы в виде технических записей, но для выплаты отпускных в новой базе бухгалтер создает полноценный документ Отпуск. В результате в отчетах по остаткам отпусков и в личных карточках сотрудников один и тот же период отражается дважды.
В данной статье мы подробно разберем, как найти эти «фантомные» приказы, за что отвечает документ Перенос данных и как правильно скорректировать информацию, чтобы не испортить расчет среднего заработка в будущем.
Прежде чем приступать к удалению, проанализируем механизм переноса. При использовании «краткого» (рекомендованного) переноса данных на определенную дату (например, на 1 июля), система переносит не сами документы-приказы, а их результаты в виде записей в специальные регистры. В 1С:ЗУП 3.1 эти записи группируются в технических документах Перенос данных.
Задвоение возникает потому, что:
Отпуск, созданный в 3.1, делает те же самые движения по регистрам, плюс добавляет финансовые начисления.Основным инструментом для решения нашей задачи является журнал документов Перенос данных. Разберем по шагам, как в нем ориентироваться:
РОТП расшифровывается как «Расчеты Отпусков». Именно этот документ отвечает за регистрацию фактических отпусков, которые были начислены в старой базе, но данные о которых нужны в новой для учета остатков и среднего заработка.РОТП и проанализируем его содержимое. Внутри документа данные распределены по вкладкам, соответствующим различным регистрам.Рассмотрим подробнее, какие именно данные хранятся в этом документе и почему их нельзя просто удалить бездумно:
Регистр накопления «Фактические отпуска»
Здесь фиксируется количество дней, которое сотрудник уже «отгулял». Если мы просто удалим строку по сотруднику, программа «вернет» ему эти дни в остаток, что приведет к неверному расчету компенсации при увольнении или следующего отпуска.
Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего заработка (общий)»
Это критически важный регистр. В нем фиксируется, что в определенный период сотрудник находился в отпуске. Если в будущем (например, через 5 месяцев) вы будете рассчитывать этому сотруднику новый больничный или отпуск, система обратится к этим данным. Если их удалить, программа посчитает, что сотрудник работал в это время, и неправильно определит количество отработанных дней, что приведет к занижению среднего заработка.
Регистр сведений «Состояния сотрудников»
Иногда в «Переносе данных» встречаются записи с префиксом СОР или состояния. Они отвечают за то, как сотрудник отображается в графиках и табеле (состояние «Отпуск»). Если вы видите дублирование в кадровых отчетах, проверьте и эти записи.
Вместо полного удаления документа или строки, мы рекомендуем выполнить точечную корректировку. Разберем этот процесс на примере:
Допустим, при переносе на 1 июля у сотрудника зафиксирован отпуск с 25 июня по 5 июля. В ЗУП 3.1 вы ввели новый документ Отпуск, чтобы оплатить июльскую часть. Проанализируем наши действия:
Переносе данных (РОТП) запись по этому сотруднику.Отпуск в 3.1 полностью перекрывает период, указанный в РОТП, и вы уверены, что новый документ содержит правильные суммы и расчеты, только тогда можно обнулить значения в соответствующих колонках документа РОТП (количество дней и периоды).Рассмотрим ситуацию с «переходящими» отпусками подробнее. В редакции 2.5 такие отпуска часто регистрировались одним месяцем, а в 3.1 методология требует более четкого разделения. Выясним причину расхождений: часто она кроется в настройках среднего заработка и премий.
В процессе обсуждения на форумах часто всплывает вопрос о несовпадении среднего заработка после переноса. Проанализируем ситуацию, описанную участниками:
// Пример логики распределения премии в ЗУП 3.1
Если ТипПремии = "Квартальная" Тогда
// В 2.5 премия относилась к месяцу начисления
// В 3.1 она распределяется по всем месяцам квартала
РаспределитьПоМесяцам(СуммаПремии, ПериодКвартала);
КонецЕсли;
Как отмечают эксперты, в версии 2.5 премия могла учитываться только в том месяце, когда она была начислена. В версии 3.1 алгоритм более строгий: квартальные премии делятся на 3 месяца, а годовые на 12. Это приводит к тому, что при расчете среднего заработка в новой базе цифры «не бьются» с привычными отчетами из старой базы. Если вы столкнулись с этим, проверьте настройки начислений в разделе Настройка — Начисления, вкладка Средний заработок.
Чтобы избежать подобных проблем в будущем, следует придерживаться рекомендаций фирмы «1С»:
РОТП.Данные о времени для расчета среднего заработка. Если новый документ Отпуск заполнил этот регистр корректно, только тогда можно удалять дублирующую запись из Переноса данных.Подведем итог: удаление перенесенных отпусков — это не просто удаление строки из списка. Это работа с техническими регистрами программы. Использование документа Перенос данных с префиксом РОТП позволяет гибко управлять информацией, пришедшей из старой системы. Помните, что каждое изменение должно быть проверено через отчеты «Остатки отпусков» и проверку расчета среднего заработка в любом тестовом документе начисления.