Как привести остатки по товару в БП 2.0 к данным УТ 10.3 при расхождениях

При ведении параллельного учета в конфигурациях «Управление торговлей 10.3» (УТ) и «Бухгалтерия предприятия 2.0» (БП) пользователи часто сталкиваются с расхождением остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Причинами могут быть сбои в правилах обмена, проведение документов задним числом, ручные корректировки проводок в бухгалтерии или различие в методах оценки себестоимости (например, средняя цена против ФИФО).

В этой статье мы подробно разберем, почему стандартные попытки выровнять учет с помощью переноса обычного документа инвентаризации терпят неудачу, и рассмотрим две профессиональные методики, которые гарантированно приведут остатки на 41 счете в полное соответствие с данными оперативного учета в УТ.

Почему стандартный перенос инвентаризации из УТ в БП не решает проблему?

Рассмотрим классическую ошибку, которую совершают многие специалисты при попытке сопоставить остатки на конец года (например, на 31.12.2017). На первый взгляд схема кажется рабочей: сформировать инвентаризацию в УТ, перенести ее в БП и ввести на ее основании документы списания и оприходования. Однако на практике этот метод дает сбой по следующим причинам:

1. Проблема «висящих» остатков в БП. Документ ИнвентаризацияТоваровНаСкладе, перенесенный из УТ, содержит только те позиции, которые числятся на остатках в торговой базе. Если в БП по каким-то причинам числится товар, которого в УТ давно нет, то этот товар просто не попадет в табличную часть документа инвентаризации. Следовательно, программа не увидит по нему отклонений, не создаст документ СписаниеТоваров, и этот «мусор» продолжит висеть на 41 счете.
2. Отсутствие отклонений в перенесенном документе. Если в УТ инвентаризация заполняется «по учету» (то есть фактическое количество приравнивается к учетному), то при переносе в БП разница между фактом и учетом будет равна нулю. Механизм ввода на основании документов ОприходованиеТоваров и СписаниеТоваров анализирует исключительно отклонения. При нулевых отклонениях эти документы создадутся пустыми.
3. Искажение цен при оприходовании излишков. При создании документа ОприходованиеТоваров на основании инвентаризации программа пытается определить цены. Если в БП учет ведется «по средней», а остатков на складе нет (или они были некорректно удалены задним числом), то алгоритм расчета себестоимости не сможет определить базу для оценки. Программа начнет обращаться к регистру сведений ЦеныНоменклатуры по указанному типу цен. Если этот регистр пуст, цены в оприходовании заполнятся нулевыми или непредсказуемыми значениями, что приведет к неверному сальдо по 41 счету в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ).
4. Некорректное удаление документов прошлых периодов. Прямое ручное удаление документов за прошлые года (без проведения тестирования и исправления базы данных и полного пересчета итогов) оставляет некорректные записи («битые ссылки») в регистрах накопления и регистре бухгалтерии. Это полностью ломает партионный и стоимостный учет.

Для того чтобы избежать этих проблем и получить чистый, сопоставимый учет на начало года (например, на 01.01.2018), воспользуемся одной из двух проверенных методик.

---

Методика А. Ввод начальных остатков в новую (чистую) базу БП 2.0

Если руководство и бухгалтерия приняли решение «забыть» прошлые периоды и отказаться от восстановления старого хаотичного учета в БП, наиболее надежным и «чистым» решением будет создание новой базы БП 2.0. В нее переносятся только справочники, а остатки вводятся на дату 31.12.2017.

Рассмотрим этот процесс пошагово:

1. Выгрузка эталонных остатков из УТ 10.3:
   • В конфигурации «Управление торговлей» сформируем отчет ВедомостьПоТоварамНаСкладах на дату 31.12.2017 23:59:59.
   • Настроим группировку отчета: Склад, Номенклатура. Из показателей выберем Количественный остаток и Стоимость (себестоимость).
   • Сохраним полученную таблицу в формате Excel (.xls или .xlsx).
2. Подготовка чистой базы БП 2.0:
   • Создадим чистую информационную базу БП 2.0. Перенесем в нее справочники (Номенклатура, Контрагенты, Склады) из УТ с помощью стандартных правил обмена.
3. Загрузка данных с помощью обработки:
   • Для автоматического заполнения документов воспользуемся стандартной обработкой ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf (ее можно найти на диске ИТС или портале поддержки 1С).
   • В БП откроем форму ПомощникВводаНачальныхОстатков (раздел Предприятие — Ввод начальных остатков). Выберем счет 41.01 (или другие субсчета при необходимости) и создадим новый документ ВводНачальныхОстатков датой 31.12.2017.
   • Откроем обработку загрузки, выберем режим загрузки в табличную часть документа, укажем наш файл Excel с остатками из УТ и настроим соответствие полей: «Номенклатура» (поиск по коду или наименованию), «Количество», «Стоимость» (себестоимость) и «Склад».
   • Выполним загрузку. Программа автоматически заполнит документ ввода остатков, сопоставив позиции номенклатуры и распределив их по складам.
4. Проведение и проверка:
   • Проведем документ ВводНачальныхОстатков. Он сформирует проводки вида Дт 41.01 - Кт 000. При этом будут зафиксированы как правильные количественные показатели, так и точная рублевая себестоимость каждой партии ТМЦ.

---

Методика Б. Выравнивание остатков через инвентаризацию и полное обнуление счета 41 (без создания новой базы)

Если создание новой информационной базы невозможно (например, в текущей базе БП ведется учет по другим организациям или содержится важная история по нетоварным операциям), нам придется навести порядок непосредственно в работающей базе. Для этого мы применим метод двухфазной инвентаризации.

Суть метода заключается в полной очистке (обнулении) текущих остатков на 41 счете и последующем оприходовании эталонных остатков из УТ.

Шаг 1. Полное обнуление 41 счета в БП

Прежде чем загружать правильные данные, необходимо полностью избавиться от накопленных в БП ошибок и «зависших» остатков. Для этого выполним следующие действия:

1. Создадим документ ИнвентаризацияТоваровНаСкладе в БП на дату 31.12.2017 23:50:00.
2. Заполним табличную часть по остаткам на складах (кнопка «Заполнить — Заполнить по остаткам на складе»). В документ попадет абсолютно все, что на данный момент числится в бухгалтерии.
3. Теперь нам необходимо принудительно обнулить колонку «Количество фактическое» для всех строк табличной части. Чтобы не делать это вручную для тысяч строк, можно воспользоваться несложным кодом в групповой обработке или внешней обработке:

// Пример кода для обнуления фактического количества в документе инвентаризации
Для Каждого СтрокаТЧ Из ОбъектИнвентаризация.Товары Цикл
    СтрокаТЧ.КоличествоФактическое = 0;
    СтрокаТЧ.СуммаФактическая = 0;
КонецЦикла;

4. После того как фактическое количество по всем строкам стало равным нулю, проведем документ. Отклонение по каждой позиции станет отрицательным и будет в точности равно текущему учетному остатку в БП.
5. На основании этой инвентаризации создадим документ СписаниеТоваров. После его проведения все остатки по счету 41 в БП гарантированно обнулятся. На балансе организации не останется ни одной ошибочной позиции.

Шаг 2. Оприходование чистых остатков из УТ 10.3

Теперь, когда баланс на 41 счете пуст, мы готовы перенести реальные остатки ТМЦ:

1. Создадим второй документ ИнвентаризацияТоваровНаСкладе в БП, но уже на более позднее время — 31.12.2017 23:59:59.
2. Заполним этот документ эталонными данными из УТ. Для этого воспользуемся отчетом ВедомостьПоТоварамНаСкладах, выгруженным из УТ на ту же дату. Нам потребуются колонки: «Номенклатура», «Количество» и «Стоимость».
3. Загрузим эти данные в табличную часть новой инвентаризации БП с помощью обработки ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf. При загрузке укажем, что импортируемые значения должны записываться в колонку «Количество фактическое» и «Сумма фактическая».
4. Поскольку мы предварительно обнулили остатки на Шаге 1, учетные остатки в БП на момент проведения этой инвентаризации будут равны нулю. Программа автоматически рассчитает отклонение, которое окажется положительным и будет в точности равно загруженному количеству из УТ.
5. На основании этого второго документа инвентаризации создадим документ ОприходованиеТоваров.
6. Проведем оприходование. Программа сформирует проводки вида Дт 41.01 - Кт 91.01 (Прочие доходы) на сумму реальной себестоимости товаров.

В результате проделанных операций на дату 01.01.2018 00:00:00 остатки по 41 счету в БП 2.0 станут идеально равны остаткам в УТ 10.3 как по количеству, так и по сумме.

---

Контроль и сверка результатов

После проведения корректирующих процедур обязательно проанализируем результаты. Для этого сформируем ОборотноСальдоваяВедомостьПоСчету по 41 счету в БП на 01.01.2018 с детализацией по субсчетам, складам и номенклатуре. Сопоставим полученные данные с отчетом ОстаткиТоваровНаСкладах в УТ.

Если все шаги были выполнены верно, итоговые суммы и количество совпадут до копейки. В дальнейшем, для минимизации подобных расхождений, рекомендуем настроить регулярную автоматическую сверку баз (например, с помощью внешней обработки сравнения остатков через COM-соединение) и исключить ручное редактирование документов, прошедших через обмен.