При ведении учета в программе 1С:Управление торговлей 11 (а также в сопряженных решениях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация) нередко возникает ситуация, когда первоначально выбранная стратегия контроля остатков перестает отвечать реалиям бизнеса. Например, компания начинала работу с жестким разделением юридических лиц, но со временем пришла к необходимости свободного перемещения товаров и оформления продаж с любой организации, у которой товар фактически есть на складе.
В этой статье мы подробно разберем, можно ли отключить контроль остатков организаций в уже работающей заполненной базе данных, какие технические и методологические последствия это за собой повлечет, и как правильно выполнить этот переход без потери данных и ошибок в расчете себестоимости.
Среди некоторых специалистов по 1С бытует мнение, что изменение столь фундаментальной настройки управленческого учета в работающей базе невозможно, и для этого требуется создавать новую информационную базу с переносом остатков. Это миф.
Переключить настройку контроля остатков по организациям в работающей базе можно. Программа не блокирует это изменение намертво. Однако просто снять флажок в настройках недостаточно. Чтобы система продолжала корректно работать, необходимо понимать логику внутренних механизмов 1С и подготовить базу к изменениям.
Для начала проанализируем, как именно 1С:УТ 11 контролирует остатки товаров. В системе параллельно работают два независимых контура контроля, которые записывают данные в разные регистры накопления:
ТоварыНаСкладах. Настройка этого контроля производится индивидуально для каждого склада с помощью флага Контролировать обеспечение.ТоварыОрганизаций. Настраивается этот контроль глобально для всей информационной базы.Когда мы отключаем контроль остатков товаров организаций, программа перестает блокировать проведение расходных документов (например, документов Реализация товаров и услуг), если у выбранной организации товара нет, но физически на складе он присутствует (то есть числится за другой нашей организацией). В результате в регистре ТоварыОрганизаций у одной организации возникнет отрицательный остаток («минус»), а у другой останется нераспроданный излишек.
Рассмотрим подробнее ключевую проблему, с которой сталкиваются пользователи после отключения контроля. Сама по себе выписка документов менеджерами пойдет без задержек и предупреждений. Но при попытке выполнить процедуру Закрытие месяца система столкнется с отрицательными остатками в регистре ТоварыОрганизаций.
Алгоритмы расчета себестоимости (неважно, используется ли партионный учет или РАУЗ) методологически не могут обработать отрицательные остатки на конец месяца. Программа выдаст ошибку вида: «Обнаружены отрицательные остатки товаров организаций...» и либо прервет расчет себестоимости, либо рассчитает ее некорректно, распределив затраты «пальцем в небо».
Отсюда важнейшее правило: любые отрицательные остатки по организациям на конец отчетного периода должны быть выровнены (закрыты в ноль) до запуска расчета себестоимости.
Выравнивать остатки вручную — трудоемкий процесс, подверженный человеческому фактору. Для автоматизации этой задачи в 1С реализован штатный механизм межфирменных продаж — Интеркампани. Разберем по шагам, как настроить совместную работу без контроля остатков:
Использовать передачу товаров между организациями.Передача товаров между организациями на точное количество недостающего товара. Остатки закроются в ноль, и расчет себестоимости пройдет без ошибок.Для того чтобы безопасно отключить контроль остатков товаров организаций, выполним следующую последовательность действий:
Контролировать остатки товаров организаций.Склады и магазины, открываем карточки складов и проверяем состояние флага Контролировать обеспечение. Если вам нужно, чтобы менеджеры не могли продать товар, которого физически нет на складе, этот флаг должен быть включен.Бывают ситуации, когда контроль остатков организаций в целом нужен для повседневной работы менеджеров, но администратору или бухгалтеру требуется провести документы «задним числом» для исправления старых ошибок, и система не дает этого сделать из-за локальных минусов.
В современных релизах 1С:УТ реализована отличная возможность: в разделе настроек учета товаров присутствует кнопка Отключить контроль остатков на время сеанса. При ее нажатии контроль отключается только для текущего пользователя и только до закрытия программы. Все остальные менеджеры продолжают работать с включенным оперативным контролем остатков.
В некоторых компаниях управленческий учет в УТ ведется по упрощенной схеме: себестоимость не рассчитывается, финансовый результат не анализируется, а база служит исключительно для выписки первичных документов с последующей выгрузкой в 1С:Бухгалтерию. В таких случаях регулярные ошибки закрытия месяца из-за копеечных минусов только мешают работе.
Если бизнес-требования позволяют отказаться от жесткого контроля остатков в процедурах закрытия месяца, программист может использовать расширение конфигурации для принудительного отключения этих проверок в коде. Посмотрим на пример кода, который может быть внедрен в процедуру проверки отрицательных остатков:
&Вместо("ПроверитьОтрицательныеОстаткиТоваровОрганизаций")
Процедура Расш_ПроверитьОтрицательныеОстаткиТоваровОрганизаций(ПараметрыПроверки, Отказ)
// Принудительно гасим признак отказа, позволяя процедуре закрытия месяца завершиться
Отказ = Ложь;
ЗаписатьЛогСобытий("Контроль остатков организаций пропущен программно.");
КонецПроцедуры
Важное предупреждение: Применение подобных программных обходов лишает систему возможности корректно рассчитывать себестоимость по средневзвешенной стоимости или FIFO. Используйте данный подход только в крайних случаях, когда детальный расчет финансового результата в УТ действительно не требуется.
Подводя итог, отметим, что переход на схему работы без контроля остатков по организациям в живой базе — процедура стандартная и выполнимая. Главное — заранее определить, каким образом будут закрываться неизбежно возникающие внутренние отрицательные остатки в конце каждого месяца.