При работе в конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда документ реализации отказывается проводиться из-за нехватки остатков по организации. При этом в складском контуре (на складах компании) товара может быть вполне достаточно. Часто подобная проблема возникает из-за "разъехавшихся" серий номенклатуры, к которым в УТ 10.3 жестко привязаны номера ГТД и страны происхождения.
У программистов и администраторов часто возникает соблазн решить эту проблему самым простым путем — отключить контроль остатков по организациям в настройках параметров учета или дополнительных правах пользователей. В этой статье мы подробно разберем, почему этого делать категорически нельзя, к каким критическим последствиям это приведет в учете и как правильно исправить сложившуюся ситуацию.
Прежде чем отключать контроли, давайте разберем, как программа хранит информацию о номерах ГТД. В отличие от более современных конфигураций (например, УТ 11), в УТ 10.3 номера ГТД и страны происхождения не являются самостоятельными измерениями в документах или регистрах. Они хранятся как свойства справочника СерииНоменклатуры.
Учет товаров ведется на нескольких параллельных регистрах накопления:
ТоварыНаСкладах — отвечает за физическое наличие товаров на конкретных складах (в разрезе серий, если ведется серийный учет).ТоварыОрганизаций — отвечает за принадлежность товара конкретному юридическому лицу (организации).ПартииТоваровНаСкладах — отвечает за стоимость (себестоимость) товаров в разрезе партий поступления (партийный учет по ФИФО/ЛИФО или по среднему).Если в одних документах (например, в поступлении) серия была указана, а в других (в реализации) ее забыли выбрать или выбрали другую, возникает классический пересорт по сериям. На одной серии (с ГТД) зависает положительный остаток, а по пустой серии (или другой ГТД) баланс уходит в минус. Физически на складе товар есть, но по конкретной организации "повисает" отрицательный остаток.
Рассмотрим подробнее, к каким лавинообразным проблемам в учете приведет отключение контроля остатков по организациям "в минус".
Когда программа проводит документ реализации при выключенном контроле, она списывает товар, которого по данным регистра ТоварыОрганизаций (и, соответственно, ПартииТоваровНаСкладах) на этой организации нет. В результате:
Даже если в торговой базе (УТ 10.3) отключить все проверки и разрешить проведение документов в минус, проблемы не исчезнут, а просто перекочуют в бухгалтерскую программу. При выгрузке данных в БП 3.0 происходит следующее:
Для импортного товара правильность указания номеров ГТД в счетах-фактурах — это вопрос прохождения налоговых проверок. Налоговые органы используют автоматизированную систему АСК НДС, которая сопоставляет цепочки импорта. Если в вашей книге продаж (раздел 9 декларации по НДС) окажутся неверные, пустые или вымышленные номера ГТД, система ФНС выдаст автоматическое требование о предоставлении пояснений. Ваши покупатели могут лишиться вычетов по НДС, что приведет к серьезным репутационным и финансовым потерям для вашего бизнеса.
Кроме того, в БП 3.0 учет импортных товаров ведется на специальном забалансовом счете ГТД. Списание в минус приведет к возникновению отрицательных остатков ("красноты") на этом счете, что является грубым нарушением методологии ведения бухгалтерского учета.
Если в базе ведется учет по нескольким организациям (например, одна оказывает услуги, другая продает товары), отключение контроля позволит менеджерам случайно выбрать в документе продажи "не ту" организацию. Товар спишется в минус по одной фирме, а на другой останется висеть нераспроданным. Исправление таких ошибок задним числом потребует оформления фиктивных договоров купли-продажи или комиссионных схем, что повлечет за собой дополнительные налоги и трудозатраты.
Вместо отключения контроля остатков проанализируем правильный алгоритм действий для исправления расхождений.
Для выявления расхождений между складом и организациями воспользуемся стандартным запросом или отчетами. Нам необходимо сравнить остатки по регистру накопления ТоварыОрганизаций и регистру ТоварыНаСкладах. Пример структуры запроса для поиска таких расхождений:
ВЫБРАТЬ
ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ТоварыНаСкладахОстатки.СерияНоменклатуры КАК СерияСклад,
ТоварыНаСкладахОстатки.КоличествоОстаток КАК КолСклад,
ЕСТЬNULL(ТоварыОрганизацийОстатки.КоличествоОстаток, 0) КАК КолОрганизация,
ТоварыОрганизацийОстатки.Организация КАК Организация,
ТоварыОрганизацийОстатки.СерияНоменклатуры КАК СерияОрганизация
ИЗ
РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки КАК ТоварыНаСкладахОстатки
ПОЛНОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрНакопления.ТоварыОрганизаций.Остатки КАК ТоварыОрганизацийОстатки
ПО ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура = ТоварыОрганизацийОстатки.Номенклатура
И ТоварыНаСкладахОстатки.СерияНоменклатуры = ТоварыОрганизацийОстатки.СерияНоменклатуры
ГДЕ
ТоварыНаСкладахОстатки.КоличествоОстаток <> ЕСТЬNULL(ТоварыОрганизацийОстатки.КоличествоОстаток, 0)
Для выравнивания обнаруженных расхождений выполним следующие шаги:
КорректировкаЗаписейРегистров. С его помощью сделаем переброску остатков по регистру ТоварыОрганизаций и ПартииТоваровНаСкладах с неверной (пустой) серии на верную серию с ГТД.Таким образом, отключение контроля остатков организаций по ГТД — это "медленная бомба" для учета. Мы выяснили, что кажущееся быстрое решение проблемы приводит к полной потере контроля над себестоимостью, сбоям при интеграции с бухгалтерией и серьезным налоговым рискам. Всегда отдавайте предпочтение оперативному выравниванию партионных остатков и автоматизации подбора серий в документах отгрузки.