Как настроить автоматическое заполнение должности сотрудника в ТОРГ-12 и УПД в 1С:Бухгалтерия 3.0

← На главную

Часто пользователи программы 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) сталкиваются с ситуацией, когда при печати товарной накладной (ТОРГ-12) или Универсального передаточного документа (УПД) в графе "Отпуск груза произвел" отображается только фамилия и инициалы сотрудника, а поле должности остается пустым. Это может вызвать вопросы у контрагентов и контролирующих органов. В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит и какими способами можно добиться корректного заполнения печатной формы.

Почему должность не выводится в печатную форму?

Прежде всего, проанализируем механизм работы программы. В 1С:Бухгалтерия 3.0 существует разделение между справочниками Физические лица и Сотрудники. В поле документа "Отпуск произвел" мы выбираем конкретное лицо, но сама печатная форма ищет информацию о его должности не в карточке физлица (где такой реквизит отсутствует), а в регистре сведений Кадровая история сотрудников.

Основная причина отсутствия должности заключается в том, что в информационной базе отсутствуют записи о кадровых перемещениях (приеме на работу). Это часто случается в двух случаях:

Данные были перенесены из старой версии 1С (например, 7.7), и кадровые документы не были сформированы должным образом.
Учет заработной платы и кадров ведется во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), и в бухгалтерскую базу переносятся только сводные данные по проводкам, без детализации по кадровым приказам.

Рассмотрим способы решения этой задачи по шагам.

Способ 1: Формирование кадровых документов (рекомендуемый)

Этот метод является наиболее правильным с точки зрения методологии ведения учета. Даже если расчет зарплаты выполняется в сторонней программе, для корректной печати подписей в бухгалтерии должны быть сведения о должностях.

Разберем алгоритм действий:

Перейдем в раздел Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты.
Временно переключим настройку "Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся" в положение В этой программе.
В поле "Кадровый учет" установим переключатель в положение Полный.
После этого воспользуемся кнопкой Сформировать кадровые документы (если она доступна после переноса данных) или перейдем в справочник Сотрудники.
В карточке сотрудника, который должен подписывать документы, нажмем на гиперссылку Оформить прием на работу.
В созданном документе Прием на работу обязательно укажем организацию, дату приема (она должна быть раньше даты оформляемых накладных), подразделение и, самое главное, Должность (например, "Заведующий складом").
Проверим, чтобы в поле "Вид занятости" было указано Основное место работы. Как показывает практика, должности совместителей программа может игнорировать в определенных алгоритмах печати.
Проведем документ.
Вернемся в настройки зарплаты и переключим учет обратно во Внешнюю программу (если это необходимо для вашего учета). Созданные записи в регистрах кадровой истории при этом сохранятся и будут использоваться при печати.

Способ 2: Настройка ответственных лиц для склада

Для того чтобы в документе "Реализация (акты, накладные, УПД)" поле "Отпуск произвел" заполнялось автоматически при выборе склада, необходимо выполнить привязку ответственного лица к месту хранения. Рассмотрим, как это сделать:

Зайдем в справочник Склады и откроем карточку нужного склада. В блоке Ответственные лица укажем сотрудника в поле "Материально ответственное лицо". После этого в новых документах реализации при выборе данного склада программа автоматически подставит этого сотрудника в реквизиты печати, а благодаря действиям из первого способа — подтянет и его должность.

Способ 3: Использование ручной корректировки в документе

Если вам нужно оперативно изменить должность или подписанта для конкретной сделки, проанализируем возможности самого документа Реализация товаров и услуг. В нижней части формы документа или по ссылке Подписи (в зависимости от версии интерфейса) можно развернуть блок с реквизитами печати. Здесь можно вручную выбрать ответственных лиц для полей "Руководитель", "Главный бухгалтер" и "Отпуск произвел". В некоторых релизах программы доступно редактирование должности прямо в этой форме "на лету" — изменения коснутся только текущей печатной формы.

Способ 4: Редактирование макета печатной формы

Если сотрудников много, а должность у всех одна и та же (например, все они "Заведующие складом"), и вы не хотите создавать кадровые документы, можно прибегнуть к изменению макета. Посмотрим, как это сделать без программирования:

Перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.
Найдем в списке макет Товарная накладная (ТОРГ-12) или Универсальный передаточный документ.
Нажмем кнопку Изменить.
В открывшемся редакторе найдем ячейку, где выводится должность (обычно это параметр ДолжностьКладовщика или текст рядом с подписью).
Мы можем заменить параметр статичным текстом "Зав. складом" или отредактировать область так, чтобы текст выводился всегда. Важно: если вы удаляете параметр, программа может выдать ошибку при формировании. Лучше оставить параметр, но изменить его размер или сделать шрифт белым, а рядом написать нужный текст.
Нажмем Записать и закрыть. Теперь для всех документов будет использоваться ваш отредактированный вариант макета.

Проверка через "Функции для технического специалиста"

Если вы выполнили прием на работу, но должность все равно не появляется, выясним причину через просмотр внутренних данных. Для этого:

Откроем Функции для технического специалиста (ранее "Все функции").
Найдем регистр сведений Кадровая история сотрудников.
Сделаем отбор по нужному сотруднику и посмотрим на колонку Должность.
Если там несколько записей, убедитесь, что запись с заполненной должностью имеет наиболее актуальный Период (дату), которая меньше или равна дате вашей накладной. Часто при переносе данных создаются "пустые" записи более поздней датой, которые перекрывают корректные данные.

Рассмотрим пример кода, который разработчики используют для получения должности. Понимание этого алгоритма поможет вам осознать важность регистра кадровой истории:


// Пример логики получения данных для печати
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
"ВЫБРАТЬ
|	КадроваяИстория.Должность.Наименование КАК Должность
|ИЗ
|	РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&ДатаДокумента, Сотрудник = &Сотрудник) КАК КадроваяИстория";

Запрос.УстановитьПараметр("ДатаДокумента", ТекущаяДата());
Запрос.УстановитьПараметр("Сотрудник", ВыбранныйСотрудник);

Как видим из примера, программа обращается к методу СрезПоследних. Это означает, что если на дату документа в регистре нет записи по конкретному сотруднику, то поле "Должность" в результате запроса будет пустым, что мы и наблюдаем в печатной форме.

Резюме

Для корректного отображения должности "Зав. складом" в 1С:Бухгалтерия 3.0 необходимо:

Убедиться, что в справочнике Сотрудники создан элемент, связанный с Физическим лицом.
Оформить документ Прием на работу, в котором указана соответствующая должность (даже если зарплата ведется в ЗУП).
Проверить актуальность даты приема на работу относительно даты накладной.
При необходимости использовать механизм изменения макетов печатных форм для жесткой фиксации должности в бланке.

Следуя этим инструкциям, вы сможете добиться идеального заполнения первичных документов и избежать ручной правки каждой накладной перед отправкой клиенту.