Почему в счет-фактуру 1С:Управление торговлей 10.3 не подставляется фамилия с вкладки Печать и как это исправить?

При оформлении документов продажи в конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3 пользователи часто сталкиваются со следующей ситуацией: в документе Реализация товаров и услуг на вкладке Печать выбирается конкретный сотрудник в полях «Отпуск разрешил» и «Отпуск произвел», однако при выводе на печать формы счета-фактуры или Универсального передаточного документа (УПД) в графы уполномоченных лиц всё равно автоматически подставляется фамилия руководителя компании. Рассмотрим подробнее, почему так происходит и какими способами можно настроить корректный вывод фамилий.

Выясним причину поведения программы

Проанализируем механику работы конфигурации. Поля на закладке Печать («Отпуск разрешил» и «Отпуск произвел») в документе Реализация товаров и услуг штатно предназначены только для заполнения товарных накладных (в частности, форм ТОРГ-12 или М-15). Налоговые документы — счет-фактура и УПД — подчиняются иным правилам заполнения согласно ст. 169 НК РФ.

Стандартный алгоритм печати счета-фактуры в 1С:УТ 10.3 (включая внешние печатные формы по новым постановлениям) обращается не к реквизитам документа реализации, а к регистру сведений Ответственные лица организаций. Программа ищет физлицо, назначенное на роли «Руководитель» и «Главный бухгалтер» на дату выписки документа. Если внешняя печатная форма использует типовой запрос, она будет игнорировать любые изменения на вкладке Печать документа реализации.

Вариант 1. Изменение ответственных лиц организации (без доработки кода)

Если счет-фактуру на постоянной основе или в определенный период должен подписывать другой сотрудник (например, исполняющий обязанности директора), корректным решением будет обновление записи в регистре ответственных лиц.

Разберем процесс по шагам:

1. Перейдем в меню: Сервис > Настройки учета > Ответственные лица организаций (либо откроем карточку вашей организации в справочнике Организации на закладке Ответственные лица).
2. Добавим новую строку или отредактируем существующую запись для роли Руководитель или Главный бухгалтер.
3. Установим реквизит Запись действует с на нужную дату (например, дата начала полномочий сотрудника).
4. Укажем физическое лицо из справочника Физические лица. Обязательно убедимся, что у физлица заполнены поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество».
5. Сохраним изменения. После этого перепроведем или перевыберем организацию в документе продажи и сформируем печатную форму повторно.

Вариант 2. Доработка внешней печатной формы (работа программиста)

Если требуется, чтобы в счет-фактуру или УПД выводились именно те сотрудники, которые указаны в документе Реализация товаров и услуг на вкладке Печать в полях ОтпускРазрешил и ОтпускПроизвел, понадобится внести изменения во внешнюю печатную форму (файл обработки .epf).

Рассмотрим пример кода, который необходимо добавить в модуль внешней печатной формы для получения данных из документа-основания:

// Пример получения подписывающих лиц из реквизитов документа реализации
ДокументСсылка = ШапкаДокумента.Ссылка;

// Проверяем, заполнено ли поле "Отпуск разрешил" в документе
Если ЗначениеЗаполнено(ДокументСсылка.ОтпускРазрешил) Тогда
    РуководительФИО = ФормированиеПечатныхФорм.ФамилияИнициалыФизЛица(ДокументСсылка.ОтпускРазрешил);
Иначе
    // Если поле не заполнено, берем стандартное ответственное лицо организации
    РуководительФИО = ОтветственныеЛица.Руководитель;
КонецЕсли;

// Проверяем, заполнено ли поле "Отпуск произвел"
Если ЗначениеЗаполнено(ДокументСсылка.ОтпускПроизвел) Тогда
    БухгалтерФИО = ФормированиеПечатныхФорм.ФамилияИнициалыФизЛица(ДокументСсылка.ОтпускПроизвел);
Иначе
    БухгалтерФИО = ОтветственныеЛица.ГлавныйБухгалтер;
КонецЕсли;

Если печатная форма вызывается непосредственно из документа Счет-фактура выданный, обращение к реквизитам накладной выполняется через документ-основание: ДокументОснование.ОтпускРазрешил и ДокументОснование.ОтпускПроизвел.

Правовые и налоговые требования

Обратим внимание на важный нюанс: при делегировании права подписи счетов-фактур иным сотрудникам (по приказу или доверенности), подпись должна сопровождаться личной расшифровкой (ФИО) именно того лица, которое фактически ставит подпись. Вывод в печатной форме ФИО генерального директора при фактическом подписании документов другим сотрудником создает риски отказа налоговыми органами в принятии вычетов по НДС у покупателя.