← На главную

Переход с устаревшей программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакции 2.5, на современную редакцию 3.1 часто сопровождается трудностями при расчете заработной платы сотрудников со сложными графиками работы. Одна из типичных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры и расчетчики — некорректное заполнение нормы времени в документе «Начисление зарплаты и взносов» у сотрудников, для которых введен документ «Индивидуальный график».

В этой статье мы подробно разберем, почему программа может игнорировать данные индивидуального графика, откуда в начислении берутся «лишние» дни и часы, а также рассмотрим правильные методики настройки видов времени для начислений с суммированным учетом рабочего времени.

---

Причина 1. Эффект «пустых ячеек» в Индивидуальном графике

При ручном заполнении или корректировке документа Индивидуальный график пользователи часто допускают критическую ошибку, оставляя ячейки для некоторых дней абсолютно пустыми. Нам может казаться, что если в ячейке ничего не написано, то программа автоматически посчитает этот день выходным. Однако логика работы конфигурации 1С:ЗУП 3.1 устроена иначе:

• Если ячейка в документе Индивидуальный график остается абсолютно пустой (в ней нет ни символа «В», ни нулевого значения часов), программа расценивает это как отсутствие индивидуальных указаний на данный день.
• В этом случае алгоритм расчета автоматически обращается к основному графику работы сотрудника, который назначен ему кадровыми документами (например, документом Прием на работу или Кадровый перевод).
• В результате плановые часы основного графика за эти дни суммируются с часами, явно указанными в индивидуальном графике. Это приводит к тому, что общая норма времени в документе начисления необоснованно завышается.

Решение: Проанализируем заполнение документа. Все выходные дни в индивидуальном графике должны быть заполнены явным образом — в них должно стоять обозначение «В» (Выходной).

---

Причина 2. Наложение нескольких кадровых переводов в одном месяце

Довольно часто кадровая служба оформляет несколько документов Кадровый перевод в течение одного расчетного периода (месяца), меняя графики работы сотрудника «задним числом» или создавая цепочку из нескольких назначений. В такой ситуации расчетный механизм 1С:ЗУП 3.1 может повести себя непредсказуемо, если нарушена последовательность ввода документов.

Выясним, как влияет настройка программы «При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени...» (находится в меню Настройка — Расчет зарплаты):

1. Если в настройках выбран вариант расчета нормы «Исходя из индивидуального графика работы», то программа заблокирует проведение кадрового перевода в середине месяца, пока не будет введен соответствующий индивидуальный график.
2. Если же индивидуальный график уже был создан, а после этого кадры ввели еще один кадровый перевод (или изменили плановые начисления), то ранее созданный документ Индивидуальный график автоматически не обновится.
3. Программа продолжит обращаться к устаревшим данным индивидуального графика или попытается некорректно объединить норму по старому и новому кадровым документам, что приведет к искажению нормы часов в документе начисления зарплаты.

Решение: Соблюдайте строгое правило последовательности действий. Сначала проведите все необходимые кадровые переводы сотрудника за месяц. Только после этого создайте, перезаполните и проведите документ Индивидуальный график. Если кадровые документы менялись, обязательно зайдите в ранее созданный индивидуальный график и перезаполните его вручную.

---

Причина 3. Методологическая ошибка настройки видов времени для оклада

В попытках настроить корректный учет ночных часов пользователи часто совершают ошибку в настройках самого начисления (например, «Оплата по окладу (по часам)»). Рассмотрим, к чему это приводит.

Для начисления «Оплата по окладу (по часам)» по умолчанию предопределен вид времени Рабочее время. В системе 1С:ЗУП 3.1 это собирательное понятие, которое уже включает в себя все виды присутствия сотрудника на работе:

• Явка (Я)
• Ночные часы (Н)
• Вечерние часы (ВЧ)
• Командировка (К) и др.

Если пользователь заходит на вкладку «Учет времени» в карточке начисления и вручную добавляет в таблицу «Дополнительные виды времени» позицию Ночные часы, программа начинает двоить или некорректно складывать эти часы при расчете основного оклада. Часы явок и ночных смен суммируются некорректно, что искажает базу для расчета.

Решение:

1. В настройках основного начисления («Оплата по окладу (по часам)») в качестве основного времени должен быть указан предопределенный вид времени Рабочее время (для выбора начните вводить это слово в поле выбора, даже если его не видно в стандартном списке).
2. Все дополнительные виды времени из табличной части начисления необходимо удалить.
3. Доплату за работу в ночное время необходимо рассчитывать с помощью отдельного предопределенного начисления «Доплата за работу в ночные часы», которое настраивается в составе начислений программы и срабатывает автоматически при наличии ночных часов в графике или табеле сотрудника.

---

Причина 4. Непонимание разницы между Индивидуальным графиком и Табелем

Разберем принципиальное различие между этими двумя документами, так как их путаница часто приводит к искусственному искажению нормы времени:

• Индивидуальный график — это документ планового учета. Он меняет саму норму времени за месяц. Эта норма подставляется в знаменатель формулы расчета оклада: Результат = Оклад * ВремяВЧасах / НормаВЧасах.
• Табель учета рабочего времени — это документ фактического учета. Он фиксирует, сколько часов сотрудник отработал по факту (числитель ВремяВЧасах в формуле).

Если сотруднику просто разово изменили смену (например, он поменялся сменами с коллегой в конкретный день), вводить Индивидуальный график нельзя. Изменение графика в данном случае необоснованно изменит норму часов за месяц для этого сотрудника, что исказит стоимость одного часа его работы. В таких ситуациях достаточно отразить фактическую перестановку в документе Табель или зарегистрировать работу в выходной день соответствующим документом.

---

Пошаговый алгоритм проверки и исправления нормы времени

Если вы столкнулись с тем, что у сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов» отображается неверная норма времени, выполните следующие шаги для поиска и устранения ошибки:

1. Проверьте кадровые документы: Откройте историю кадровых изменений сотрудника за расчетный месяц. Убедитесь, что нет лишних или дублирующих документов Кадровый перевод.
2. Отмените проведение Индивидуального графика: Временно снимите с проведения документ Индивидуальный график по данному сотруднику и пересчитайте его в документе начисления зарплаты. Проверьте, рассчитывается ли норма корректно по его основному (общему) графику работы.
3. Проверьте заполнение ячеек: Если без индивидуального графика расчет верный, откройте ваш документ Индивидуальный график. Убедитесь, что все выходные дни заполнены символом «В», а рабочие смены содержат точное количество запланированных часов. Не оставляйте пустых полей.
4. Перезаполните документ: Перезаполните индивидуальный график, выбрав команду «Заполнить». Программа автоматически подтянет актуальные данные с учетом последних кадровых изменений. После этого внесите точечные изменения вручную и проведите документ.
5. Пересчитайте сотрудника: Вернитесь в документ Начисление зарплаты и взносов, выберите сотрудника и нажмите кнопку «Пересчитать сотрудника». Норма времени должна прийти в соответствие с вашим индивидуальным графиком.