При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда после начисления и выплаты дивидендов в расчетном листке сотрудника внезапно «вылезает» задолженность. Казалось бы, все документы оформлены: начисление произведено, ведомость создана, подтверждение выплаты есть. Однако система упорно видит долг за работником. Разберем подробно, почему так происходит, как устроены механизмы программы и как правильно отражать дивиденды, чтобы не портить отчетность.
Рассмотрим типичный сценарий, который приводит к ошибке. Пользователь создает документ Дивиденды, указывает в нем сотрудников, суммы начисления и НДФЛ. Затем, пытаясь закрыть выплату в этой же базе, создает документ Ведомость в кассу (или в банк). Поскольку стандартного способа выплаты для дивидендов в ЗУП версии ПРОФ нет, пользователь вручную добавляет в справочник Способы выплаты зарплаты новый элемент «Дивиденды» и выбирает его в ведомости.
После проведения такой ведомости в расчетном листке в графе «Задолженность за работником на конец периода» появляется сумма, равная выплаченным дивидендам. Проанализируем причину этого явления. Проблема кроется в архитектуре регистров накопления 1С.
В системе 1С:ЗУП существует несколько ключевых регистров, отвечающих за разные участки учета:
В версии ЗУП ПРОФ документ Дивиденды делает записи только в налоговые регистры. Он сообщает программе: «У этого человека появился доход, облагаемый налогом по ставке 13% или 15%». Но этот документ не делает записи в регистр Взаиморасчеты с сотрудниками. С точки зрения «зарплатного» регистра, начисления не произошло.
В то же время любая Ведомость (в кассу, в банк, на счета) — это документ, который программно жестко привязан к регистру Взаиморасчеты с сотрудниками. Проведение ведомости всегда создает запись «Расход» в этом регистре. В итоге получается математический перекос: прихода (начисления) в регистре нет, а расход (выплата) зафиксирован. Система интерпретирует это как выплату аванса или лишних денег, которые сотрудник теперь «должен» вернуть предприятию.
Важно понимать, что функционал выплаты дивидендов реализован по-разному в зависимости от версии программы. Выясним, почему советы для версии КОРП не подходят для ПРОФ.
В версии ЗУП КОРП реализована специальная функциональная опция. Если в настройках расчета зарплаты установить флажок Выплачивать дивиденды ведомостями, поведение документа Дивиденды меняется. В этой версии документ начинает делать движения по регистру взаиморасчетов, и тогда ведомость корректно «закрывает» начисленную сумму, не создавая долгов.
В версии ПРОФ такая настройка отсутствует. Разработчики исходят из методологии, согласно которой дивиденды — это не оплата труда по трудовому договору, а распределение прибыли. Следовательно, их выплата должна проходить через бухгалтерскую программу, а в ЗУП они регистрируются исключительно для корректного формирования справок о доходах и отчетов 6-НДФЛ.
Посмотрим на пример с созданием собственного способа выплаты. Пользователи часто думают, что если добавить в справочник Способы выплаты зарплаты строку «Дивиденды», то программа поймет, что нужно делать. Однако этот справочник в 1С:ЗУП тесно связан с программным кодом (перечислениями и алгоритмами проведения). Простое добавление текста в справочник не меняет логику проведения документа. Программа все равно будет пытаться найти основание для выплаты в регистре Зарплата к выплате, не найдет его и сформирует «пустую» выплату, ведущую к задолженности.
Чтобы избежать путаницы и некорректного сальдо в расчетных листках, проанализируем рекомендованный алгоритм работы:
Дивиденды. Заполните данные о получателях и суммах. После проведения документа суммы попадут в отчетность по НДФЛ.Ведомость в кассу или Ведомость в банк для дивидендов. Это ключевой момент.Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление дивидендов».Расходный кассовый ордер.Дт 84.01 — Кт 70 (для сотрудников) или Дт 84.01 — Кт 75.02 (для сторонних акционеров). Эти данные не должны «затекать» обратно в ЗУП как задолженность по зарплате.Если вы уже столкнулись с долгом в расчетном листке, выполните следующие шаги:
Подтверждение выплаты доходов (если он был создан).Ведомость, которым выплачивались дивиденды в ЗУП.Дивиденды), что и требуется для налоговой отчетности.Разберем еще один нюанс. Если дивиденды получает физическое лицо, которое не работает в вашей организации, его не нужно заводить в справочник Сотрудники. Достаточно добавить его в справочник Физические лица. Документ Дивиденды позволяет выбирать получателей из общего списка физлиц. В этом случае проблема с расчетным листком не возникнет в принципе, так как для таких лиц листки просто не формируются.
Резюмируем: Основная функция документа Дивиденды в ЗУП ПРОФ — налоговый учет. Попытка провести выплату этих сумм через зарплатные механизмы (ведомости) неизбежно ведет к нарушению логики регистров взаиморасчетов. Следуйте правилу: налоги считаем в ЗУП, деньги выдаем в Бухгалтерии.