← На главную

В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией: сотрудник уволен, все расчеты с ним произведены, но после корректировки прошлых периодов или перепроведения документов в информационной базе внезапно «всплывает» долг перед бывшим работником. При попытке создать ведомость и выплатить эту сумму сотрудник просто не попадает в список, даже через кнопку «Подбор».

Рассмотрим детально, почему это происходит, как восстановить корректные взаиморасчеты и при этом не испортить уже сданную отчетность (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ). Проанализируем основные способы решения этой задачи — от простых настроек интерфейса до работы с регистрами накопления.

Причина проблемы: работа механизма оптимизации списков

Выясним причину, по которой программа «скрывает» сотрудника. В 1С:ЗУП реализован механизм, который исключает уволенных лиц из оперативной работы, чтобы не перегружать списки выбора и не допускать ошибок при начислении зарплаты текущему штату. Когда в карточке сотрудника проставляется отметка о том, что работа с ним закончена, программные механизмы (включая заполнение ведомостей) перестают «видеть» этого человека как объект для расчетов.

Решение №1: Проверка флажка «Все операции по сотруднику завершены»

Это самый простой и в 90% случаев действенный метод. Разберем по шагам, как проверить этот признак:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Найдем нужного уволенного сотрудника (возможно, потребуется настроить фильтр, чтобы отображались и уволенные).
3. Откроем карточку сотрудника и перейдем по ссылке Личные данные или останемся на основной вкладке (в зависимости от версии релиза).
4. Проанализируем наличие установленной галочки Все операции по сотруднику завершены. Обычно она находится в нижней части формы или в разделе настроек работы.
5. Снимем этот флажок и запишем изменения в карточке.

После снятия этого признака программа снова начнет учитывать сотрудника в механизмах подбора. Попробуем создать новую ведомость и нажать кнопку Подбор — теперь бывший работник должен появиться в списке с суммой остатка задолженности.

Решение №2: Отражение выплаты через отдельную ведомость

Рассмотрим ситуацию, когда мы не хотим трогать общие ведомости, по которым зарплата уже ушла в банк. Проанализируем, почему не стоит перезаполнять старые документы. Если мы нажмем кнопку Заполнить в ведомости за июнь, из нее могут пропасть другие сотрудники, по которым также были ручные правки или корректировки. Это приведет к хаосу в учете.

Правильным алгоритмом будет создание «технической» ведомости:

1. Создадим новый документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
2. Установим дату документа, соответствующую дате фактической выплаты (если мы просто закрываем «хвост» в программе, который фактически уже выплачен, дата должна совпадать с первичным платежом).
3. Выберем способ выплаты (например, «Зарплата за месяц» или «Долги»).
4. Используем кнопку Подобрать. Выберем нашего уволенного сотрудника.
5. Проверим, чтобы сумма к выплате и НДФЛ к удержанию соответствовали реальным цифрам.
6. Проведем документ.

Важный момент: если выплата фактически уже была произведена через банк ранее, эту ведомость не нужно повторно выгружать в банк или создавать на её основании платежное поручение. Она нужна только для того, чтобы «закрыть» регистр ВзаиморасчетыССотрудниками в программе.

Решение №3: Нюансы с документом «Увольнение» и отчетностью ЕФС-1

Посмотрим на ситуацию со стороны кадрового учета. Некоторые пользователи пытаются «распровести» документ Увольнение, чтобы сотрудник стал активным, заполнить ведомость, а затем снова провести увольнение. Проанализируем риски этого метода:

Если в документе Увольнение не меняются ключевые данные (дата, номер приказа, статья ТК РФ), то при его перепроведении уникальный идентификатор мероприятия (UUID) в большинстве случаев сохраняется. Однако, если вы уже сдали отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), любое неосторожное изменение в документе может привести к тому, что программа при формировании следующего отчета решит «отменить» старое увольнение и «назначить» новое. Это создаст лишние проблемы при сверке с Социальным фондом.

Поэтому мы настоятельно рекомендуем не снимать с проведения документ увольнения без крайней необходимости. Метод со снятием флажка в карточке сотрудника (Решение №1) является гораздо более безопасным и корректным.

Почему не подходят документы «Выплата бывшим сотрудникам»?

Разберем типичную ошибку. В ЗУП 3.1 есть документ Выплата бывшим сотрудникам. Начинающие пользователи часто пытаются использовать его для закрытия долгов по зарплате. Но этот документ имеет иное назначение:

• Он предназначен для выплат, которые производятся не в рамках трудового договора (например, материальная помощь пенсионерам или сохраняемый средний заработок на время трудоустройства).
• Эти суммы не отражаются на 70 счете в бухгалтерском учете, а обычно уходят на 76 счет.
• Документ не закрывает задолженность, возникшую в регистре Взаиморасчеты с сотрудниками по основной зарплате.

Следовательно, для довыплаты обычной зарплаты или компенсации при увольнении мы всегда используем стандартные ведомости.

Проверка результата через отчеты

После проведения корректирующей ведомости обязательно проанализируем состояние взаиморасчетов. Для этого используем отчеты:

1. Задолженность по зарплате (раздел Выплаты — Отчеты по выплатам). Сальдо на конец месяца по данному сотруднику должно стать нулевым.
2. Анализ НДФЛ по месяцам. Убедимся, что налог удержан корректно и дата удержания совпадает с периодом выплаты, чтобы не «поплыл» отчет 6-НДФЛ.

Если даже после всех манипуляций ведомость не видит долг, это может означать, что задолженность «пересортилась» по периодам или аналитике (например, по разным статьям финансирования или подразделениям). В таком случае может потребоваться документ Перенос данных для ручной корректировки регистров накопления ВзаиморасчетыССотрудниками и ЗарплатаКВыплате, но прибегать к этому методу стоит только в самых сложных случаях.

Подводя итог: наиболее простым и правильным путем является временное снятие признака завершения операций в карточке сотрудника и создание отдельной точечной ведомости текущей датой (но с указанием правильного периода взаиморасчетов).