← На главную

В бухгалтерской практике часто возникает ситуация, когда увольняющийся или уходящий в длительный отпуск сотрудник просит выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ (в современных реалиях — Справка о доходах и суммах налога физического лица), несмотря на то, что за текущий календарный год у него вообще не было начислений. Это происходит, например, если работник находился в декрете, отпуске по уходу за ребенком или в неоплачиваемом отпуске "за свой счет".

При попытке сформировать такую справку в программе 1С:Управление производственным предприятием 1.3 бухгалтеры сталкиваются с технической проблемой: печатная форма выводится в усеченном виде, без разделов 3, 4 и 5. Мы подробно разберем законодательную сторону этого вопроса, выясним причины такого поведения программы 1С и рассмотрим практические варианты решения проблемы.

Юридический аспект: обязан ли работодатель выдавать нулевую справку?

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения Налогового кодекса РФ. Согласно статье 226 и статье 230 НК РФ, обязанность по предоставлению сведений о доходах физических лиц возлагается на налоговых агентов. Налоговым агентом организация признается только тогда, когда она выплачивает физическому лицу доходы, подлежащие налогообложению НДФЛ.

Если в течение всего налогового периода (календарного года) сотруднику не выплачивались никакие доходы, облагаемые налогом, то:

1. Организация не признается налоговым агентом в отношении данного сотрудника за этот период.
2. Обязанность предоставлять сведения по форме 2-НДФЛ (или включать сотрудника в расчет 6-НДФЛ) у организации отсутствует.
3. Обязанность выдавать справку о доходах на руки сотруднику по его заявлению также не возникает, поскольку подтверждать фактически нечего — доходов не было.

Официальные ведомства (Минфин и ФНС) подтверждают эту позицию: работодатель не должен и не обязан выписывать "нулевые" справки 2-НДФЛ. Однако прямого запрета на их выдачу закон тоже не содержит. Если организация хочет пойти навстречу сотруднику, она может выдать документ, но здесь мы упираемся в техническое ограничение системы 1С.

Почему 1С:УПП 1.3 некорректно печатает нулевую справку?

Давайте выясним причину, по которой печатная форма в программе 1С получается "обрезанной". Программа формирует отчеты строго на основании движений в регистрах накопления. В случае НДФЛ основным источником данных выступает регистр НДФЛСведенияОДоходах.

Когда мы запускаем процесс формирования справки для сотрудника, у которого не было доходов, алгоритмы конфигурации отрабатывают следующим образом:

1. Запрос к базе данных возвращает пустое множество строк по данному физическому лицу за выбранный налоговый период.
2. При заполнении макета печатной формы области, отвечающие за вывод Раздела 3 (Доходы), Раздела 4 (Вычеты) и Раздела 5 (Общие суммы), просто игнорируются, так как для них нет исходных данных.
3. В результате на печать выводится только заголовок документа, данные о работодателе (Раздел 1) и данные о сотруднике (Раздел 2).

С точки зрения требований ФНС к заполнению форм, такой "огрызок" документа является нарушением. В порядке заполнения справки четко указано: форма состоит из всех утвержденных разделов, а при отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях должны проставляться нули («0») или прочерки. Пустые или отсутствующие разделы делают форму недействительной для официальных инстанций.

Практические методы решения проблемы в 1С

Если сотруднику крайне важен именно бумажный бланк справки с нулями, мы можем воспользоваться несколькими проверенными бухгалтерскими лайфхаками.

Способ 1. Метод временного фиктивного дохода (ручной ввод в 1С)

Этот способ позволяет обмануть алгоритм программы и заставить его вывести все разделы макета:

1. Откроем документ формирования справки 2-НДФЛ для сотрудников в 1С:УПП 1.3.
2. В табличную часть начислений временно добавим одну строку. Укажем код дохода (например, популярный код 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей) и сумму в размере 1 рубль.
3. Сформируем печатную форму справки. Благодаря наличию дохода программа выведет на экран полноценный бланк со всеми разделами (Раздел 3, 4 и 5 появятся на листе).
4. Перед выводом документа на принтер включим режим редактирования табличного документа. Для этого в главном меню 1С выберем пункт Таблица — Вид — Редактирование (или нажмем соответствующую кнопку на панели инструментов, сняв признак "Только просмотр").
5. Вручную удалим введенный нами 1 рубль из ячеек табличного документа, проставим вместо него нули или прочерки в соответствии с правилами заполнения, после чего отправим документ на печать.
6. Важно: После печати не забудьте закрыть документ 1С без сохранения изменений или удалите временную строку с рублем, чтобы не исказить данные налогового учета в базе данных!

Способ 2. Экспорт данных в стороннее ПО налоговых органов

Если у вас установлено специализированное бесплатное программное обеспечение от ФНС, например, "Налогоплательщик ЮЛ", вы можете решить задачу через выгрузку:

1. Выгрузим подготовленную нулевую справку из 1С в формате XML.
2. Запустим программу "Налогоплательщик ЮЛ" и импортируем полученный файл.
3. Внутри программы налоговой службы структура бланка восстановится автоматически. Система сама заполнит все недостающие разделы нулевыми значениями.
4. Распечатаем корректную и полностью заполненную форму непосредственно из интерфейса "Налогоплательщик ЮЛ".

Способ 3. Выдача справки в произвольной форме

Рассмотрим альтернативу. Зачастую сотруднику нулевая справка нужна вовсе не для налоговой, а для предоставления в другие органы (соцзащита, банк, суды при процедуре банкротства). В таких случаях закон разрешает заменить строгую форму 2-НДФЛ справкой в свободной форме.

Мы можем составить документ на фирменном бланке организации. Проанализируем примерный текст такой справки:

"Настоящая справка дана [ФИО сотрудника] в том, что он действительно работает в ООО [Название организации] в должности [Должность]. В период с 01.01.2023 по 31.12.2023 доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), сотруднику не начислялись и не выплачивались в связи с нахождением в отпуске без сохранения заработной платы. Налог не исчислялся и не удерживался".

Такой документ заверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью организации. В программе 1С шаблон подобной справки часто можно распечатать напрямую из карточки сотрудника (кнопка Печать — Справка с места работы с последующим ручным редактированием текста).

Нужна ли нулевая справка для получения вычетов на новой работе?

Разберем важный нюанс, упомянутый в обсуждении на форуме. Часто сотрудники требуют нулевую справку при увольнении, чтобы предоставить ее новому работодателю для оформления стандартных налоговых вычетов на детей.

Согласно пункту 3 статьи 218 НК РФ, если налогоплательщик устраивается на работу не с первого месяца налогового периода, вычеты предоставляются с учетом доходов, полученных по прежнему месту работы. Сумма этого дохода как раз и подтверждается справкой 2-НДФЛ.

Но как быть, если человек вообще не работал с начала года? Выясним правила:

1. Если у физического лица не было предыдущего места работы в текущем году (или он вообще нигде не был трудоустроен), это подтверждается отсутствием записей в его трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности по форме СТД-Р / СТД-СФР).
2. Новый работодатель в этом случае обязан предоставить вычеты на основании одного лишь заявления сотрудника и документов, подтверждающих право на вычеты (например, свидетельства о рождении детей). Требовать нулевую 2-НДФЛ с несуществующего места работы незаконно.
3. Если же сотрудник числился в вашей организации, но доходов не получал, то при переходе к новому работодателю ему также достаточно предъявить трудовую книжку с записью об увольнении. На новом месте работы он напишет заявление, указав, что доходов с начала года не имел. При возникновении сомнений налоговые органы будут проверять именно данные из единой базы ФНС, куда вы, как не являвшийся налоговым агентом работодатель, сведения и не должны были подавать.

Таким образом, мы выяснили, что требование нулевой справки 2-НДФЛ чаще всего является следствием избыточной бюрократии со стороны принимающих организаций. Тем не менее, используя описанные нами технические приемы в 1С:УПП 1.3, вы всегда сможете быстро предоставить сотруднику необходимый документ и избежать конфликтных ситуаций.