Почему в 1С:ЗУП 3 формируется старая форма 2-НДФЛ и как исправить ошибки с вычетами в 2019 году

С началом 2019 года бухгалтеры и специалисты по автоматизации столкнулись с серьезными трудностями при подготовке и выдаче справок о доходах физических лиц (бывших 2-НДФЛ). Вступивший в силу Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ кардинально изменил не только форму предоставления отчетности в налоговые органы, но и правила выдачи справок сотрудникам на руки. В этой статье мы подробно разберем, почему программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3) может упорно выводить старый бланк справки, как правильно настроить параметры для получения новой формы и как решить сопутствующие проблемы с отражением вычетов.

Выясняем причину: логика выбора печатной формы по дате документа

Многие пользователи при формировании справок 2-НДФЛ за 2018 год в начале 2019 года совершали одну и ту же методологическую ошибку: они устанавливали дату документа в программе как 31.12.2018. Бухгалтерская логика подсказывает, что раз отчетный период — 2018 год, то и документ должен быть датирован последним днем этого года. Однако в «1С:ЗУП 3» логика выбора макета печатной формы работает иначе.

Проанализируем алгоритм программы. Разработчики жестко привязали автоматический выбор печатной формы к реквизиту Дата в шапке документа, а не к налоговому периоду:

1. Если дата документа в системе установлена как 31.12.2018 или ранее, программа считает, что документ создается в рамках старого законодательства, и выводит на печать прежний бланк справки.
2. Если в поле «Дата» указано 01.01.2019 или более поздняя дата, программа автоматически переключает макет на новый формат, утвержденный приказом № ММВ-7-11/566@. При этом сам налоговый период (год, за который собираются доходы) в поле «Налоговый период (год)» должен оставаться равным 2018.

Рассмотрим схематично, как это реализовано в программном коде конфигурации при определении используемого макета:

Если ПараметрыПечати.ДатаДокумента >= ДатаНачалаДействияНовогоПриказа Тогда
    ИмяМакета = "ПФ_MXL_СправкаДоходы2019";
Иначе
    ИмяМакета = "ПФ_MXL_СправкаДоходы2015";
КонецЕсли;

Таким образом, чтобы получить новый бланк справки, достаточно просто изменить дату документа в шапке на текущую дату 2019 года.

Разбираемся в методологии: Приложение № 1 против Приложения № 5

С 2019 года законодатели разделили единую ранее форму 2-НДФЛ на два абсолютно разных документа. Это крайне важно понимать для предотвращения ошибок при отправке отчетности и выдаче документов сотрудникам:

1. Приложение № 1 к приказу ФНС — это «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Данная форма предназначена исключительно для передачи в налоговые органы (ИФНС) в составе годовой отчетности. На руки сотрудникам этот документ выдавать нельзя.
2. Приложение № 5 к приказу ФНС — это «Справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога». Именно этот бланк пришел на смену привычной справке 2-НДФЛ для сотрудников. Его выдают работникам по их запросу для предоставления в банки, суды или другие ведомства.

В ранних релизах ЗУП 3 (например, в версии 3.1.8.214) присутствовала программная ошибка: при формировании справки для сотрудника программа выводила на печать шапку с текстом «Приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566» вместо положенного «Приложение № 5». Это вызывало обоснованные опасения у бухгалтеров, так как банки могли не принять некорректно оформленный документ. Начиная с релиза 3.1.8.216, разработчики оперативно исправили это несоответствие.

Проблема детального отражения вычетов в табличной части месяца

Еще одна критическая проблема первых релизов 2019 года (включая ветку 3.1.5.380 и начальные сборки 3.1.8) заключалась в неработоспособности выгрузки и печати налоговых вычетов. По новым правилам, если сотруднику в течение года предоставлялись вычеты к определенным видам доходов (например, материальная помощь или подарки), эти вычеты должны отражаться непосредственно в табличной части того месяца, в котором был зафиксирован доход, а не только общей суммой в итогах справки.

В «сырых» обновлениях наблюдалась следующая картина:

• Итоговая сумма предоставленных вычетов рассчитывалась верно и выводилась в соответствующем разделе.
• В помесячную табличную часть (раздел с начислениями) вычеты не попадали ни в печатной форме, ни в выгружаемом XML-файле.
• В некоторых случаях при выгрузке происходило дублирование сумм последнего вычета на все предыдущие месяцы, из-за чего проверочные программы ФНС (например, «Tester») выдавали фатальные ошибки несоответствия контрольных соотношений.

Выясним причину этой технической проблемы. Она была официально зарегистрирована фирмой «1С» под номером 00112948. Ошибка крылась в процедуре формирования XML-структуры выгрузки в модуле документа. Полное и корректное исправление этого механизма было выпущено только в релизе 3.1.8.246. Если ваша организация до сих пор использует устаревшие версии ЗУП 3, настоятельно рекомендуется выполнить обновление конфигурации до актуальной версии для корректной сдачи отчетности.

Конфликт законодательства: ст. 62 ТК РФ против невыверенного учета

На форумах часто возникали споры о том, стоит ли спешить с выдачей справок сотрудникам в январе, ведь база за прошлый год еще полностью не выверена, не сдана годовая отчетность и могут проводиться корректировки (например, из-за перерасчетов больничных листов или премий за прошлый период). Некоторые специалисты советовали «морозить» сотрудников до официальной сдачи отчетности в марте-апреле.

Однако рассмотрим эту ситуацию с точки зрения трудового законодательства. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) напрямую относится к таким документам. Отказ в выдаче справки под предлогом «невыверенной базы» является прямым нарушением трудового права и может повлечь штрафные санкции со стороны ГИТ.

Чтобы минимизировать риски и выполнить требования закона, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1. Перед формированием справки убедитесь, что в базе проведены все документы выплаты заработной платы за декабрь прошлого года. Доходы считаются фактически полученными на дату их выплаты (для прочих доходов и с учетом изменений законодательства по оплате труда).
2. Создайте документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников, установите дату документа текущим днем 2019 года.
3. Проверьте корректность заполнения сумм доходов и исчисленного/удержанного налога. Если у сотрудника были перерасчеты переходящих больничных, программа учтет их на дату фактической выплаты.
4. Выдайте сотруднику справку. Если в дальнейшем (например, в феврале) учетные данные за прошлый год будут скорректированы, вы всегда можете сформировать и выдать сотруднику новую, уточненную справку. В этом нет ничего криминального: актуальность данных в справке всегда подтверждается датой ее составления, указанной в документе.