Переход с платформы 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 часто сопровождается техническими сложностями, связанными с разной архитектурой хранения данных по налогам и взаиморасчетам. Одной из наиболее острых проблем является корректный перенос и последующий возврат излишне удержанного НДФЛ. Бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда документ Возврат НДФЛ либо не заполняется автоматически, либо после его проведения в расчетном листке сотрудника «вылезает» необоснованный долг.
В данной статье мы подробно разберем причины возникновения этой ошибки и проанализируем проверенный на практике алгоритм действий, который позволит привести учет в порядок и корректно отразить данные в отчетности 6-НДФЛ.
Разберем ситуацию: в старой базе (ЗУП 2.5) был произведен перерасчет налога, в результате чего образовалось отрицательное исчисление (излишек удержания). При переносе данных на начало эксплуатации в ЗУП 3.1 программа должна «увидеть» этот излишек в двух разных плоскостях:
Если данные в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ перенеслись не полностью или без признака «излишка», документ Возврат НДФЛ не увидит оснований для заполнения. А если мы просто выплатим эти деньги без корректировки начального сальдо, программа воспримет это как аванс или излишнюю выплату, сформировав долг за сотрудником.
Этот метод был успешно опробован пользователями и позволяет быстро выровнять сальдо. Рассмотрим его пошагово:
Шаг 1. Корректировка начальной задолженности.
Перейдем в раздел Главное — Данные на начало эксплуатации — Начальная задолженность по зарплате. Нам необходимо увеличить сумму долга предприятия перед сотрудником на сумму излишне удержанного НДФЛ. Например, если основная задолженность по зарплате составляет 10 000 руб., а излишек НДФЛ — 500 руб., в документе следует указать общую сумму 10 500 руб.
Шаг 2. Оформление выплаты.
При заполнении ведомости на выплату зарплаты (например, за декабрь в январе), увеличенная сумма попадет в документ. Таким образом, фактически излишек НДФЛ будет выплачен сотруднику на руки.
Шаг 3. Списание остатка по налоговому регистру.
Чтобы «закрыть» излишек в налоговом учете, воспользуемся документом Перенос данных. Нам нужно внести запись в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Запись должна выглядеть примерно так:
Вид движения: Расход
Регистратор: Перенос данных (НДФЛ)
Сотрудник: [ФИО]
Сумма: [Сумма возвращенного налога]
Вариант удержания: Излишне удержанный налог
Проанализируем ситуацию: после этих манипуляций сумма в расчетном листке и в налоговой отчетности должна сойтись, так как мы увеличили задолженность в финансовом контуре и одновременно погасили её в налоговом.
Если вы хотите, чтобы процесс выглядел методологически правильно (с использованием специализированных документов), необходимо убедиться, что данные в регистрах при переносе заполнены идеально. Рассмотрим подробнее, на что обратить внимание.
Проверка регистров в «Переносе данных».
Найдите документ Перенос данных с кодом НДФЛ. Проверьте записи в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Для того чтобы программа позволила сделать возврат, должна существовать запись с видом движения Приход, где зафиксирован излишек. Важно, чтобы ОКТМО/КПП и Ставка налога в этой записи в точности совпадали с теми, что вы указываете в документе Возврат НДФЛ.
Связь с регистром «Зарплата к выплате».
Посмотрим на причину появления долга в расчетном листке. В ЗУП 3.1 за сальдо отвечает регистр Зарплата к выплате. Если вы делаете Возврат НДФЛ, программа делает «приход» в этом регистре (увеличивает долг перед сотрудником). Но если при начальном переносе сумма излишка НДФЛ не была включена в начальный остаток по регистру Зарплата к выплате, то после возврата и выплаты возникнет перекос.
Правильный алгоритм в этом случае выглядит так:
Перенос данных по регистру Зарплата к выплате убеждаемся, что сумма Долг за организацией уже включает в себя излишне удержанный налог.Возврат НДФЛ. Он делает запись в регистр НДФЛ (уменьшает налог к перечислению в бюджет) и запись в регистр взаиморасчетов (подтверждает право сотрудника на получение этих денег).Ведомость, куда эта сумма попадает автоматически в колонку «К выплате».Выясним причину, почему важно соблюдать точность дат. Согласно ст. 231 НК РФ, возврат налога производится на основании заявления работника. В программе дата документа Возврат НДФЛ должна быть не позднее даты выплаты денег по ведомости.
Отражение в 6-НДФЛ:
Возврат НДФЛ, отчетность сформируется неверно, и налоговая увидит расхождение между удержанным и перечисленным налогом.Подводя итог, можно сказать: если документ Возврат НДФЛ не заполняется — ищите ошибку в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в документе переноса данных. Если же документ заполняется, но расчетный листок показывает странный долг — проверьте начальное сальдо в регистре Зарплата к выплате.
Совместная работа этих двух регистров обеспечивает прозрачность учета. Рекомендуем всегда проверять результат по отчету Анализ НДФЛ по сотрудникам и сверять его с расчетным листком. Только полное соответствие этих данных гарантирует отсутствие проблем при сдаче квартальной отчетности.