Ситуация, когда сотрудник приобретает статус налогового резидента РФ (переход со ставки 30% на 13%), является классической для бухгалтера, работающего с иностранными гражданами. Однако техническое воплощение пересчета и последующего возврата налога в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто вызывает вопросы. Разберем детально, как работает этот механизм, какие документы необходимо оформить и когда организация имеет право возвращать налог самостоятельно, а когда это должна делать налоговая инспекция.
Прежде чем переходить к кнопкам в программе, проанализируем правовую базу, так как от этого зависит корректность учета. Согласно п. 1.1 ст. 231 НК РФ, если по итогам налогового периода (календарного года) сотрудник стал резидентом, возврат суммы излишне удержанного налога производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания). Сотрудник должен самостоятельно подать декларацию 3-НДФЛ в ИФНС.
Важный нюанс: Работодатель может осуществлять зачет излишне удержанного налога в счет будущих платежей только внутри одного календарного года. Если год закрыт, и на 31 декабря осталась сумма переплаты, «закрывать» её в программе документом Возврат НДФЛ в следующем году — методологическая ошибка, которая приведет к расхождениям в регистрах и отчетности 6-НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию внутри налогового периода. Сначала нам необходимо зафиксировать смену статуса. Для этого перейдем в карточку сотрудника, далее в раздел Налог на доходы. Установим статус «Резидент» и укажем дату, с которой статус применяется. Программа предложит пересчитать НДФЛ.
После этого при очередном начислении зарплаты программа автоматически увидит излишне удержанный налог. На вкладке НДФЛ документа Начисление зарплаты и взносов появится отрицательная сумма. Эта сумма станет «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей». Если мы ничего не предпримем, программа просто не будет удерживать налог у сотрудника в следующие месяцы, пока переплата не исчерпается.
Если сотрудник написал заявление на возврат излишне удержанного налога на банковский счет, нам необходимо воспользоваться специальным документом Возврат НДФЛ. Рассмотрим особенности его заполнения:
Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы).Проанализируем ситуацию, описанную пользователями: почему после проведения возврата в новом начислении зарплаты появляется «минус» на закладке корректировки выплаты? Это происходит потому, что программа видит: налог уже возвращен отдельным документом, и она «забирает» право на автоматический зачет в текущем начислении, чтобы сумма к выдаче не удвоилась. Это штатное поведение системы.
Многие совершают ошибку на этапе выплаты, пытаясь включить сумму возврата в общую ведомость на зарплату. Рассмотрим правильный алгоритм:
Для выплаты возврата необходимо создать отдельный документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу). В поле Выплачивать нужно выбрать значение Возврат НДФЛ. Только в этом случае ведомость корректно «подцепит» документ возврата и закроет взаиморасчеты с сотрудником без образования ложных долгов.
Важно: Согласно законодательству, возврат НДФЛ работодателем возможен только в безналичной форме на расчетный счет сотрудника.
Выясним причину, по которой бухгалтеры переживают о переплате в бюджет. Когда организация возвращает НДФЛ сотруднику, она делает это из собственных средств, но фактически эти деньги — часть того НДФЛ, который организация должна была перечислить за всех сотрудников.
Рассмотрим, как это отразить в учете:
Перечисление НДФЛ в бюджет. Если сумма в нем не уменьшилась автоматически, её следует скорректировать вручную.Проанализируем, как операция возврата попадет в отчет 6-НДФЛ:
Строка 160 - Строка 190 = Реально перечисленный налог.Если вы столкнулись с тем, что в расчетном листке висит «Долг за предприятием», хотя возврат проведен, проверьте последовательность документов. Посмотрим на типовой порядок действий:
1. Изменение статуса (История изменений в карточке сотрудника).
2. Начисление зарплаты (пересчет НДФЛ, возникновение отрицательного налога).
3. Документ "Возврат НДФЛ".
4. "Ведомость" с видом выплаты "Возврат НДФЛ".
Если вы пытаетесь исправить ошибки прошлых периодов вручную, можно использовать документ Операция учета НДФЛ. Перейдем на вкладку Налоги и взносы и выберем этот документ. Он позволяет точечно скорректировать регистры:
Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛНДФЛ к перечислению в бюджетРезюме: Если переплата по НДФЛ возникла из-за смены статуса (нерезидент стал резидентом) и календарный год уже завершился — не делайте возврат в 1С. Выдайте сотруднику справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ), где в строке «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» будет стоять сумма переплаты. С этой справкой сотрудник пойдет в налоговую. Если же год еще продолжается — смело используйте документ Возврат НДФЛ и выплачивайте его отдельной ведомостью.