Ситуация, когда после успешного переноса данных из устаревшей программы 1С:Зарплата и Кадры 7.7 в современную 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 обнаруживается ошибка в документах прошлого периода, встречается довольно часто. Основная сложность заключается в том, что в новой базе физически отсутствуют исходные документы (например, Больничный лист), которые можно было бы просто нажать и исправить. Однако учетная политика и законодательство требуют отразить корректировку текущим периодом. Разберем подробно, как выйти из этой ситуации, сохранив чистоту регистров и отчетности.
Проанализируем самый распространенный и понятный для бухгалтера способ — использование штатной кнопки «Исправить». Поскольку в ЗУП 3.1 нет документа, созданного в 2015 или 2017 году (до переноса), нам придется создать его «археологическую копию».
Шаг 1: Создание исходного документа. Нам необходимо создать документ Больничный лист, указав в нем те данные, которые были зафиксированы в старой программе с ошибкой. Важно выбрать месяц начисления, предшествующий месяцу начала эксплуатации базы. Если вы начали работать в ЗУП с января 2018 года, то «ошибочный» больничный за октябрь 2017 года нужно ввести именно октябрем 2017-го.
Шаг 2: Проведение и «схлопывание» движений. При проведении такого документа программа начислит суммы и сформирует задолженность. Чтобы эта задолженность не «висела» в текущем периоде и не портила начальное сальдо, необходимо создать документ Выплата (Ведомость) за тот же старый месяц. Это позволит удержать НДФЛ и закрыть взаиморасчеты еще «до начала времен» эксплуатации новой базы.
Шаг 3: Исправление. Теперь, когда в системе есть объект-основание, откроем его и нажмем кнопку «Исправить» в нижней части формы. Программа создаст новый документ Больничный лист, но уже текущим месяцем начисления (например, июнь 2018). В этом документе мы укажем верные данные (например, исправленный стаж). Система автоматически сторнирует неверные начисления прошлого периода и начислит правильные суммы текущим числом.
Почему нельзя просто удалить первый документ? Рассмотрим ситуацию из практики: программа не дает удалить исходный больничный, так как на него ссылается документ исправления. Это логично для соблюдения целостности базы. Если первый документ мешает отчетам, проверьте настройки регистра Данные на начало эксплуатации.
Рассмотрим более тонкий метод, который часто используют специалисты по внедрению. При переносе данных из 7.7 система создает документы Перенос данных (найти их можно в разделе Администрирование). Эти документы напрямую делают записи в регистры накопления.
Если ошибка в больничном листе влияет только на средний заработок для будущих расчетов, мы можем не плодить лишние документы, а отредактировать соответствующие регистры:
Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — здесь хранятся суммы, которые пойдут в расчет будущих пособий.Данные о времени для расчета среднего заработка (общий) — здесь фиксируются дни и часы.Этот способ хорош тем, что он не создает лишних «хвостов» во взаиморасчетах с сотрудниками, однако он требует четкого понимания структуры регистров 1С.
Проанализируем ситуацию с налогами. По законодательству датой получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является дата его фактической выплаты. Это ключевой момент для отражения в отчетности.
Если мы делаем перерасчет в июне 2018 года за октябрь 2017 года:
Возврат НДФЛ или автоматически учитывается при следующем расчете зарплаты.Важно помнить, что при использовании «Метода 1» (создание прошлого документа) необходимо убедиться, что движения по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ не создали двойную задолженность перед бюджетом. Проверьте отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» до и после корректировки.
Если ошибка в больничном листе затронула облагаемую базу (например, неправильно определен стаж, и часть суммы должна была облагаться взносами, а часть — нет), нам потребуется документ Перерасчет страховых взносов.
Выясним причину использования этого документа: он позволяет зарегистрировать изменения в базе взносов прошлых периодов текущим месяцем. При заполнении РСВ программа увидит эти изменения. В зависимости от ситуации, вам может потребоваться сдать уточняющий расчет за прошлый год, но чаще всего изменения отражаются в текущем периоде как перерасчеты за предыдущие периоды (согласно правилам заполнения РСВ).
Чтобы избежать ситуации, когда «цифры поплыли», как выражаются программисты, после всех манипуляций проанализируйте отчет «Задолженность по зарплате». Если после ввода «фиктивного» больничного и его исправления у вас образовалось странное сальдо, воспользуйтесь документом Корректировка задолженности (или Перенос задолженности).
Рассмотрим пример настройки:
// В документе «Корректировка задолженности»
МесяцРегистрации = ТекущийМесяц;
ВидОперации = ПереносЗадолженности;
Сотрудник = НужныйСотрудник;
Сумма = Осадок_от_старого_БЛ;
Также не забывайте про Данные на начало эксплуатации. Это специальный интерфейс, где можно «подправить» входящие остатки по взаиморасчетам и НДФЛ, если вы понимаете, что текущие документы создали ненужное смещение начальных данных.
Наиболее безопасный путь — это сочетание Метода 1 и Метода 4. Вы создаете «прошлое», исправляете его в «настоящем», а затем внимательно проверяете ведомости на выплату. Если программа предлагает выплатить лишнее или удержать лишнее — корректируйте ведомость вручную, чтобы выйти на реальную сумму доплаты, подтвержденную вашими расчетами.
Помните, что в современных реалиях (для периодов после перехода на Прямые выплаты ФСС) простая корректировка в ЗУП — это только половина дела. Вам также потребуется сформировать Перерасчет пособия для отправки сведений в Социальный фонд (бывший ФСС) через систему СЭДО, указав причину перерасчета (например, «Исправление ошибки в стаже»).