← На главную

При ведении учета в программе 1С:Бухгалтерия часто возникает классическая проблема: один и тот же товар приходит от разных поставщиков (или даже от одного и того же в разных поставках) под слегка отличающимися названиями. Например, один контрагент пишет «Стол», другой — «Стол.», а третий — «Стол деревянный (офисный)». Если на каждый такой вариант создавать новую карточку в справочнике Номенклатура, база быстро засорится дублями, что приведет к пересортице, ошибкам в остатках и невозможности корректного анализа продаж.

Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу, соблюдая требования законодательства и используя современные инструменты автоматизации.

Метод 1: Организационно-правовое обоснование (Приказ по предприятию)

Прежде чем переходить к техническим настройкам в программе, разберем юридическую сторону вопроса. Бытует мнение, что бухгалтер обязан оприходовать товар символ в символ так, как указано в накладной поставщика. Однако это не совсем верно. Согласно принципам рациональности бухгалтерского учета, организация может присваивать товарам собственные наименования.

Проанализируем ситуацию: главное требование налоговых органов — возможность идентификации товара. Если из ваших документов (входящей накладной и внутреннего акта соответствия) понятно, что «Стол.» — это «Стол», претензий к вычету НДС или расходам быть не должно.

Для легализации этого процесса выполним следующие шаги:

1. Выпустим приказ по компании, в котором зафиксируем право принимать ТМЦ к учету по внутренним наименованиям организации.
2. Утвердим регламент сопоставления. В нем укажем, что при поступлении товаров с несущественными отличиями (знаки препинания, сокращения, порядок слов) они относятся на одну карточку номенклатуры.
3. Создадим таблицу соответствий (или классификатор), если изменения в названии значительны (например, покупка импортного товара под названием «Table» и оприходование как «Стол»).

Метод 2: Использование функционала «Номенклатура поставщиков»

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 реализован мощный механизм, позволяющий хранить названия поставщиков отдельно от вашего основного справочника. Разберем по шагам, как его активировать и использовать.

Включение функционала:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Параметры учета.
2. Откроем пункт Настройки номенклатуры.
3. Установим флажок напротив опции Номенклатура поставщиков.

Применение на практике:

После включения этой настройки в карточке номенклатуры или непосредственно в документе Поступление (акт, накладная, УПД) появится возможность указать, как именно этот товар называется у конкретного контрагента. Выясним, как это работает при вводе документа:

• При выборе вашей внутренней позиции Стол в табличной части документа, вы можете нажать на гиперссылку в поле номенклатуры и заполнить данные поставщика.
• Программа запомнит связь между вашим справочником и названием в документах партнера. При следующем поступлении от этого же поставщика 1С автоматически подставит ваш «Стол», увидев в файле или накладной «Стол.».
• Это позволяет не плодить дубли в справочнике Номенклатура, при этом сохраняя информацию о том, как товар назывался в первичке.

Метод 3: Работа через Электронный документооборот (ЭДО)

Если вы используете встроенный сервис 1С:ЭДО, проблема решается еще элегантнее. При получении электронного документа от поставщика система предлагает процедуру Сопоставления номенклатуры.

Проанализируем процесс сопоставления:

1. При первом поступлении нового наименования программа пометит его как «Не сопоставлено».
2. Вы вручную выбираете нужную позицию из вашего справочника Номенклатура.
3. Программа создает запись в регистре сведений. В дальнейшем все документы от этого поставщика с этим конкретным названием будут автоматически «превращаться» в вашу правильную номенклатуру еще до момента проведения документа.

Это исключает человеческий фактор и необходимость каждый раз проверять точки или запятые в названиях.

Метод 4: Использование артикулов и сервиса 1С:Номенклатура

Для однозначной идентификации товаров рекомендуется активно использовать поле Артикул. Артикул производителя — это уникальный идентификатор, который не меняется от наличия точки в названии. Если вы ведете учет по артикулам, то поиск дублей и сопоставление происходят значительно быстрее.

Также рассмотрим сервис 1С:Номенклатура. Это единый каталог описаний товаров. Если и вы, и ваш поставщик подключены к этому сервису, то карточки товаров загружаются с единым эталонным наименованием и уникальным кодом (GTIN). Это полностью снимает проблему различий в написании, так как идентификация идет по коду в облачной базе данных.

Особенности выставления ЭСЧФ и счетов-фактур

Важный вопрос, который задают пользователи: «Что писать в исходящем ЭСЧФ (или счете-фактуре), если товар пришел как "Стол деревянный", а у нас он просто "Стол"?».

Посмотрим на ситуацию со стороны закона: в счетах-фактурах наименование товара должно соответствовать первичным документам. Если вы перепродаете товар, вы вправе использовать свое наименование, принятое к учету. Если для вас критично указывать именно название поставщика в печатных формах, вы можете использовать дополнительные реквизиты или доработать печатную форму, чтобы в нее подтягивалось значение из регистра НоменклатураПоставщиков. Однако для большинства торговых операций достаточно единого внутреннего наименования, закрепленного приказом.

Подведем итог:

Для эффективной работы в 1С без дублей номенклатуры мы рекомендуем совмещать административные методы (приказы) с техническими средствами (сервис сопоставления номенклатуры поставщиков). Это обеспечит порядок в базе, актуальные остатки и отсутствие проблем с налоговыми органами при проверках.