При расчете заработной платы бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с необходимостью отразить депремирование сотрудника (например, за дисциплинарный проступок или невыполнение ключевых показателей). Распространенной ошибкой является попытка зарегистрировать такое уменьшение дохода через механизм удержаний. В результате пользователь обнаруживает, что в документе Начисление зарплаты и взносов сумма удержания зафиксирована, но НДФЛ рассчитывается от полной (неуменьшенной) суммы начислений.
В этой статье мы подробно разберем, почему удержание не должно влиять на налоговую базу по НДФЛ, проанализируем риски использования сомнительных обходных путей (таких как «минусовые» начисления) и рассмотрим методически верные варианты настройки программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП), которые позволят корректно рассчитать налоги и взносы с первого раза.
Давайте обратимся к законодательству. Согласно Налоговому кодексу РФ, расчетная база по НДФЛ формируется из всех доходов сотрудника, полученных им как в денежной, так и в натуральной форме. Удержания — это распределение уже начисленного (чистого) дохода сотрудника.
Если сотрудник решает перечислять часть зарплаты на благотворительность, гасит добровольный заем или выплачивает алименты по исполнительному листу, эти операции происходят уже после того, как доход был признан полученным, а налог — исчисленным. Соответственно, любые удержания никак не могут уменьшать налогооблагаемую базу по НДФЛ или базу для расчета страховых взносов. Единственное исключение, когда расчет производится от суммы «за вычетом НДФЛ», касается определения самой суммы удержания по исполнительным листам, но сам исчисленный налог от этого меньше не становится.
Кроме того, удержание «штрафов» или «лишений премии» напрямую из оклада за нарушение трудовой дисциплины грубо нарушает статью 137 Трудового кодекса РФ. Удержать деньги из уже начисленного оклада можно только в строго определенных законом случаях (например, для возврата аванса или исправления счетной ошибки).
Правильный с точки зрения закона и методологии учета подход — это уменьшение начисления (переменной части оплаты труда) еще до момента расчета налогов, а не удержание из уже заработанной суммы.
Недавно вступившие в силу изменения в статью 135 ТК РФ жестко регламентируют этот процесс:
Иногда расчетчики пытаются решить проблему «быстрым» способом: вводят разовое начисление с отрицательным значением (например, премию со знаком «минус»). Программа технически позволяет провести такой документ, и база НДФЛ действительно уменьшится. Однако этот способ влечет за собой серьезные проблемы в учете:
Возврат НДФЛ, иначе за организацией зависнет долг, который усложнит заполнение будущих ведомостей на выплату.Вывод очевиден: использовать начисления с минусом для депремирования нельзя. Рассмотрим три методически верных сценария настройки программы 1С:ЗУП 3.1.
Это самый удобный, автоматизированный и методически верный способ. Мы настроим формулу премии таким образом, чтобы она сама уменьшалась на величину лишения, введенную специальным документом.
Шаг 1. Создание нового показателя расчета.
Перейдем в меню Настройки, выберем пункт Показатели расчета зарплаты и нажмем кнопку Создать. Заполним реквизиты:
ЛишениеПремииШаг 2. Создание шаблона ввода исходных данных.
Чтобы вносить сумму депремирования удобным документом, перейдем в Настройки — Шаблоны ввода исходных данных и создадим новый шаблон:
ЛишениеПремии.Шаг 3. Изменение формулы начисления премии.
Перейдем в список начислений (Настройки — Начисления) и откроем карточку нашей премии. В поле Формула внесем изменения. Например, если премия рассчитывается фиксированной суммой, стандартная формула выглядит так:
СуммаПремии
Мы изменим ее, внедрив наш показатель депремирования и защитную функцию, которая не позволит начислению уйти в минус, даже если сумма лишения превысит плановую величину премии:
Макс(СуммаПремии - ЛишениеПремии, 0)
Шаг 4. Регистрация депремирования в рабочем процессе.
Теперь в месяце, когда сотрудника необходимо лишить премии:
Начисление зарплаты и взносов программа автоматически рассчитает премию уже в уменьшенном («чистом») размере. НДФЛ и страховые взносы изначально рассчитаются корректно, никаких отрицательных сумм и корректировок не возникнет.Если премия назначена сотруднику как плановое ежемесячное начисление (определенным процентом или фиксированной суммой), а в текущем месяце его необходимо лишить ее полностью или частично без изменения общих формул, мы можем воспользоваться кадровыми документами.
Разберем этот процесс по шагам:
Изменение плановых начислений или Кадровый перевод (раздел Кадры или Зарплата).При расчете заработной платы за этот месяц плановая премия либо вообще не начислится, либо начислится в уменьшенном объеме. Налоговая база НДФЛ сформируется правильно.
В организациях, где премирование не привязано к общему расчету зарплаты, а выплачивается по отдельным приказам, расчет сумм депремирования удобнее производить до момента ввода данных в информационную базу.
Для этого используется документ Премия (раздел Зарплата — Премии):
Премия вносятся уже итоговые, уменьшенные на сумму взыскания суммы к начислению.Мы выяснили, что использование разовых удержаний для целей депремирования — это методологическая ошибка, ведущая к завышению базы по НДФЛ и взносам. Попытка исправить ситуацию отрицательными начислениями приводит к серьезным сбоям в регламентированной отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
Для корректного ведения учета всегда используйте предварительное уменьшение начислений. Настройка формул с показателем лишения премии (Вариант А) или временное изменение плановых показателей (Вариант Б) позволит вам полностью автоматизировать этот процесс, избежать ручных корректировок и успешно сдавать отчетность с первого раза.