← На главную

В практике бухгалтерского учета часто возникает ситуация, когда сотрудник обязан возместить работодателю причиненный материальный ущерб. Согласно статье 138 Трудового кодекса РФ, размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. Важнейший нюанс заключается в том, что этот процент должен рассчитываться от суммы, оставшейся после удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 стандартные настройки произвольных удержаний не всегда позволяют легко обратиться к сумме НДФЛ в формуле. Разберем, как решить эту задачу максимально эффективно и автоматизировано.

Проблема использования НДФЛ в произвольных формулах

Проанализируем техническую сторону вопроса. Многие пользователи пытаются создать новое удержание и прописать формулу вида (РасчетнаяБаза - НДФЛ) * 0.2. Однако при редактировании формулы выясняется, что показатель НДФЛ недоступен для выбора. Это связано с архитектурой программы: удержания рассчитываются в документе «Начисление зарплаты и взносов» одновременно или даже до того, как будет окончательно определена сумма налога. Единственный механизм, в который «зашит» алгоритм автоматического уменьшения базы на сумму НДФЛ — это механизм исполнительных листов.

Способ №1: Использование механизма Исполнительных листов (Рекомендуемый)

Рассмотрим самый надежный способ, который позволит программе самостоятельно определять «чистый» доход сотрудника и брать от него нужный процент. Мы воспользуемся тем, что для исполнительных документов в системе уже реализован нужный нам алгоритм расчета.

1. Перейдем в раздел Настройка — Удержания.
2. Найдем в списке предопределенное удержание Удержание по исполнительному документу.
3. Нажмем кнопку «Создать копированием». Это важно, так как копия унаследует программный код, позволяющий вычитать НДФЛ из базы.
4. В открывшейся карточке укажем наименование, например: Возмещение ущерба (20% после НДФЛ).
5. На вкладке Основное проверим, что назначение удержания установлено как Исполнительный лист.
6. Перейдем на вкладку Расчет базы. Здесь нам нужно с помощью кнопки «Подбор» выбрать все виды начислений (оклад, премии, надбавки), с которых будет производиться расчет 20%.
7. На вкладке Налоги, взносы, бухучет в поле «Вид операции по зарплате» выберем Удержание по прочим операциям с работниками. Это критически важно для того, чтобы в бухгалтерском учете сумма попала на счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба», а не на 76-й счет.

После настройки вида расчета нам остается только назначить его сотруднику. Для этого создадим документ Исполнительный лист (раздел «Зарплата» — «Алименты и другие постоянные удержания»):

• В поле «Удержание» выберем созданный нами новый вид расчета.
• Укажем способ расчета: Процентом и поставим 20%.
• В поле «Вычитать НДФЛ из базы» обязательно должна стоять галочка (она появится автоматически, если мы правильно скопировали вид расчета).
• Укажем период, в течение которого будет производиться удержание.

Способ №2: Удержание по прочим операциям с фиксированной суммой

Если сумма ущерба фиксирована и не меняется от месяца к месяцу, или если вы предпочитаете рассчитывать сумму вручную, разберем альтернативный метод.

Выясним, как настроить удержание, которое не будет называться «Исполнительным листом» в расчетном листке. Для этого создадим новый вид удержания с назначением Удержание в счет расчетов по прочим операциям. В настройке «Удержание выполняется» укажем Ежемесячно. Показатель выберем — Результат вводится фиксированной суммой.

После записи такого удержания в журнале Алименты и другие постоянные удержания появится возможность создать документ Удержание по прочим операциям. В этом документе мы просто фиксируем сумму, которую программа будет стабильно вычитать каждый месяц. Плюс этого метода в простоте, минус — в отсутствии автоматического пересчета при изменении дохода сотрудника.

Настройка формулы для продвинутых пользователей

Если вы все же решите использовать произвольную формулу, посмотрим, как это можно реализовать через создание собственных показателей. Разберем пример формулы:

РасчетнаяБаза * ПроцентУдержания / 100

Чтобы реализовать это в программе, выполним следующие шаги:

1. Создадим показатель ПроцентУдержания. Настроим его как «Для сотрудника» и укажем, что он используется «Во всех месяцах после ввода значения».
2. В виде расчета на закладке Расчет базы подберем нужные начисления.
3. Помните, что в данном случае РасчетнаяБаза будет включать в себя НДФЛ. Чтобы «обойти» это ограничение без использования механизма исполнительных листов, некоторые бухгалтеры используют коэффициент 0.87 (соответствует 100% - 13% налога):

РасчетнаяБаза * 0.87 * (ПроцентУдержания / 100)

Внимание! Проанализируем риски данного метода: формула с коэффициентом 0.87 будет работать корректно только в том случае, если у сотрудника нет налоговых вычетов (на детей, имущественных и т.д.). Если вычеты есть, реальная ставка налога будет ниже 13%, и формула выдаст ошибочный результат, занизив сумму удержания.

Отражение в бухгалтерском учете и контроль лимитов

Выясним, как правильно отразить результаты в проводках. Для удержаний по возмещению ущерба целевым счетом является 73.02. В 1С:ЗУП 3.1 за это отвечает поле Вид операции по зарплате в настройках удержания. Если выбрано Удержание по прочим операциям с работниками, то при синхронизации с «1С:Бухгалтерией» данные корректно лягут в дебет счета 70 и кредит счета 73.02.

Также важно упомянуть документ Ограничение взысканий. Если у сотрудника несколько удержаний (например, алименты 25% и ущерб 20%), их общая сумма может превысить законодательный лимит. В современных версиях ЗУП 3.1 рекомендуется в конце месяца создавать этот документ. Он проанализирует все начисления и удержания сотрудника, проверит общую сумму на соответствие статье 138 ТК РФ и автоматически уменьшит сумму текущего удержания, если лимит превышен, перенеся остаток задолженности на следующий месяц.

Подведем итог: использование копии Исполнительного листа — это наиболее технически грамотный путь в 1С:ЗУП 3.1, так как он гарантирует точность расчета от «чистой» зарплаты и корректное взаимодействие с механизмами контроля ограничений взысканий.