Довольно часто в практике бухгалтера возникает ситуация, когда расчеты с сотрудником ведутся не только через стандартную зарплатную ведомость, но и через подотчетные суммы (счет 71). Если сотруднику случайно выплатили часть зарплаты как подотчетные средства, в бухгалтерском учете сальдо может схлопнуться, однако в зарплатном блоке (например, в «1С:Зарплата и управление персоналом» или зарплатном модуле «1С:ERP») будет продолжать висеть долг предприятия перед работником. Рассмотрим подробно, как правильно скорректировать эту сумму, чтобы расчетный листок отражал корректные данные.
Один из самых простых, но требующих внимательности способов — это использование механизма отрицательных начислений. Разберем этот вариант по шагам.
Когда мы видим в расчетном листке сумму «Задолженность за предприятием», это означает, что программа зафиксировала начисление дохода, но не увидела его выплату. Если мы хотим уменьшить эту задолженность, мы можем ввести документ Начисление зарплаты и взносов или Разовое начисление с отрицательным значением.
Алгоритм действий:
НДФЛ в документе.Этот способ позволяет оперативно «схлопнуть» сумму в расчетном листке, но он может повлиять на средний заработок для отпусков и больничных, если не настроить вытеснения и приоритеты правильно. Поэтому рассмотрим более технологичные методы.
Выясним причину, почему сумма висит в листке. Расчетный листок в 1С формируется не на основании проводок по счету 70, а на основании данных в специальных регистрах накопления. Если выплата прошла по 71 счету, записи в эти регистры не попали. Чтобы исправить ситуацию, нам нужно добавить их вручную.
Проанализируем ситуацию через инструмент «Корректировка регистров» (в некоторых конфигурациях доступен через «Перенос данных»):
Администрирование — Переносы данных (или используем поиск по функциям).Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.После проведения этого документа программа «посчитает», что долг перед сотрудником погашен. Этот метод является наиболее «чистым» с точки зрения учета НДФЛ и среднего заработка, так как он не затрагивает начисления, а корректирует только остатки взаиморасчетов.
Разберем еще один практический способ, который часто используют бухгалтеры, чтобы не лезть в технические регистры. Мы можем создать «фиктивную» или техническую ведомость.
Рассмотрим процесс:
Ведомость в кассу или Ведомость в банк на сумму 10 000 руб.Дт 70 Кт 50 (51). Чтобы этого не произошло, в бухгалтерской базе у такого документа нужно снять флаг отражения в учете или просто не создавать на его основании расчетно-кассовый ордер / списание с расчетного счета.Если ошибка тянется из прошлых периодов или возникла при переносе данных, можно воспользоваться специализированным интерфейсом. Посмотрим на меню Выплаты — Начальная задолженность по заработной плате.
В открывшемся списке документов можно найти записи по конкретному сотруднику. Если мы вручную изменим сумму начальной задолженности, расчетный листок за текущий месяц изменится автоматически. Однако помните, что этот способ лучше использовать только в том случае, если ошибка возникла в самом начале ведения учета в программе.
Проанализируем крайне важный аспект: налоги. Если 10 000 руб. были выплачены сотруднику через 71 счет (как подотчет), то с точки зрения налоговой инспекции это может выглядеть как попытка уклонения от НДФЛ и взносов, если эти деньги фактически являются оплатой труда.
Если мы просто «списываем» долг в расчетном листке одним из вышеуказанных способов, мы должны убедиться, что:
Операция учета НДФЛ).Если же это была действительно ошибочная выплата, которую сотрудник должен вернуть, то логичнее использовать механизм Удержания, но, как правильно заметили эксперты, это приведет к повторному списанию денег у человека. Поэтому вариант с «технической выплатой» или «корректировкой регистров» остается приоритетным для исправления именно визуального отображения долга в расчетном листке.
Если вы обладаете навыками программирования или имеете доступ к консоли запросов, вы можете проверить остатки по регистрам, чтобы точно определить, по какому «разрезу» (статья расходов, период, документ-основание) висит сумма. Пример структуры движения, которую нужно эмулировать в Корректировке регистров:
// Пример записи в регистр ВзаиморасчетыССотрудниками
Движение = РегистрыНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками.СоздатьНаборЗаписей();
НоваяЗапись = Движение.Добавить();
НоваяЗапись.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Расход;
НоваяЗапись.Период = ТекущаяДата();
НоваяЗапись.Физлицо = СсылкаНаСотрудника;
НоваяЗапись.Организация = СсылкаНаОрганизацию;
НоваяЗапись.СуммаВзаиморасчетов = 10000;
// Не забываем про регистратор и запись набора
Подведем итог: для исправления расчетного листка без влияния на налоги и средний заработок лучше всего использовать Корректировку регистров или Техническую ведомость (без отражения в бух-учете). Если же вы хотите, чтобы корректировка была видна самому сотруднику в листке (как пояснение), используйте отрицательное начисление с четким комментарием в наименовании вида расчета.