← На главную

В процессе расчета и выплаты заработной платы иногда возникают ситуации, когда сотруднику перечисляется сумма больше положенной — например, вследствие счетной ошибки, несвоевременного предоставления документов об отсутствии или перерасчета начислений задним числом. Когда сотрудник добровольно возвращает излишек наличными деньгами в кассу организации, бухгалтер оформляет документ Приходный кассовый ордер (ПКО). Однако пользователи конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 2» (а также «1С:ERP 2») часто сталкиваются с проблемой: по бухгалтерскому учету (счет 70) взаиморасчеты закрываются, но в расчетном листке и зарплатных отчетах задолженность продолжает висеть.

Разберем по шагам, почему возникает эта проблема, как устроена зарплатная подсистема в современных решениях 1С и какими способами можно правильно закрыть долг в регистрах расчета зарплаты.

Выясним причину расхождения бухгалтерского и зарплатного учета

В предыдущих редакциях программ (например, в «1С:Комплексная автоматизация 1.1») кассовые и банковские документы напрямую формировали проводки и параллельно делали движения по зарплатным регистрам накопления. В архитектуре 1С:КА 2 и 1С:ERP 2 зарплатная подсистема построена на базе «1С:ЗУП 3» и работает изолированно от оперативного кассового контура.

Когда мы проводим документ Приходный кассовый ордер, программа регистрирует движение денежных средств и бухгалтерскую проводку (Дт 50 — Кт 70), но этот документ не выполняет записей в специализированные зарплатные регистры накопления:

1. Взаиморасчеты с сотрудниками — отвечает за формирование итогового сальдо в зарплатных отчетах и расчетном листке.
2. Зарплата к выплате — контролирует остатки сумм, доступных к заполнению в ведомостях на выплату.
3. Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — хранит информацию о расчетах с персоналом в разрезе статей финансирования и периодов.

Если в кассовом документе не задействованы эти регистры, программа считает, что деньги в кассу предприятия поступили, но сам зарплатный долг перед сотрудником или за сотрудником не урегулирован. Универсальный документ Корректировка регистров также не позволяет выбрать данные регистры, так как они заблокированы для ручной корректировки через этот механизм.

Способ 1. Отражение ПКО и закрытие зарплатных регистров через документ «Перенос данных»

Этот способ является наиболее точным и методологически правильным с точки зрения архитектуры системы. Разберем его реализацию по этапам.

Шаг 1. Проведение возврата денег в кассу

Для того чтобы в кассовых документах стала доступна прямая корреспонденция со счетом 70, проверим системную настройку. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг — Финансовый результат и убедимся, что включена опция Учитывать прочие активы и пассивы.

1. Создадим документ Приходный кассовый ордер с видом операции Прочее поступление.
2. На вкладке Расшифровка платежа переключим режим в положение Статьи активов/пассивов.
3. Выберем статью активов/пассивов Оплата труда.
4. В параметрах счета регл. учета укажем счет 70, выберем конкретного сотрудника и вид начисления. Проведем документ — он сформирует проводку Дт 50 — Кт 70.

Шаг 2. Корректировка зарплатных регистров

Поскольку документ Корректировка регистров не содержит зарплатной подсистемы, обратимся к служебному документу Перенос данных. Найдем его через главное меню: Функции для технического специалиста (или Все функции) — Документы — Перенос данных.

1. Создадим новый документ Перенос данных на дату возврата денег.
2. Нажмем кнопку Настройка состава регистров.
3. На вкладке Регистры накопления отметим флажками регистры: Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками. Нажмем ОК.
4. На каждой появившейся вкладке добавим строку: выберем физическое лицо, сотрудника, подразделение и укажем сумму возвращенной переплаты с отрицательным знаком (сторнирование излишне выплаченной суммы).
5. Проведем документ и сформируем расчетный листок. Сальдо задолженности за работником будет закрыто.

Способ 2. Регистрация удержания с отрицательной суммой

Проанализируем второй практический подход, который позволяет обойтись без технических документов и прямо поддерживается расчетной частью программы.

В трудовом законодательстве (ст. 137 ТК РФ) предусмотрена возможность удержания излишне выплаченных сумм вследствие счетных ошибок. В программе для этого можно использовать механизм удержаний:

1. Оставим проведенным кассовый ордер (ПКО), сформировавший бухгалтерскую проводку.
2. Создадим документ регистрации удержания (например, Удержание по прочим операциям) или введем разовое удержание.
3. В качестве вида удержания выберем удержание с назначением Возврат излишне выплаченных сумм вследствие счетных ошибок.
4. Укажем сумму со знаком «минус» (отрицательное значение). При расчете зарплаты или фиксации разового документа расчетный листок учтет эту операцию как уменьшение выплаты, что скорректирует итоговый долг сотрудника.

Способ 3. Использование документа «Начальная задолженность по зарплате»

Если доступ к техническому документу Перенос данных ограничен правами пользователя, можно применить документ Начальная задолженность по зарплате в текущем расчетном периоде.

1. Перейдем в раздел зарплатного учета и создадим новый документ Начальная задолженность по зарплате, указав дату текущего расчетного месяца.
2. В табличной части выберем сотрудника и внесем сумму корректировки взаиморасчетов.
3. Этот документ напрямую формирует записи в регистры Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.
4. После проведения документа обязательно проконтролируем результат: откроем отчет Расчетный листок за закрываемый месяц и убедимся, что начальное и конечное сальдо сходятся с данными оборотно-сальдовой ведомости по счету 70.

Важные нюансы: перерасчет начислений и учет НДФЛ

Рассмотрим случай, когда переплата возникла из-за того, что сотруднику первоначально начислили больше, чем положено, а затем документы начисления (например, Начисление зарплаты и взносов или Увольнение) были исправлены в меньшую сторону.

1. Пересчет НДФЛ: При уменьшении базы начисления налог с излишка становится излишне удержанным. В расчетном листке появится строка «Излишне удержанный НДФЛ». Чтобы вернуть этот налог сотруднику или зачесть его по правилам ст. 231 НК РФ, необходимо ввести документ Возврат НДФЛ, либо программа автоматически уменьшит сумму удержания при следующей выплате.
2. Если сотрудник продолжает работать: Если работник не уволен, вносить наличные деньги через ПКО не обязательно. Достаточно зарегистрировать исправление начисления в текущем периоде. Программа сформирует долг за сотрудником и при следующем расчете автоматически уменьшит сумму к выплате в документе Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
3. Правовые ограничения: Согласно ст. 137 ТК РФ, принудительное удержание работодателем допускается только при счетных ошибках или признанной вине работника. В остальных ситуациях возврат оформляется исключительно добровольно — либо по письменному заявлению работника с удержанием из будущих доходов, либо путем внесения наличных средств в кассу организации.