Переход с одной версии конфигурации на другую — это всегда ответственный процесс, особенно если он совпадает с началом календарного года и проведением массовой индексации заработной платы. Многие специалисты сталкиваются с дилеммой: отразить изменения в старой базе ЗУП 2.5 и перенести уже готовые данные или же выполнить индексацию уже в новой ЗУП 3.1. Основная сложность заключается в том, что при простом переносе новых окладов программа «теряет» информацию о самом факте повышения, что приводит к заниженному расчету среднего заработка для отпусков и командировок в будущем.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно организовать этот процесс, проанализируем технические нюансы и выберем оптимальную стратегию работы в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.
Давайте выясним причину, по которой обычный перенос данных может оказаться некорректным. Согласно Постановлению №922, при индексации окладов в организации выплаты, начисленные в расчетном периоде до повышения, должны быть увеличены на коэффициент индексации. Если мы просто внесем новые, уже проиндексированные оклады в документ Начальная штатная расстановка на 01.01.2018, система воспримет их как «данность», а не как результат повышения. В итоге при расчете отпуска в 2018 году выплаты за 2017 год будут взяты в их фактическом (старом) размере без повышающего коэффициента. Это прямое нарушение законодательства и занижение выплат сотрудникам.
Рассмотрим два проверенных способа решения этой задачи.
Этот способ считается наиболее правильным с точки зрения логики работы программы. Мы рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий:
ЗУП 2.5 по состоянию на 01.01.2018, но с окладами, которые действовали до индексации (то есть на 31.12.2017).Изменение штатного расписания от 01.01.2018. В нем укажем новые размеры окладов.Изменение штатного расписания воспользуемся кнопкой Изменить начисления сотрудников. Программа создаст документ Индексация заработка (или Изменение плановых начислений с установленным флагом об индексации).Индексация заработка система автоматически рассчитает коэффициент индексации для каждого сотрудника. Это гарантирует, что при последующих расчетах среднего заработка программа «увидит» необходимость корректировки выплат за прошлые периоды.Разберем пример: у сотрудника был оклад 10 000 руб. и надбавка 2 000 руб. С 1 января оклад стал 12 000 руб., а надбавка — 3 000 руб. В ЗУП 3.1 механизм расчета коэффициента более совершенен, чем в старых версиях. Коэффициент будет рассчитан как отношение нового ФОТ к старому: (12000 + 3000) / (10000 + 2000) = 1.25. Именно это значение запишется в регистры для расчета среднего.
Если данные уже перенесены с новыми окладами и возвращаться назад невозможно, проанализируем ситуацию с технической стороны. Нам необходимо вручную «сообщить» программе о наличии коэффициентов индексации.
Для этого воспользуемся документом Перенос данных:
Перенос данных (раздел Администрирование — Переносы данных).Коэффициенты индексации заработка.ЗУП 2.5.Этот метод более трудозатратный при большой численности персонала, однако он позволяет избежать переделывания документов ввода начальных остатков.
Важно помнить, что в новой версии программы индексируются не все начисления подряд. Посмотрим на настройки. Чтобы показатель (например, оклад или ежемесячная надбавка) участвовал в процессе индексации, в настройках самого начисления на вкладке Основное должен быть установлен флаг Является тарифной ставкой или в настройках показателя должно быть отмечено, что он подлежит индексации.
Проанализируем также механизм округления. В ЗУП 3.1 предусмотрена очень гибкая настройка в документе Индексация заработка. Мы можем выбрать округление до рубля или даже в пользу сотрудника. Это позволяет избежать «копеечных» расхождений, которые часто возникали в версии 2.5.
После того как мы провели индексацию одним из способов, обязательно нужно убедиться, что система «подхватила» изменения для расчета среднего заработка. Предлагаем выполнить следующий алгоритм проверки:
Отпуск в феврале 2018 года для любого сотрудника.Начислено (подробно) и нажмем кнопку печати Справка-расчет среднего заработка.Коэффициент. Если в строках за месяцы 2017 года стоит коэффициент больше единицы (например, 1.05), значит, все сделано верно. Если же там стоит «1», программа не учитывает индексацию, и расчет будет занижен.Если вы столкнулись с тем, что некоторые показатели не индексируются (например, Денежное вознаграждение у госслужащих), проверьте настройки этого начисления. Скорее всего, в списке Индексируемые показатели для данного вида расчета не указан нужный параметр.
Используя приведенные инструкции, мы сможем корректно завершить переход на 1С:ЗУП 3.1 и обеспечить полное соответствие учета требованиям законодательства.