← На главную

В процессе работы с входящей корреспонденцией часто возникает ситуация, когда над одним письмом должен работать не один человек, а целая группа сотрудников. При этом руководителю важно не просто «раскидать» задачи, но и сохранить прозрачность: кто именно работал над документом, какие результаты достигнуты и соблюдены ли сроки. В редакции 2.1 (2.1.11.5) программы «1С:Документооборот 8 КОРП» есть несколько штатных механизмов для реализации такой задачи. Рассмотрим их подробно, разберем по шагам логику настройки и проанализируем инструменты отчетности.

Метод 1. Использование бизнес-процесса «Исполнение» с несколькими исполнителями

Это основной и самый правильный с точки зрения логики системы способ. Несмотря на то, что в самой карточке документа поле Ответственный может быть только одно, процесс работы может вовлекать неограниченное количество участников. Разберем типичный алгоритм совместной работы:

1. Регистрация и направление на рассмотрение. Секретарь регистрирует входящее письмо и направляет его руководителю на рассмотрение.
2. Вынесение резолюции. Руководитель в задаче рассмотрения пишет текст резолюции, где указывает список всех сотрудников (например, «Иванову, Петрову, Сидорову подготовить ответ к 20.10»).
3. Запуск процесса исполнения. После того как руководитель нажимает «Рассмотрено», письмо возвращается секретарю (или иному лицу, ответственному за обработку резолюций). На основании резолюции секретарь запускает процесс Исполнение.
4. Добавление соисполнителей. В табличную часть процесса «Исполнение» добавляются все сотрудники, указанные в резолюции. Здесь важно распределить роли:
   • Ответственный исполнитель: Тот, кто отвечает за финальный результат и сводит отчеты других.
   • Исполнители (соисполнители): Все остальные участники процесса.

Важный нюанс: в настройках процесса можно указать вариант исполнения «Всем одновременно» или «По очереди». Для группы, работающей параллельно, выбираем одновременный вариант. В этом случае каждый получит свою задачу, сможет приложить отчет о выполнении и зафиксировать факт своей работы.

Метод 2. Применение ролей исполнителей

Если работа над письмом должна выполняться не конкретными людьми, а представителями определенных подразделений (например, «Юристы»), мы можем использовать механизм Роли исполнителей. Проанализируем преимущества этого подхода:

Вместо выбора конкретного пользователя Иванов И.И., мы выбираем роль Юристы. Если в настройках роли не стоит флаг «Исполняет один сотрудник», то задачу увидят все участники, входящие в эту роль. Это позволяет группе оперативно подхватывать задачи. Однако для персональной отчетности система зафиксирует того, кто первым принял задачу в работу и нажал кнопку «Выполнено».

Метод 3. Фиксация группы в карточке через дополнительные реквизиты

Если руководителю недостаточно видеть исполнителей в задачах и он хочет видеть список «соответственных» прямо в карточке документа (вкладка «Свойства»), мы можем расширить возможности программы без программирования. Разберем, как это настроить:

1. Перейдем в раздел Настройка и администрация — Дополнительные реквизиты.
2. Найдем набор реквизитов для Входящие документы.
3. Создадим новый реквизит, например, Группа соисполнителей.
4. В поле «Тип значения» выберем Пользователь.
5. Критически важно: установим флаг «Допускает множественный выбор» (если это предусмотрено вашей версией). Это позволит выбирать несколько сотрудников в одно поле.

Теперь в карточке документа всегда будет виден список лиц, закрепленных за этим письмом, независимо от того, какие процессы запущены.

Метод 4. Настройка контроля и получение сводной отчетности

Чтобы секретарь мог составить сводку, о которой говорилось в сообщении №7, необходимо использовать механизмы контроля и встроенные отчеты. Выясним, какие инструменты наиболее эффективны:

Функция «Контроль»: В карточке документа или в процессе исполнения нажмите на кнопку К (Поставить на контроль). Вы можете поставить на контроль как весь документ, так и отдельные задачи конкретных исполнителей. Контролер будет видеть сроки и статус выполнения в специальном окне «На контроле».

Для формирования итоговых отчетов руководителю в «1С:Документооборот 2.1 КОРП» следует использовать следующие формы:

1. Справка об исполнительской дисциплине. Этот отчет — мощный инструмент для анализа. Он показывает в разрезе сотрудников: сколько задач было назначено, сколько выполнено в срок, сколько просрочено. Рассмотрим пример данных, которые он выдает:
   Скопировать код

   
   Исполнитель | Всего задач | В срок | Просрочено | В работе
   Иванов И.И. | 10          | 8      | 1          | 1
   Петров В.В. | 10          | 5      | 4          | 1
   

2. Отчет «Задачи». Позволяет отфильтровать список всех задач по конкретному входящему документу. В нем будет видно: кто исполнитель, какой текст отчета он написал при завершении задачи и когда фактически была нажата кнопка «Выполнено».
3. Печатная форма «Карточка документа». Как упоминалось в обсуждении, это штатный способ быстро увидеть всю историю работы с документом, включая все резолюции и отчеты об исполнении.

Метод 5. Организация иерархии через подзадачи

Проанализируем ситуацию, когда основной ответственный исполнитель сам распределяет работу. В 1С:ДО это реализуется через Подзадачи. Ответственный, получив задачу «Исполнить», не выполняет её сразу, а на основании этой задачи создает новый процесс «Исполнение» для своих коллег. В системе выстраивается дерево процессов. Это позволяет руководителю видеть не просто плоский список, а структуру делегирования: кто кому поручил часть работы и на каком этапе находится каждый соисполнитель.

Резюмируем: Несмотря на то, что поле «Ответственный» в карточке одно, полноценная групповая работа в версии 2.1 реализуется через табличную часть бизнес-процессов и механизмы соисполнения. Для визуального удобства используйте дополнительные реквизиты, а для жесткого надзора — отчеты по исполнительской дисциплине и мониторинг процессов. Это обеспечит полный цикл управления входящей корреспонденцией от регистрации до финального архивирования.