Почему в 1С:ЗУП 3.1 списочная численность в отчете П-4 (НЗ) для сотрудников на полставки заполняется некорректно и как это исправить

При подготовке квартальной статистической отчетности по форме П-4 (НЗ) («Сведения о неполной занятости и движении работников») кадровые специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1). Сотрудники, работающие на неполную ставку (например, на 0.5 или 0.25 ставки), отражаются в списочной численности как дробные значения (0.5 или 0.25 соответственно), тогда как по правилам заполнения они должны учитываться как целые единицы. В рамках этой статьи мы подробно разберем методологию Росстата, выясним технические причины этой ошибки в коде 1С, рассмотрим способы ее исправления и методы проверки итоговых показателей.

Методологические основы: списочная против среднесписочной численности

Для того чтобы понять, почему возникает путаница, рассмотрим нормативную базу и официальные указания Росстата по заполнению статистических форм. Основной источник разногласий между расчетными алгоритмами программы и требованиями кадровой службы кроется в неверной трактовке понятий списочной и среднесписочной численности работников:

1. Форма П-4 (месячная/квартальная): В графе 2 этой формы отражается среднесписочная численность работников. Согласно пункту 79.3 Указаний Росстата, лица, принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, при определении среднесписочной численности учитываются пропорционально фактически отработанному времени. То есть сотрудник на 0.5 ставки законно учитывается в П-4 как 0.5 человека.
2. Форма П-4 (НЗ) (квартальная): В строке 11 (в некоторых редакциях бланка — строка 13) отражается именно списочная численность сотрудников на конец отчетного квартала. Согласно тем же Указаниям Росстата, в списочной численности за каждый календарный день (как фактически работающие, так и отсутствующие) сотрудники, принятые на неполную ставку в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием, учитываются за каждый календарный день как целые единицы (то есть как 1).

Таким образом, отражение сотрудников с неполным рабочим временем в виде долей ставки в отчете П-4 (НЗ) является грубой методологической ошибкой, искажающей государственную статистическую отчетность.

Технический анализ проблемы в кодовой базе 1С:ЗУП 3.1

Выясним причину, почему в ранних версиях программы 1С:ЗУП 3.1 расчет выполнялся некорректно. Для этого проанализируем логику формирования отчета через схему компоновки данных (СКД). Отчет обращается к специализированному макету СхемаКомпоновкиДанныхКадры, расположенному внутри общего отчета СтатистикаПерсонала.

Проблема кроется в запросе временной таблицы ВТЧисленностьПоРабочимДням. Разработчики использовали универсальный алгоритм получения численности, который по ошибке транслировал данные о ставках сотрудников в показатели списочного состава. Рассмотрим фрагмент исходного запроса СКД:

ВЫБОР
    КОГДА СотрудникиПоДнямСокращенная.ЭтоДоговорГПХ ТОГДА 1
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние ЕСТЬ NULL ТОГДА 0
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускПоБеременностиИРодам) ТОГДА 0
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускУчебныйНеоплачиваемый) ТОГДА 0
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускПоУходуЗаРебенком) ТОГДА 0
    КОГДА ГрафикиРаботыСотрудниковПоДням.СокращеннаяРабочаяНеделя ТОГДА ГрафикиРаботыСотрудниковПоДням.КоэффициентНеполнойНедели
    КОГДА СотрудникиПоДнямПополненныеДоговорамиГПХ.КоличествоСтавок < 1 ТОГДА СотрудникиПоДнямПополненныеДоговорамиГПХ.КоличествоСтавок
    ИНАЧЕ 1
КОНЕЦ

Обратим внимание на условие КОГДА СотрудникиПоДнямПополненныеДоговорамиГПХ.КоличествоСтавок < 1 ТОГДА СотрудникиПоДнямПополненныеДоговорамиГПХ.КоличествоСтавок. Именно эта строка заставляла программу брать дробные значения ставок (например, 0.5) вместо целой единицы для списочного состава, что приводило к занижению показателей в П-4 (НЗ).

Способы решения проблемы

Рассмотрим два основных варианта исправления этой ситуации в зависимости от того, есть ли у вас возможность обновить конфигурацию 1С или требуется оперативное ручное исправление в коде.

Вариант 1. Официальное обновление программы (Рекомендуемый)

Фирма «1С» зарегистрировала данное поведение системы как официальную ошибку под кодом 30160447. Ошибка была полностью устранена разработчиками, начиная с релиза 3.1.6.6.

Разберем по шагам действия для исправления:

1. Выполним резервное копирование информационной базы 1С:ЗУП.
2. Произведем обновление конфигурации до актуального релиза (версия должна быть не ниже 3.1.6.6, а в современных реалиях рекомендуется использовать последние актуальные версии веток 3.1.27 / 3.1.30 и далее).
3. После обновления зайдем в раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность», переоткроем или создадим заново отчет П-4 (НЗ) за нужный период и нажмем кнопку «Заполнить». Программа автоматически рассчитает показатели списочной численности в целых единицах.

Вариант 2. Временное ручное исправление запроса (Для нетиповых конфигураций)

Если ваша база находится на доработке и оперативно обновить ее до нужного релиза невозможно, вы можете скорректировать запрос СКД самостоятельно (или с помощью программиста 1С). Проанализируем, как должен выглядеть исправленный запрос для корректного вывода целых единиц:

ВЫБОР
    КОГДА СотрудникиПоДнямСокращенная.ЭтоДоговорГПХ ТОГДА 1
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние ЕСТЬ NULL ТОГДА 0
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускПоБеременностиИРодам) ТОГДА 1
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускУчебныйНеоплачиваемый) ТОГДА 0
    КОГДА СостоянияСотрудников.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияСотрудника.ОтпускПоУходуЗаРебенком) ТОГДА 1
    ИНАЧЕ 1
КОНЕЦ

В этой конструкции мы принудительно убираем зависимость от реквизита КоличествоСтавок, благодаря чему программа при расчете списочной численности для П-4 (НЗ) будет всегда возвращать 1 для штатных сотрудников, независимо от размера их рабочей ставки.

Как проверить правильность заполнения отчета П-4 (НЗ) в 1С:ЗУП

Для контроля правильности заполнения численности сотрудников на конец квартала (строка 11) мы можем воспользоваться типовыми кадровыми отчетами конфигурации. Рассмотрим этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел «Кадры» — «Кадровые отчеты» и откроем отчет «Численность и текучесть кадров».
2. Установим период отчета, соответствующий отчетному кварталу.
3. Нажмем кнопку «Настройки...» и перейдем в расширенный режим настройки отчета.
4. Вкладка «Фильтры/Отборы»: добавим условие отбора Вид занятости Равно "Основное место работы". Это критически важно, так как в списочную численность строки 11 отчета П-4 (НЗ) не включаются внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Внутренние совместители учитываются только один раз по основному месту работы.
5. Сформируем отчет. Сравним полученный показатель численности на конец периода с данными строки 11 отчета П-4 (НЗ). Теперь эти показатели должны полностью совпадать и быть представлены исключительно в целых числах.

Особые случаи учета сотрудников в списочной численности

При проверке данных важно помнить о некоторых категориях работников, учет которых регулируется отдельными правилами методологии Росстата:

• Декретницы и находящиеся в отпусках по уходу за ребенком: Женщины в отпусках по беременности и родам, а также сотрудники в отпусках по уходу за ребенком включаются в списочную численность (строка 11) как целые единицы. При этом из строки 11 они справочно детализируются в строках ниже по возрастам детей (до 1.5 лет и от 1.5 до 3 лет).
• Мобилизованные сотрудники: Сотрудники, призванные по мобилизации или проходящие службу по контракту добровольно, на весь период службы сохраняются в списочной численности организации на конец отчетного квартала (строка 11) как целые единицы и не отражаются в числе выбывших (строка 07).
• Внутреннее совместительство: Если сотрудник оформлен в организации на основное место работы на 0.5 ставки и на внутреннее совместительство еще на 0.5 ставки, программа должна учесть его в отчете П-4 (НЗ) ровно один раз как целую единицу (1).

Используя приведенные инструкции и своевременно обновляя программный продукт 1С:ЗУП, вы сможете избежать ошибок при сдаче статистической отчетности и обеспечите полное соответствие кадрового учета требованиям законодательства РФ.