Как настроить аналитику по сотрудникам на счете 10.11 «Спецодежда в эксплуатации» в 1С?

При ведении учета спецодежды и спецоснастки в конфигурациях «1С:Комплексная автоматизация» (ред. 1.1) и «1С:Управление производственным предприятием» (ред. 1.3) бухгалтеры и аудиторы часто требуют видеть остатки материалов в эксплуатации с детализацией по конкретным физическим лицам прямо в оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.11. Однако типовой план счетов содержит на этом счете только аналитику по номенклатуре и партиям (или назначениям использования).

Разберем архитектурные особенности подсистемы учета спецодежды, выясним причину возникновения сложностей при добавлении нового субконто и рассмотрим два практических варианта решения поставленной задачи.

Почему простое добавление субконто на счет 10.11 не решает проблему

Проанализируем типовой механизм работы конфигурации. Если добавить в конфигураторе к счету 10.11 дополнительный вид субконто со справочником ФизическиеЛица или РаботникиОрганизаций, поведение системы будет следующим:

1. При проведении первичного документа передачи материалов в эксплуатацию новое субконто заполнится корректно, так как реквизит сотрудника присутствует в табличной части документа.
2. При выполнении регламентных процедур (документы Погашение стоимости (спецодежда, спецоснастка, инвентарь) или Расчет себестоимости выпуска при включенном РАУЗ) проводка по кредиту счета 10.11 сформируется без заполнения сотрудника.

Причина такого поведения кроется в алгоритмах общих модулей. Процедуры формирования движений регламентных документов жестко регламентированы: программа транслирует в регистр бухгалтерии Хозрасчетный только предопределенные разрезы аналитики, заложенные разработчиками типовой конфигурации. В результате по дебету счета сотрудник будет заполнен, а по кредиту — останется пустым, что приведет к разрыву сальдо в разрезе добавленного субконто.

Решение 1. Использование типовых регистров учета без доработки плана счетов (рекомендуемый способ)

Рассмотрим, как изначально спроектирован учет спецодежды в конфигурациях линейки КА 1.1 / УПП 1.3. Параллельно с проводками бухгалтерского учета программа всегда ведет специализированный регистр накопления Материалы в эксплуатации (бухгалтерский учет).

В этом регистре изначально присутствуют все необходимые измерения:

1. Организация
2. ФизЛицо
3. Номенклатура
4. Назначение использования
5. Документ передачи

Разберем по шагам, как правильно закрыть требования проверяющих и аудиторов без переписывания типового закрытия месяца:

1. Формирование отчета: Для анализа остатков и движения спецодежды по работникам используем стандартный отчет Ведомость по учету материалов в эксплуатации либо настраиваем Универсальный отчет по регистру накопления Материалы в эксплуатации (бухгалтерский учет).
2. Сверка с балансом: Итоговые количественные и суммовые остатки по данному отчету полностью совпадают с сальдо по счету 10.11 в оборотно-сальдовой ведомости.
3. Отражение в учетной политике: В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ) формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению главного бухгалтера. Закрепляем в учетной политике предприятия, что регистром аналитического учета спецодежды по физическим лицам является Ведомость по учету материалов в эксплуатации. Это полностью снимает претензии проверяющих органов и аудиторов.

Решение 2. Программная доработка заполнения субконто через подписку на событие

Если требования регламента компании строго обязывают видеть сотрудника именно в ОСВ по счету 10.11, потребуется внесение изменений в конфигурацию. Чтобы не изменять сложные модули расчета себестоимости и подсистемы РАУЗ, реализуем заполнение субконто через подписку на событие.

Разберем порядок доработки:

1. В плане счетов Хозрасчетный добавляем к счету 10.11 третье субконто с типом СправочникСсылка.ФизическиеЛица.
2. Создаем подписку на событие для объекта РегистрБухгалтерииНаборЗаписей.Хозрасчетный с событием ПередЗаписью.
3. В обработчике подписки анализируем проводки с кредитом счета 10.11 и программно заполняем субконто сотрудника, считывая данные из регистра Материалы в эксплуатации (бухгалтерский учет) или регистра УчетЗатратРегл.

Посмотрим на пример реализации логики заполнения в общем модуле:

Процедура ЗаполнитьСотрудникаПриЗаписиПроводок(Источник, Отказ) Экспорт

    Если Источник.ОбменДанными.Загрузка Тогда
        Возврат;
    КонецЕсли;

    Счет10_11 = ПланыСчетов.Хозрасчетный.СпецодеждаВЭксплуатации;
    ВидСубконтоФизЛицо = ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.ФизЛица;

    Для Каждого Проводка Из Источник Цикл
        // Проверяем списание со счета 10.11
        Если Проводка.СчетКт = Счет10_11 Тогда
            
            // Если субконто уже заполнено, пропускаем
            Если ЗначениеЗаполнено(Проводка.СубконтоКт[ВидСубконтоФизЛицо]) Тогда
                Продолжить;
            КонецЕсли;

            Номенклатура = Проводка.СубконтоКт[ПланыВидовХарактеристик.ВидыСубконтоХозрасчетные.Номенклатура];
            
            // Запрашиваем физлицо из регистра материалов в эксплуатации
            Запрос = Новый Запрос;
            Запрос.Текст = 
                "ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1
                |	Остатки.ФизЛицо КАК ФизЛицо
                |ИЗ
                |	РегистрНакопления.МатериалыВЭксплуатации.Остатки(
                |		&Период,
                |		Организация = &Организация
                |			И Номенклатура = &Номенклатура) КАК Остатки";

            Запрос.УстановитьПараметр("Период", Проводка.Период);
            Запрос.УстановитьПараметр("Организация", Проводка.Организация);
            Запрос.УстановитьПараметр("Номенклатура", Номенклатура);

            Результат = Запрос.Выполнить();
            Если Не Результат.Пустой() Тогда
                Выборка = Результат.Выбрать();
                Выборка.Следующий();
                Проводка.СубконтоКт[ВидСубконтоФизЛицо] = Выборка.ФизЛицо;
            КонецЕсли;

        КонецЕсли;
    КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Такой подход позволяет сохранить работоспособность типового механизма закрытия месяца и обеспечивает корректное заполнение всей цепочки оборотов по сотрудникам на счете 10.11.