При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакции 3.1) пользователи часто сталкиваются со следующей ситуацией: расчет аванса за первую половину месяца успешно выполнен, однако при формировании документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу табличная часть остаётся пустой либо сумма в колонке «К выплате» рассчитывается равной 0. Проанализируем, почему возникают подобные сбои и как правильно настроить учет, чтобы выплаты отражались корректно.
Начиная с релизов линейки 1С:ЗУП 3.1.5, разработчики изменили логику работы механизма заполнения ведомостей на аванс. Программа анализирует зарегистрированные выплаты за указанный в шапке документа Месяц выплаты. Если на момент создания ведомости на аванс за текущий месяц в системе уже проведен другой документ выплаты (например, окончательный расчет по зарплате за предыдущий месяц, в котором указан текущий месяц выплаты), программа считает, что выплаты за этот период уже производились, и автоматически блокирует заполнение аванса.
Рассмотрим распространенный пример: окончательный расчет зарплаты за январь выплачивается 15 февраля, а аванс за февраль — 28 февраля. Если при оформлении ведомости от 15 февраля в качестве реквизита Месяц выплаты указать «Февраль» (по дате выплаты), то при последующем формировании авансовой ведомости за февраль программа увидит уже зарегистрированную выплату за февраль и поставит сумму аванса равной 0.
Для восстановления автоматического заполнения ведомости на аванс разберем по шагам порядок действий:
Месяц выплаты в ранее проведенных ведомостях. Месяц выплаты зарплаты за прошлый период должен соответствовать периоду, за который начислена зарплата (в нашем примере — «Январь»), а не дате фактической выдачи денег (15 февраля).Если после проверки месяца выплаты ведомость всё равно не заполняется, проанализируем другие возможные факторы:
Способ выдачи денежных средств, заданный в карточке сотрудника, организации или подразделения (в разделе «Выплаты, учет затрат»), должен строго совпадать с типом создаваемой ведомости. Если у сотрудника указано получение через кассу, а бухгалтерия формирует документ Ведомость в банк или Ведомость на счета, сотрудник не попадет в список при автоматическом заполнении. При необходимости разовой выплаты иным способом используем кнопку Подбор в табличной части ведомости.
Если за текущий месяц уже проведен документ окончательного расчета Начисление зарплаты и взносов, программа расценивает расчетный период как полностью закрытый. В этом случае авансовая ведомость автоматически не заполняется. Решение — временно отменить проведение окончательного расчета, заполнить ведомость на аванс и затем повторно провести начисление.
Алгоритм расчета выплат в 1С:ЗУП 3.1 всегда учитывает взаиморасчеты и накопленное сальдо. Если за предыдущие периоды за сотрудником числится переплата или в текущем месяце были зарегистрированы крупные межрасчетные удержания, рассчитанная сумма аванса пойдет на погашение долга, и итоговое значение в колонке К выплате составит 0.
Время создания и проведения документа Ведомость... должно быть строго позже времени проведения документа-основания Начисление за первую половину месяца. Если ведомость оформлена раньше по времени, сумма расчета не подтянется. Всегда проверяем дату и время в шапке обоих документов.
Если сотрудник в первой половине месяца находился в отпуске без сохранения оплаты или на больничном, сумма начислений составит 0. Также обратим внимание на кадровые переводы: если сотрудник был переведен в другое подразделение, а в шапке ведомости установлен отбор по старому подразделению, очистим поле Подразделение и повторим заполнение.