Какой срок поддержки у ЗБУ 1.0 и как правильно перейти на ЗКГУ 3.1?

← На главную

Переход с одной редакции программы для расчета заработной платы на другую — это всегда серьезное испытание для любой бюджетной организации. Особенно остро этот вопрос встал перед пользователями конфигурации «Зарплата и кадры бюджетного учреждения» редакции 1.0 (ЗБУ 1.0), когда фирма «1С» объявила о планах прекращения ее поддержки. В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки была прекращена поддержка ЗБУ 1.0, почему оставаться на старой версии небезопасно, с какими техническими сложностями можно столкнуться при переходе и как правильно организовать перенос данных в «Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) редакции 3.1 без ущерба для учета и лишней работы в неурочные часы.

Официальные сроки завершения поддержки ЗБУ 1.0

Для начала проанализируем хронологию принятия решений фирмой «1С» относительно жизненного цикла конфигурации ЗБУ 1.0. На протяжении длительного времени пользователи надеялись на регулярное продление поддержки, по аналогии с другими популярными решениями. Однако в официальном информационном письме № 22222 было четко зафиксировано следующее решение:

Ограниченная поддержка конфигураций «Зарплата и кадры бюджетного учреждения» редакции 1.0 и «Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения» осуществлялась в течение 2016 и 2017 годов.
Пользователям была предоставлена возможность полноценно рассчитать заработную плату и сдать годовую отчетность за 2017 год.
Официальная поддержка была полностью прекращена 1 апреля 2018 года. Начиная со второго квартала 2018 года, выпуск каких-либо обновлений, изменений законодательства и новых форм отчетности для ЗБУ 1.0 прекратился.

Таким образом, любые попытки продолжать вести учет в ЗБУ 1.0 после этой даты лишают организацию возможности сдавать регламентированную отчетность в автоматическом режиме.

Почему прекращение поддержки — это критично для расчета зарплаты?

Некоторые организации практикуют доработку устаревших конфигураций силами собственных программистов или сторонних подрядчиков. Однако в случае с расчетом заработной платы в государственном секторе этот путь является тупиковым и крайне затратным. Выясним основные причины, почему это так:

Кардинальные изменения в законодательстве. За последние годы правила расчета налогов и взносов изменились до неузнаваемости. Введение Единого налогового счета (ЕНС), необходимость исчисления и удержания НДФЛ с каждой выплаты (включая авансы), объединение ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР) — все это требует кардинальной перестройки внутренних регистров программы.
Новые форматы отчетности. Появление единой формы отчетности ЕФС-1, персонифицированных сведений, новых электронных реестров делает ручное заполнение документов практически невозможным при численности сотрудников более 10–15 человек.
Интеграция с государственными информационными системами. Современные конфигурации, такие как ЗКГУ 3.1, поддерживают прямую интеграцию с СФР в части проактивных выплат, получение и отправку электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) непосредственно из программы. В старой ЗБУ 1.0 эти механизмы физически отсутствуют и не могут быть реализованы простым обновлением форм.

Технические требования: проблема «старых компьютеров»

При переходе с ЗБУ 1.0 на ЗКГУ 3.1 пользователи часто сталкиваются с аппаратной проблемой. Старая конфигурация ЗБУ 1.0 работала на обычных формах платформы «1С:Предприятие 8», которая была менее требовательна к ресурсам локальных компьютеров. Новая редакция ЗКГУ 3.1 построена на управляемых формах.

Рассмотрим аппаратные нюансы работы с управляемыми формами:

Компьютеры с устаревшими операционными системами (например, Windows XP) и объемом оперативной памяти 2 Гб будут испытывать колоссальные трудности при запуске ЗКГУ 3.1 в режиме толстого клиента. Программа может работать медленно, зависать при формировании сложных отчетов или расчете тяжелых документов начисления.
Для комфортной локальной работы расчетчика требуется компьютер под управлением современной ОС с объемом оперативной памяти не менее 8 Гб и, желательно, с установленным твердотельным накопителем (SSD).

Как решить эту проблему без масштабной закупки нового оборудования в условиях жесткого бюджетного финансирования? Проанализируем возможные варианты:

Использование тонкого клиента. При переносе базы данных на более мощный сервер (или при использовании клиент-серверного варианта работы) пользователи могут подключаться к базе через тонкий клиент или веб-браузер. В этом случае основная вычислительная нагрузка ложится на сервер, а локальные компьютеры сотрудников могут быть весьма скромной конфигурации.
Переход в облачные сервисы. Рассмотрите возможность размещения базы данных в сертифицированных облачных хранилищах (например, в сервисе «1С:Фреш»). Это позволит полностью снять заботы об обновлении оборудования и резервном копировании данных.

Методика и варианты переноса данных из ЗБУ 1.0 в ЗКГУ 3.1

Перенос данных из старой базы в новую — самый ответственный этап. Разработчики фирмы «1С» предусмотрели специальный помощник перехода, однако здесь есть критически важные технические особенности, которые необходимо знать.

Важное изменение в релизах! Прямой перенос данных из ЗБУ 1.0 в ЗКГУ 3.1 поддерживался разработчиками только до версии ЗКГУ 3.1.30.15. Начиная с релиза 3.1.30.35, функционал прямой загрузки из старой конфигурации был полностью исключен из типового решения. Если вы выполняете переход сейчас, действовать нужно по следующему двухэтапному алгоритму:

Скачайте и установите промежуточный архивный релиз ЗКГУ 3.1 (например, версию 3.1.30.15 или более раннюю).
Выполните стандартный перенос данных из базы ЗБУ 1.0 в эту промежуточную базу ЗКГУ.
После успешного завершения переноса и проверки данных обновите полученную базу ЗКГУ последовательно до самого актуального рабочего релиза.

Полный перенос данных

Этот вариант предполагает перенос всей истории документов начислений и выплат за прошлые периоды.

Почему мы не рекомендуем полный перенос? Структура регистров накопления и логика проведения документов в редакциях 1.0 и 3.1 принципиально различаются. В результате полного переноса практически гарантированно «поедут» входящие сальдо, расчетные листки за прошлые годы из-за различий в округлениях и распределении выплат, а регистры учета НДФЛ превратятся в хаос. Корректировка результатов полного переноса может занять сотни часов ручной работы программистов и бухгалтеров.

Изменения в логике работы: к чему нужно привыкнуть расчетчику?

Разберем основные функциональные различия между старой и новой конфигурациями, которые вызывают больше всего вопросов у пользователей на первых этапах работы.

Табельный учет и подработки

В ЗБУ 1.0 механизм подработок часто реализовывался через создание дублирующих сотрудников или сложные схемы совмещения должностей. В ЗКГУ 3.1 реализован полноценный и очень удобный механизм Подработки. Он позволяет назначать сотруднику дополнительную работу по другой или аналогичной должности без оформления полноценного приказа о приеме на работу по совместительству. При этом корректно заполняется табель учета рабочего времени, и программа автоматически распределяет начисления по разным рабочим местам одного человека.

Учет НДФЛ в переходный период

В старой редакции ЗБУ 1.0 существовала возможность ведения упрощенного учета НДФЛ, когда исчисленный налог автоматически принимался к учету как удержанный (при включении соответствующего флажка в настройках параметров учета). В современных версиях ЗКГУ 3.1 этот механизм полностью упразднен. Налог удерживается строго в момент фактической выплаты дохода сотруднику. Разберем типичные ошибки при первом начислении зарплаты в новой базе:

Если при переносе данных не были корректно зафиксированы остатки невыплаченной зарплаты и исчисленного налога, при первой же выплате в ЗКГУ 3.1 программа может попытаться повторно удержать НДФЛ за прошлые периоды.
Необходимо тщательно контролировать даты выплаты, указанные в платежных документах (ведомостях в банк или кассу). Именно дата ведомости теперь определяет месяц налогового периода для НДФЛ.

План действий по безболезненному переходу для бюджетного учреждения

Чтобы переход не превратился в стихийное бедствие с ночными дежурствами в бухгалтерии, разберем по шагам правильную последовательность действий:

Обучение персонала. Проведите предварительное обучение расчетчиков работе в интерфейсе «Такси» на демо-базе ЗКГУ 3.1. Бухгалтеры должны заранее привыкнуть к новому расположению документов и справочников.
Аудит старой базы. Перед переносом наведите порядок в ЗБУ 1.0: закройте все зависшие остатки по взаиморасчетам (копеечные долги), проверьте корректность заполнения персональных данных сотрудников (СНИЛС, ИНН, паспортные данные). Если в старой базе есть дубли физических лиц — объедините их с помощью стандартных обработок.
Пробный перенос. Выполните перенос данных на копиях баз за 2–3 месяца до планируемой даты начала ведения учета. Проверьте, как перенеслись остатки, как рассчитывается средний заработок по нескольким сотрудникам в тестовых документах отпусков и больничных.
Параллельное ведение учета. Идеальный (хотя и трудоемкий) вариант — вести учет параллельно в двух базах в течение одного расчетного месяца. Начислите зарплату за первый месяц в старой ЗБУ 1.0 и новой ЗКГУ 3.1, после чего сравните расчетные листки с помощью внешних утилит или простых табличных файлов. Все расхождения детально проанализируйте и устраните их причины (чаще всего они кроются в неверно перенесенных формулах видов расчета).
Фиксация перехода. После успешного сопоставления результатов закройте период в старой базе и полностью переходите к работе в ЗКГУ 3.1.

Помните, что своевременный переход на современную и поддерживаемую конфигурацию — это залог спокойной работы бухгалтерии, корректного расчета налогов и успешной сдачи отчетности без штрафов и пеней.