← На главную

Переход на новую программу учета кадров и расчета заработной платы — это всегда серьезный технологический вызов для бухгалтерии, расчетчиков и IT-специалистов. Особенно остро встают вопросы, когда запуск системы происходит в середине года (например, с апреля), когда часть данных за первый квартал уже рассчитана во внешней программе, а новые хозяйственные операции необходимо вести в «чистой» базе 1С:ЗУП 3.1 или 1С:ЗКГУ 3.1. В этот переходный период пользователи регулярно сталкиваются с тремя классическими проблемами: отражением переходящих больничных листов, учетом исключаемых периодов для расчета среднего заработка СФР (бывший ФСС) и механизмами исправления прошлых периодов. Проанализируем эти ситуации подробно и разберем по шагам наиболее эффективные и методически корректные способы их решения.

1. Отражение продолжения больничного листа, начатого до начала эксплуатации системы

Представим ситуацию: организация начала вести учет в программе с 1 апреля. В середине апреля сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который является продолжением предыдущего больничного, открытого еще в марте (до перехода на новую систему). В старой программе первичный документ был успешно рассчитан и закрыт, а в новой базе его физически нет.

На практике пользователи часто применяют сложные обходные маневры, которые усложняют учет и могут привести к ошибкам. Рассмотрим сначала их, а затем разберем самый простой и методически верный современный способ, заложенный разработчиками 1С.

Вариант А. Создание фиктивного первичного документа (устаревший метод)

Этот способ часто использовался расчетчиками в ранних релизах программы:

1. В новой базе создается документ БольничныйЛист, который выступает в роли первичного. В нем указываются реальные даты начала и окончания мартовского периода болезни.
2. На вкладке «Начисления» вручную удаляются все рассчитанные строки. Это необходимо для того, чтобы программа зафиксировала сам факт отсутствия сотрудника и рассчитала средний заработок, но не начисляла повторно денежные средства за прошлый период.
3. На основании этого «пустого» первичного документа вводится второй документ БольничныйЛист с признаком «Является продолжением». Из первичного документа автоматически подтягиваются данные о среднем заработке.

Недостатки метода: Высокие трудозатраты, захламление базы фиктивными документами и риск того, что при случайном пересчете первичного документа программа снова начислит лишние суммы.

Вариант Б. Современный штатный способ ввода продолжения больничного

В актуальных версиях систем 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗКГУ 3.1 реализован элегантный механизм, не требующий создания фиктивных документов. Выполним следующие шаги:

1. Создадим новый документ БольничныйЛист текущей датой (в апреле).
2. На вкладке «Главное» установим флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности».
3. Поле выбора первичного больничного листа оставим пустым — программа позволяет проводить документ без указания ссылки на первичный документ, если его нет в текущей базе.
4. Перейдем на вкладку «Оплата».
5. В поле «Дата начала нетрудоспособности» укажем фактическую (реальную) дату начала болезни (дату открытия мартовского первичного листа).

Почему это работает корректно? Программа анализирует дату начала болезни. Видя, что первые три дня нетрудоспособности приходятся на период до даты начала действия этого документа, 1С автоматически понимает, что доля работодателя (первые 3 дня) уже была оплачена в марте в старой программе. Начисление по текущему документу-продолжению будет производиться полностью за счет средств Социального фонда (СФР) с первого дня его действия в новой базе. Данные для расчета среднего заработка в этом случае можно ввести вручную непосредственно в форму расчета среднего заработка на вкладке «Главное» либо программа подтянет их из перенесенных справок о доходах.

2. Как правильно учесть исключаемые периоды для расчета среднего заработка СФР (ФСС)

При расчете пособий по беременности и родам (БиР), а также по уходу за ребенком до 1.5 лет, программа рассчитывает средний дневной заработок путем деления начисленного дохода за два предшествующих года на количество календарных дней. Из этого количества дней обязательно должны исключаться периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком, приходящиеся на прошлые периоды (до начала ведения учета в новой базе).

Если при переносе данных перенеслись только суммы заработка, но не были зафиксированы исключаемые периоды, программа разделит заработок на полный период (например, на 730 или 731 день), что существенно занизит сумму пособия сотрудника.

Выясним, какими способами можно внести эти данные в систему:

Способ 1. Использование документа «Перенос данных» (технический метод)

Если вы осуществляете перенос силами программистов или через стандартные правила переноса, информация об исключаемых периодах должна быть записана в специализированные регистры:

1. Данные о днях болезни и декретов должны быть отражены в регистре сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС) (в старых релизах он мог иметь схожее название Сведения о времени для расчета среднего (ФСС)).
2. Важная особенность актуальных релизов: В современных версиях программ 1С:ЗУП 3.1 разработчики разделили учетные механизмы. Теперь для корректного расчета среднего заработка СФР данные должны дублироваться также в регистре накопления Данные для расчета среднего заработка по начислениям (ФСС).

Заполнение этих регистров вручную через документ Перенос данных (обычно создается документ с кодом ЗП_СЗФСС) требует детального понимания структуры метаданных и является достаточно трудоемким процессом.

Способ 2. Использование документа «Справка для расчета пособий (входящая)» (рекомендуемый метод)

Существует гораздо более простой, понятный и защищенный от ошибок способ ввода исторических данных для расчета пособий — использование штатного документа.

1. Перейдем в раздел «Зарплата» — «См. также» — «Справки для расчета пособий» (или найдем этот документ через функции технического специалиста).
2. Создадим документ Справка для расчета пособий (входящая) на каждого сотрудника, по которому в прошлых периодах (за 2 предшествующих года) были больничные или декретные отпуска.
3. В шапке документа укажем организацию и сотрудника, а также работодателя (в случае переноса данных для расчета среднего по своей организации можно создать контрагента-работодателя с наименованием собственной компании).
4. На вкладке «Данные о заработке» внесем суммы доходов по годам.
5. В нижней части документа расположен ключевой раздел: «Исключаемые периоды». Нажмем кнопку «Добавить» и внесем периоды болезней (даты «С» и «По»), указав количество дней и причину отсутствия.

При проведении этого документа программа самостоятельно сделает все необходимые движения по регистрам сведений и накопления. Расчетчик всегда сможет зайти в этот документ, скорректировать его, отменить проведение или перепроверить цифры визуально, что невозможно сделать оперативно при использовании технических таблиц переноса данных.

Кроме того, в современных реалиях интеграции с СЭДО (Социальным электронным документооборотом) эти данные чаще всего поступают в систему автоматически через документ Данные СФР для расчета пособия, что минимизирует необходимость ручного ввода исторических сведений.

3. Механизмы перерасчетов и исправления прошлых периодов в 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем концепцию исправления ошибок, допущенных в прошлых периодах. Главное методологическое правило систем линейки 1С:Предприятие 8 в части расчета зарплаты звучит так: «Прошлые периоды, по которым уже закрыта и сдана отчетность, намертво заблокированы от прямого редактирования; любые исправления и сторнирования производятся текущим (открытым) расчетным периодом».

Разберем три основных сценария, по которым работает данный механизм:

Сценарий А. Ссылка «Исправить» или «Сторнировать» в закрытом документе

Если расчетный документ (например, НачислениеЗарплатыИВзносов, Отпуск или БольничныйЛист) был проведен в закрытом периоде, программа блокирует его поля для случайного редактирования. Однако в самом низу формы документа появляются активные гиперссылки «Исправить» и «Сторнировать».

1. При нажатии на ссылку «Исправить» система автоматически создает новый документ-копию.
2. В качестве месяца регистрации в новом документе устанавливается текущий открытый месяц.
3. На специальной вкладке «Пересчет прошлого периода» (или «Сторно») программа автоматически сторнирует (минусует) все ранее начисленные суммы и налоги.
4. На вкладках начислений рассчитываются новые, правильные суммы. Разница между сторно и новым начислением будет выплачена или удержана в текущем месяце.

Сценарий Б. Автоматическое сторнирование «задним числом» при вытеснении периодов

Рассмотрим частый пример: сотруднику была полностью начислена и выплачена зарплата за октябрь. В ноябре выясняется, что с 25 по 31 октября он болел, и расчетчик проводит октябрьский больничный лист в ноябре.

1. При создании документа БольничныйЛист с месяцем регистрации «Ноябрь» и периодом болезни «25.10 – 31.10», программа автоматически определяет наложение периодов.
2. В самом больничном листе на вкладке «Пересчет прошлого периода» автоматически появится строка сторнирования оклада за неотработанные октябрьские дни.
3. Дополнительных ручных сторно-документов создавать не требуется — система сама скорректирует налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам октябрьского периода в текущем ноябре.

Сценарий В. Сервис отслеживания перерасчетов

Если в системе задним числом меняются ключевые кадровые данные (например, сотруднику в середине месяца вводят изменение оклада с первого числа, меняют график работы или вводят документ отсутствия), программа регистрирует необходимость перерасчета его заработной платы.

• Полный список таких сотрудников аккумулируется в специальном рабочем месте: раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты».
• Расчетчик может проанализировать этот список и запустить доначисление немедленно, создав документ Доначисление, перерасчет, либо дождаться конца месяца.
• При плановом расчете зарплаты в конце месяца все зарегистрированные перерасчеты автоматически подтянутся на выделенную вкладку «Доначисления, перерасчеты» документа НачислениеЗарплатыИВзносов.

Важное примечание для переходного периода (после переноса данных):

Поскольку в новой базе физически отсутствуют первичные расчетные документы за периоды до начала эксплуатации (до апреля), воспользоваться стандартной кнопкой «Исправить» для корректировки исторических данных невозможно. Если вам необходимо скорректировать взаиморасчеты с сотрудниками за «доэксплуатационный» период, такие доначисления или удержания следует вносить текущим периодом с помощью документов ручного ввода (например, РазовоеНачисление, УдержаниеДобровольныхВзносов) или точечно корректировать перенесенное сальдо через документы ПереносДанных.