← На главную

При оформлении выплат за первую половину месяца пользователи программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (или 1С:Зарплата и Кадры Государственного Учреждения 3.1) периодически сталкиваются с ситуацией, когда отдельные сотрудники не подтягиваются автоматически в документ Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета с видом выплаты Аванс.

Особенно часто эта проблема проявляется по сотрудникам, у которых зарегистрирован переходящий больничный лист с прошлого месяца на текущий (например, с конца февраля на начало марта). Выясним основные причины такого поведения программы и разберем по шагам, как исправить эту ситуацию.

Причина 1. Сторнирование и перерасчеты прошлого периода

Рассмотрим механику работы программы при проведении переходящего больничного листа. Если сотрудник болел с 28 февраля по 2 марта, документ Больничный лист регистрируется в марте. При этом программа автоматически вытесняет и сторнирует отработанные дни за конец февраля, которые ранее уже могли быть учтены при расчете зарплаты за февраль.

В результате сторнирования оклада за прошлый месяц у сотрудника формируется отрицательное сальдо (внутренняя задолженность перед организацией). Проанализируем, как это влияет на аванс:

1. При формировании документа Начисление за первую половину месяца за март программа рассчитывает суммы за фактически отработанные дни в первой половине марта (например, с 3 по 15 марта).
2. Из рассчитанного аванса за март программа автоматически вычитает сумму образовавшегося сторно за февраль.
3. Если сумма сторнирования февраля превышает или полностью перекрывает начисленный аванс марта, итоговая сумма к выплате на руки становится равной нулю или отрицательной.

Поскольку программа 1С не формирует выплаты с нулевыми или отрицательными суммами, такой сотрудник закономерно не попадает в автоматическую ведомость на аванс.

Причина 2. Ошибочный вид выплаты в межрасчетных ведомостях

Разберем вторую частую причину. До формирования ведомости на аванс сотруднику мог выплачиваться сам больничный лист или отпускные в межрасчетный период.

Если при создании межрасчетной ведомости в поле Выплачивать случайно был указан способ выплаты Зарплата за месяц (вместо конкретного вида Больничные листы или Отпуск), программа фиксирует, что итоговая выплата зарплаты за текущий месяц по этому сотруднику уже начата или завершена. В этом случае заполнение ведомости с типом Аванс блокируется для данного физлица.

Причина 3. Последовательность проведения документов и расчет первой половины месяца

Посмотрим на порядок расчета аванса. Если в организации используется способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца, ведомость на выплату формируется строго по данным документа Начисление за первую половину месяца.

Если документ Больничный лист был введен или отредактирован уже после того, как был создан и проведен документ Начисление за первую половину месяца, данные о расчете аванса становятся неактуальными. Без повторного пересчета аванса ведомость не сможет корректно подтянуть сотрудников.

Шаг 1. Проверяем документ «Начисление за первую половину месяца»

Проанализируем расчет аванса по проблемному сотруднику. Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Начисления за первую половину месяца.
2. Откроем документ за текущий месяц и найдем сотрудника в табличной части.
3. Проверим колонки Начислено, Удержано и К выплате.
4. Посмотрим, присутствуют ли на вкладке подробного расчета сторно-записи прошлого месяца.

Если сумма в колонке К выплате равна 0, значит, сторно по больничному полностью перекрыло начисления за первую половину месяца. В этом случае отсутствие сотрудника в ведомости является корректным поведением системы.

Шаг 2. Проверяем ранее проведенные ведомости текущего месяца

Проверим наличие других ведомостей, оформленных в текущем месяце по данному сотруднику:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Все ведомости.
2. Установим отбор по проблемному сотруднику и текущему месяцу расчета.
3. Проверим реквизит Выплачивать во всех найденных ведомостях.
4. Если обнаружена межрасчетная ведомость на выплату пособия или отпускных с видом Зарплата за месяц, отменим ее проведение.
5. Сформируем и заполнением ведомость на Аванс.
6. После проведения ведомости на аванс вернемся к межрасчетной ведомости, исправим в ней реквизит Выплачивать на Больничные листы и проведем ее заново.

Шаг 3. Пересчитываем аванс после проведения кадровых документов

Чтобы гарантировать актуальность данных, соблюдаем правильную хронологию работы:

1. Вносим все отклонения и неявки (включая документы Больничный лист, Отпуск, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)) за первую половину месяца.
2. Переходим в документ Начисление за первую половину месяца и нажимаем кнопку Заполнить (или пересчитываем конкретного сотрудника через контекстное меню).
3. Проверяем, что по сотруднику зафиксированы рабочие дни за вычетом периода больничного и сумма к выплате положительна.
4. Создаем документ Ведомость в банк (или иной вид ведомости), указываем вид выплаты Аванс и нажимаем Заполнить.

Шаг 4. Выплата больничного листа вместе с авансом

Если необходимо выплатить сумму самого больничного листа одновременно с авансом, учтем, что стандартный авансовый расчет не включает в себя суммы пособий по временной нетрудоспособности. Для выплаты начисленного пособия используем отдельную ведомость с характером выплаты Больничные листы или Больничные листы (под расчет).