← На главную

При оформлении межрасчетных выплат бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда при автоматическом заполнении документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу с характером выплаты Аванс один или несколько сотрудников не попадают в табличную часть. Проанализируем причины такого поведения программы и разберем по шагам, как исправить настройки начислений и порядок выплаты.

Причина 1. Несоответствие способа расчета аванса и отсутствие документа начисления

В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом для каждого сотрудника на определенный период фиксируется конкретный способ расчета аванса. Рассмотрим, как программа обрабатывает выплату в зависимости от этого реквизита:

1. Расчетом за первую половину месяца. Если работнику назначен такой способ, программа ожидает обязательного наличия предварительно рассчитанного и проведенного документа Начисление за первую половину месяца. Если этот документ не введен, то и сумм к выплате программа не видит, в результате чего сотрудник не попадает в ведомость.
2. Процентом от тарифа или Фиксированной суммой (применялись в ранних редакциях ЗУП 3 до изменений налогового законодательства). При таких настройках сумма рассчитывалась непосредственно в момент автозаполнения ведомости без предварительного документа начисления.

Если в кадровых документах (например, в документе Прием на работу) был указан процент, но позже способ был непреднамеренно изменен на расчет за первую половину месяца, возникает коллизия: документ начисления за первую половину месяца на сотрудника не оформлялся, а автоматический расчет процента в ведомости уже заблокирован настройкой в карточке работника.

Как изменить способ расчета аванса документом «Изменение аванса»

Разберем, как привести настройки аванса сотрудника в соответствие с кадровыми данными или общей политикой организации. Для этого в программе предусмотрен специализированный документ:

1. Перейдем в раздел программы Зарплата и откроем журнал Авансы (или Изменения оплаты сотрудников).
2. Нажмем кнопку Создать и выберем документ Изменение аванса.
3. В поле Месяц изменения укажем расчетный период, начиная с которого должны действовать новые правила.
4. В поле Способ расчета выберем необходимый вариант и укажем размер выплаты (значение процента или фиксированную сумму, если это поддерживается конфигурацией, либо переведем всех сотрудников на единый расчет за первую половину месяца).
5. В табличной части документа нажмем Подбор или Добавить, выберем проблемного сотрудника и проведем документ.

После проведения документа Изменение аванса вернемся в ведомость на выплату и нажмем кнопку Заполнить. Работник появится в документе с корректной суммой.

Важное замечание: Начиная с 2023 года (в соответствии с редакцией ст. 223 НК РФ), дата фактической выплаты аванса признается датой получения дохода для целей исчисления НДФЛ. В актуальных типовых релизах 1С:ЗУП 3 штатным и законодательно корректным является исключительно расчет аванса документом Начисление за первую половину месяца с исчислением налога. Попытки выплачивать аванс без предварительного начисления в современных версиях программы приводят к искажениям регистров налогового учета по НДФЛ.

Причина 2. Проверка регистра сведений «Аванс по сотрудникам»

Иногда визуально в карточке сотрудника отображаются одни параметры, а при заполнении ведомости поведение программы отличается. Выясним причину через структуру данных. Информация об условиях выплаты аванса хранится в периодическом регистре сведений Аванс по сотрудникам.

Записи в этот регистр могут вносить разные документы:

1. Прием на работу или Прием на работу списком.
2. Кадровый перевод или Кадровый перевод списком.
3. Изменение оплаты труда.
4. Изменение аванса.
5. Начальная штатная расстановка (при переносе данных).

Рекомендуется перейти через меню Все функции (или Функции для технического специалиста) в регистр сведений Аванс по сотрудникам, установить отбор по нужному физическому лицу и проверить хронологию записей на начало расчетного месяца.

Другие причины отсутствия сотрудника в ведомости

Если способ расчета аванса настроен корректно, но сотрудник по-прежнему не попадает в документ, проанализируем следующие факторы:

1. Несоответствие способа выплаты. Если в ведомости указан способ выплаты Через банк по конкретному зарплатному проекту, а у сотрудника в карточке задано перечисление на индивидуальный расчетный счет (На счета сотрудников) или выплата Через кассу, автозаполнение исключит его из документа.
2. Отсутствие лицевого счета. Если выплата происходит в рамках зарплатного проекта, у сотрудника в регистре сведений Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам должен быть введен корректный номер действующего лицевого счета.
3. Наличие других проведенных или непроведенных ведомостей. Проверим журнал ведомостей на выплату за этот же месяц. Если сотрудник уже был добавлен в черновик другой ведомости (даже не проведенной) или в документ, помеченный на удаление, сумма к выплате может быть заблокирована механизмом распределения остатков.
4. Взаиморасчеты и долг за сотрудником. Проверим отчет Задолженность по зарплате или записи регистра накопления Зарплата к выплате. Если за сотрудником числится долг с прошлого месяца, превышающий сумму аванса, сумма к выплате обнуляется, и строка в ведомость не попадает.
5. Периоды отсутствия и отклонения. Если в первой половине месяца на сотрудника зарегистрированы документы Больничный лист, Отпуск без сохранения оплаты или Прогул, отработанное время обнуляется, что приводит к нулевому расчету аванса.
6. Документ «Увольнение». Если по сотруднику проведен окончательный расчет в документе Увольнение до даты выплаты аванса, причитающиеся суммы рассчитываются непосредственно при увольнении, а из плановых авансовых ведомостей работник исключается.