В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с трудностями при увольнении сотрудника, который работает в организации одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель. Типичная ситуация: мы оформляем документ Увольнение для совместителя в конце месяца, рассчитываем там все полагающиеся выплаты, но при попытке создать ведомость на выплату получаем некорректные данные. В таблицу попадает основной сотрудник с отрицательными суммами (сторно аванса), а НДФЛ либо не заполняется вовсе, либо отображается неверно.
Разберем детально, почему так происходит и какими методами можно добиться корректного учета и выплаты.
Проанализируем архитектуру системы. В 1С:ЗУП учет взаиморасчетов по заработной плате ведется в разрезе объектов Сотрудники, однако учет по НДФЛ (налогу на доходы физических лиц) неразрывно связан с объектом Физические лица. Поскольку и основной сотрудник, и внутренний совместитель — это одно и то же физическое лицо, программа при заполнении ведомости пытается «схлопнуть» общие расчеты по данному человеку.
Если по основной должности ранее был выплачен аванс (за первую половину месяца), а окончательный расчет по ней еще не произведен, то программа видит выплаченную сумму как своего рода «переплату» или аванс в контексте всего физического лица. При выплате увольнительных по совместителю алгоритм автозаполнения ведомости пытается зачесть этот аванс, что приводит к появлению «минусов» и обнулению НДФЛ, так как общий доход физлица за месяц может оказаться меньше уже учтенных сумм.
Этот метод считается наиболее надежным, если вы хотите, чтобы программа заполнила ведомость автоматически и без ошибок в регистрах. Рассмотрим его по шагам:
Начисление за первую половину месяца и Ведомость на выплату аванса по основному сотруднику за текущий месяц.Увольнение совместителя. Пересчитаем его и проверим вкладку НДФЛ. Теперь там должен быть исчислен налог только с доходов по совместительству.Ведомость на выплату, выбрав способ выплаты «Увольнение» и указав наш документ-основание. Программа должна подтянуть только суммы совместителя и корректный НДФЛ.Такой подход позволяет изолировать расчет увольнения от других начислений в рамках одного расчетного периода.
Если документов много и распроводить их неудобно, проанализируем ситуацию и внесем правки вручную непосредственно в ведомости на выплату. Разберем алгоритм действий:
Увольнение и рабочему месту совместителя.Важный момент: после ручных правок нельзя нажимать кнопку «Заполнить» в шапке ведомости, иначе программа пересчитает данные по своим алгоритмам и затрет ваши изменения.
Посмотрим на настройки программы, которые могут упростить жизнь в будущем. В современных релизах 1С:ЗУП предусмотрены опции для разделения учета:
Если эта опция включена, программа будет стараться разделять долги и выплаты по разным трудовым договорам одного и того же человека автоматически.
Проанализируем ситуацию с точки зрения налогового законодательства. С 2023 года НДФЛ исчисляется и удерживается на дату фактической выплаты дохода. Это означает, что если выплата по совместителю происходит, например, 25 числа, а основная зарплата — 5 числа следующего месяца, то это два разных налоговых события.
Если вы применили ручную корректировку ведомости, обязательно проконтролируйте состояние регистров. Рекомендуем сформировать отчет «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». В нем вы должны увидеть, что налог с увольнительных зафиксирован именно той датой, когда была проведена ведомость. Если из-за «схлопывания» налог ушел в «минус», программа может не подать данные в уведомление об исчисленных суммах налогов, что приведет к недоимке по ЕНС.
Посмотрим на пример логики, по которой программа распределяет налог в регистрах (условно):
Регистр: РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ
Запись 1: Приход (Исчислено), Документ-основание: Увольнение, Сумма: 1300
Запись 2: Расход (Удержано), Документ-основание: Ведомость, Сумма: 1300
Если в ведомость попало сторно по основному сотруднику, запись «Расход» может не сформироваться или сформироваться на меньшую сумму. Именно поэтому ручная корректировка расшифровки НДФЛ в ведомости является критически важной процедурой для корректного заполнения 6-НДФЛ.
Подводя итог, можно сказать, что наиболее «чистым» решением является Способ №1 (временное распроведение аванса). Он исключает влияние других начислений на алгоритм распределения НДФЛ. Если же вы предпочитаете ручную правку ведомости, всегда сверяйте итоговую сумму «К выплате» и сумму «НДФЛ» с печатной формой расчетного листка по данному сотруднику. Помните, что конечная цель — добиться нулевого сальдо по конкретному рабочему месту (сотруднику) после проведения всех выплат за месяц.