← На главную

При переходе с устаревших редакций зарплатных конфигураций (например, 1С:ЗУП 2.5 или 1С:ЗиК 7.7) на современную редакцию 1С:ЗУП 3.1 кадровые службы часто сталкиваются с неожиданным поведением системы: в новой базе штатное расписание отображается только в виде актуального среза на дату начала эксплуатации, а вся ретроспективная цепочка изменений за прошлые годы отсутствует. Разберем подробно, почему так происходит, как устроено ведение истории в новой редакции и какие варианты решения задачи существуют.

Архитектурные причины отсутствия истории при типовом переносе

Проанализируем разницу в структурах хранения данных между редакциями, чтобы понять логику типового механизма миграции:

1. Различие структур данных: В редакции 2.5 штатное расписание хранилось в периодическом регистре сведений ШтатноеРасписаниеОрганизаций в виде плоского списка (подразделение, должность, количество ставок, диапазон окладов). В редакции 3.1 штатная единица является отдельным ссылочным объектом справочника ШтатноеРасписание (позиция). Позиция включает в себя детализированный состав начислений, плановый ФОТ, графики работы, условия труда и другие аналитические разрезы.
2. Принцип рекомендованного переноса: Стандартный инструмент переноса данных без переноса документов специально переносит только срез кадровых данных на дату начала учета. Штатные единицы создаются на основании документа Начальная штатная расстановка. Разработчики типовых правил исключили перенос промежуточных документов утверждения и изменения штатного расписания за прошлые периоды, чтобы не переносить накопленные ошибки и несоответствия прошлых лет.

Как устроена история штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1

В новой редакции механизм работы со штатным расписанием полностью переработан. Рассмотрим ключевые особенности:

1. Настройка ведения истории: В разделе «Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания» устанавливается флаг «Вести историю изменений штатного расписания».
2. Документарный учет: При включенной опции прямое редактирование справочника блокируется. Любое изменение условий труда, окладов, закрытие существующих или ввод новых позиций регистрируются исключительно специализированными документами: Утверждение штатного расписания (при глобальных изменениях структуры) и Изменение штатного расписания (при точечных корректировках).
3. Просмотр истории: Из карточки позиции или списка штатного расписания по кнопке «Документы, изменившие штатное расписание» доступна полная хронология всех документов, вносивших правки в данную штатную единицу с момента начала работы в новой программе.
4. Отображение выведенных позиций: Чтобы увидеть упраздненные ранее штатные единицы, в списке штатного расписания достаточно установить флаг «Показывать закрытые позиции».

Где смотреть кадровые изменения и трудовую деятельность сотрудников

Если отделу кадров требуется история по конкретным сотрудникам (приемы, переводы, изменения оплаты труда), перенесенная из старой базы, обратим внимание на следующие разделы программы:

1. Карточка сотрудника: По гиперссылкам истории (история изменений оплаты труда, история кадровых перемещений) доступны свернутые периодические записи регистров сведений, перенесенные на дату перехода.
2. Печатные формы и отчеты: Исторические данные о трудовой деятельности попадают в типовой отчет Личная карточка (Т-2) и специализированные кадровые отчеты по стажу.

Варианты решения проблемы с историей штатного расписания

Разберем практические пути удовлетворения требований кадровой службы:

1. Использование старой базы в качестве архива (рекомендованный подход):
   База предыдущей редакции блокируется от внесения изменений (переводится в режим только для чтения). Если кадровикам необходимо поднять приказы по штатному расписанию пятилетней давности, они открывают архивную базу. Этот вариант является наименее затратным и гарантирует отсутствие ошибок в текущем оперативном учете новой базы.
2. Ручной ретроспективный ввод:
   Если позиций немного, можно вручную ввести документы Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания за прошлые периоды. Однако важно помнить: если в базе включена опция «Проверять соответствие документов штатному расписанию», программа будет строго контролировать количество ставок и размер ФОТ на исторические даты. При вводе задним числом этот контроль временно отключают, а позиции обязательно сопоставляют с документом Начальная штатная расстановка, чтобы избежать задвоения штатных единиц.
3. Программный перенос истории (доработка правил конвертации):
   С помощью конфигурации «1С:Конвертация данных» или внешней обработки можно выгрузить записи регистра сведений ШтатноеРасписаниеОрганизаций из старой конфигурации и программно сформировать цепочку документов Изменение штатного расписания в хронологическом порядке в ЗУП 3.1. Данный подход требует существенных трудозатрат программиста и тщательной проверки полученных данных.