← На главную

При расчете заработной платы за первый месяц года или при очередном начислении пользователи программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» (редакция 3.1) иногда сталкиваются с ситуацией, когда в документе Начисление зарплаты и взносов появляется налог на доходы физических лиц со знаком «минус». При этом сумма НДФЛ может сторнироваться по категории «Прочие доходы» или «Прочие доходы от трудовой деятельности», хотя у всех сотрудников в настройках видов начислений установлена категория «Оплата труда».

Рассмотрим подробно причины возникновения такой проблемы, проанализируем механизмы работы регистров учета НДФЛ и разберем по шагам варианты исправления ошибки.

Причины возникновения отрицательного НДФЛ и пересортицы

Проанализируем ситуацию, чтобы понять, откуда программа берет «Прочие доходы» и почему сторнирует налог на прошлую дату получения дохода. Учет НДФЛ в конфигурации 1С:ЗУП 3.1 ведется в разрезе строго определенных измерений в регистрах накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Учет доходов для исчисления НДФЛ. Ключевыми измерениями являются:

1. Сотрудник и Организация.
2. Категория дохода (например, Оплата труда, Прочие доходы, Дивиденды и др.).
3. Дата получения дохода (для зарплаты — последний день месяца начисления, для больничных и отпусков — дата фактической выплаты).
4. Регистрация в ИФНС.

Главная причина появления отрицательных строк — несовпадение планируемой и фактической даты выплаты межрасчетных начислений (больничных листов, отпусков, разовых премий). Для больничных листов доходом признаются пособия с категорией «Прочие доходы от трудовой деятельности», а датой получения дохода считается день выплаты денег сотруднику.

Если в документе Больничный лист была указана планируемая дата выплаты (например, в декабре), а ведомость на выплату фактически была проведена другим числом (например, 10 января), в системе образуется пересортица. При выполнении автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов программа видит незакрытые остатки в регистрах, сторнирует налог с первоначальной даты/категории и начисляет его повторно на новую дату.

Диагностика расхождений по НДФЛ

Выясним причину расхождения с помощью встроенных отчетов раздела «Налоги и взносы». Для поиска проблемного документа рекомендуем сформировать следующие отчеты:

1. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику: позволяет увидеть движения по регистраторам, датам получения дохода и категориям. Если в отчете виден положительный остаток по одной дате и отрицательный по другой — в учете образовалась пересортица.
2. Анализ НДФЛ по документам-основаниям: помогает определить конкретный межрасчетный документ (например, Больничный лист или Отпуск), создавший расхождение.
3. Анализ НДФЛ по датам получения доходов: показывает сгруппированную картину по дням выплаты и видам доходов.

Способ 1. Синхронизация дат в первичном документе (если период открыт)

Если отчетный период еще не закрыт и допускается перепроведение документов прошлого месяца, разберем порядок действий для исправления расхождения:

1. Откроем документ-первоисточник (например, Больничный лист) и проверим реквизиты «Выплата» и «Планируемая дата выплаты».
2. Убедимся, что указанная дата строго совпадает с датой документа Ведомость в банк (или Ведомость в кассу), которой фактически выплачивалось пособие.
3. В документе начисления пересчитаем НДФЛ на вкладке «НДФЛ» и проведем документ.
4. Перезаполним ведомость на выплату, чтобы синхронизировать данные регистров.
5. Распроведем январский документ Начисление зарплаты и взносов и заново заполним его. Отрицательные строки должны исчезнуть.

Способ 2. Исправление учета без изменения прошлых периодов

Если период закрыт и редактировать прошлые документы нельзя, сформируем специальные корректирующие документы:

1. Документ «Перерасчет НДФЛ» (находится в разделе «Налоги и взносы»). Создается за проблемный налоговый период. Он фиксирует корректировку исчисленного налога без искажения начислений в расчетных листках текущего месяца.
2. Документ «Операция учета НДФЛ». Применяется для ручного выравнивания регистров накопления. В нем на вкладках Доходы и НДФЛ с помощью строк с Плюс и Минус перебрасываются суммы с неправильной даты получения дохода и категории на корректные.

Если в результате сторнирования образовался реальный излишне удержанный налог, сумма отразится в расчетном листке в поле «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей». Чтобы вернуть эти деньги сотруднику, по его заявлению оформляется документ Возврат НДФЛ, после чего сумма выплачивается по отдельной ведомости.