При работе в конфигурациях Зарплата и кадры государственного учреждения или Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в расчете НДФЛ появляются отрицательные суммы. Это особенно характерно для организаций, где используются разные источники финансирования (бюджет и внебюджет) и разные коды доходов (например, оклад — 2000 и премия — 2002). Проанализируем причины этого явления и разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Основная причина кроется в нестыковке налогового учета НДФЛ с бухгалтерским учетом начислений. Согласно Налоговому кодексу РФ, дата получения дохода зависит от его категории. Рассмотрим два основных случая, актуальных для описываемой проблемы:
Проанализируем ситуацию из практики: организация начисляет зарплату за январь. В начисление входит оклад (бюджет) и премия (внебюджет). Дата выплаты зарплаты по учетной политике — 05 февраля. В момент расчета документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически ставит плановую дату получения дохода для всех строк — 31.01. Исчисляется налог, применяются стандартные вычеты.
Однако при создании документа Ведомость 05.02 программа видит, что премия (код 2002) выплачивается в феврале. Система понимает, что согласно НК РФ, это уже доход февраля, а не января. Происходит следующее:
Если сумма премии за внебюджет меньше, чем сумма предоставленного вычета, возникает отрицательный исчисленный НДФЛ. Например, премия 1000 руб., а вычет 2800 руб. Математически: (1000 - 2800) * 13% = -234 руб.
В ЗКГУ 3.1 эта техническая особенность превращается в проблему «нецелевого использования», если у сотрудника несколько источников финансирования. Программа пытается перекрыть отрицательный налог по внебюджету за счет положительного налога по бюджету в рамках одного месяца. Общая сумма НДФЛ по сотруднику может быть верной, но распределение между статьями финансирования искажается. Рассмотрим подробнее, как это исправить.
Самый эффективный способ избежать «чехарды» с датами — приравнять премию к оплате труда. Если ваша премия является ежемесячной и выплачивается в составе зарплаты, выполним следующие действия:
Теперь дата получения дохода по премии всегда будет фиксироваться последним числом месяца, как и по окладу. Это исключит разрывы дат и необоснованное применение вычетов следующего месяца.
Если премия носит разовый характер и вы не хотите менять категорию дохода для всех начислений, рекомендуется использовать документ Премия вместо внесения ее в общий документ Начисление зарплаты и взносов. Разберем по шагам:
Часто минусы возникают из-за нарушения хронологии. Если вы изменили дату выплаты в учетной политике или в самом документе начисления уже после того, как были созданы ведомости, необходимо соблюдать строгий порядок:
Ведомостей за месяц.Начисление зарплаты и взносов.Ведомости.Выясним причину, почему программа «накидывает» налог сверху в феврале. Это происходит потому, что алгоритм 1С анализирует доходы нарастающим итогом с начала года. Если в январе вычет применился избыточно к доходу февраля (из-за премии), то в февральском расчете программа попытается «выровнять» ситуацию. Чтобы проверить корректность, используйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам.
Многие бухгалтеры опасаются, что ручная корректировка НДФЛ в документах приведет к ошибкам в отчетности. Важно помнить, что в Разделе 2 формы 6-НДФЛ исчисленный налог не может быть отрицательным. Если за счет вычетов база стала меньше нуля, налог должен быть равен нулю. Отрицательные суммы в регистрах 1С — это лишь технический способ программы сбалансировать расчет нарастающим итогом. Если после всех корректировок в Анализе НДФЛ общая сумма за квартал сходится, то проблем с отчетом не возникнет.
Проанализируем ситуацию по пунктам:
Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать каши в учете НДФЛ и обеспечите корректное формирование отчетности без ручного вмешательства.