← На главную

При переходе с редакции 1.0 на «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 2.0» (БГУ 2.0) пользователи часто сталкиваются с вопросом: куда исчез флажок «Расчеты по денежным документам» в документе Авансовый отчет и как теперь отчитываться за выданные подотчетному лицу билеты, талоны или почтовые марки. Разберем методологические изменения в программе и пошаговый порядок работы.

Архитектурные отличия учета денежных документов в БГУ 1.0 и БГУ 2.0

Проанализируем, почему в новой редакции конфигурации отсутствует привычный интерфейс:

1. Отказ от субконто «Виды расчетов с подотчетными лицами»: В БГУ 1.0 для счетов группы 208.00 использовалось дополнительное субконто, которое принимало значение «Расчеты по денежным документам» либо оставалось пустым. В БГУ 2.0 разработчики отказались от этого субконто на счетах расчетов с подотчетными лицами.
2. Разделение на уровне счетов учета и первичных документов: В БГУ 2.0 разделение потоков денежных средств и денежных документов реализовано через корреспондирующие счета денежных средств: счет 201.34 (Касса) / 201.11 (Лицевые счета) для денег и счет 201.35 (Денежные документы) для фондовых операций.
3. Упразднение флажка в Авансовом отчете: Так как обособленной аналитики на счете 208.00 больше нет, флаг «Расчеты по денежным документам» в документе Авансовый отчет стал избыточным и был удален из формы.

Пошаговый порядок оформления расчетов по денежным документам

Рассмотрим сквозную цепочку документов в БГУ 2.0 от планирования выдачи до списания расходов.

Шаг 1. Обоснование и согласование выдачи

Для предварительного согласования и принятия обязательств оформляем документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521). В реквизите «Способ выдачи средств» выбираем значение «денежные документы».

Шаг 2. Выдача денежных документов из кассы учреждения

Выдача талонов, марок или проездных документов подотчетному лицу оформляется специализированным документом Расходный кассовый ордер (фондовый). При проведении с типовой операцией выдачи в подотчет формируется бухгалтерская запись:

Дт 208.ХХ.567 — Кт 201.35.610

Шаг 3. Отражение отчета подотчетного лица

Для отражения использования денежных документов заполняем документ Авансовый отчет (или Отчет о расходах подотчетного лица):

1. Переходим на закладку «Аванс». В табличной части нажимаем кнопку добавления/подбора и выбираем проведенный ранее документ Расходный кассовый ордер (фондовый). Программа автоматически заполнит сумму выданного аванса по конкретному сотруднику.
2. Переходим на закладку «Израсходовано». Указываем первичные документы, подтверждающие факт использования денежных документов, статьи затрат и счета расходов (например, 109.00 или 401.20). При проведении сформируются проводки списания подотчетной суммы: Дт 109.ХХ (401.20) — Кт 208.ХХ.667.

Шаг 4. Возврат неизрасходованных денежных документов в кассу

Если подотчетное лицо возвращает остаток денежных документов, в программе регистрируется документ Приходный кассовый ордер (фондовый) с проводкой:

Дт 201.35.510 — Кт 208.ХХ.667

Сведения о возврате можно отразить в авансовом отчете на закладке «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».

Практические рекомендации

Обратим внимание на важные правила работы с планом счетов в БГУ 2.0:

1. Не добавляйте субконто вручную: Настоятельно не рекомендуется самостоятельно добавлять субконто «Виды расчетов с подотчетными лицами» на предопределенные счета группы 208.00. Это нарушит штатную логику работы типовых операций, документов и автозаполнение регламентированной отчетности.
2. Формирование печатных форм: Привязка расчетов к конкретным операциям в регламентированных печатных формах (АО-1, ф. 0504520) обеспечивается корректным указанием первичного документа-основания (фондового ордера) в таблице авансов на первой закладке отчета.