При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются со справочником Структура предприятия и задаются вопросом, как его использовать параллельно со справочником Подразделения. На практике возникает необходимость разграничить регламентированный кадровый учет и управленческий учет по центрам финансовой ответственности (ЦФО) или центрам затрат.
Рассмотрим подробнее, каково назначение этих справочников, почему Структура предприятия может быть недоступна для настройки в обычной версии программы и какими типовыми механизмами можно решить задачу учета по центрам затрат.
Проанализируем разделение контуров учета, заложенное разработчиками фирмы 1С:
Выясним причину, по которой данный справочник присутствует в конфигурации, но его не получается включить через интерфейс. В версии 1С:ЗУП ПРОФ функционал управленческого кадрового учета ограничен на уровне программной логики. Справочник находится в метаданных базы, так как версии ПРОФ и КОРП создаются на единой программной платформе, чтобы избежать дублирования исходного кода.
В типовом интерфейсе версии ПРОФ этот объект скрыт, и опциональная возможность его полноценного заполнения отсутствует. Применение пользовательских попыток «насильно» включить функциональную опцию через константы может привести к ошибкам проводимости документов или к необходимости заполнять скрытые реквизиты (например, при расчете резервов отпусков).
Справочник Структура предприятия в версии ПРОФ становится активным в автоматическом режиме после проведения настройки типовой синхронизации данных с программами 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Комплексная автоматизация.
В этом случае он выполняет служебную функцию: используется как промежуточное звено для сопоставления юридических подразделений из 1С:ЗУП с управленческой структурой, заданной в ERP-системе. Это необходимо для корректной передачи аналитики затрат при выгрузке документа Отражение зарплаты в бухучете.
Если перед организацией стоит задача вести учет расходов по центрам затрат без перехода на редакцию КОРП и без интеграции с ERP, разберем по шагам доступные типовые инструменты версии ПРОФ:
В программе аналитика затрат формируется с помощью способов отражения. Их можно привязывать на различных уровнях: для организации в целом, для подразделения, для конкретной должности, вида расчета или индивидуально для сотрудника. В дальнейшем эти данные выгружаются в бухгалтерскую программу.
Если сотрудники или подразделения выполняют задачи для разных центров затрат, в течение расчетного периода оформляется документ Распределение основного заработка. В нем задается процентное распределение заработка по различным способам отражения и подразделениям учета затрат.
В настройках расчета зарплаты можно включить использование статей финансирования. Данный справочник позволяет разграничить расходы на оплату труда по источникам финансирования или центрам затрат без изменения структуры штатного расписания.
С помощью механизмов библиотеки стандартных подсистем в меню Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты можно добавить пользовательское поле (например, «Центр затрат» или «ЦФО») к справочникам Подразделения или Сотрудники. Это даст возможность формировать кадровые и расчетные отчеты в требуемом аналитическом разрезе.
Возможно создание многоуровневого дерева в справочнике Подразделения, где элементы верхнего уровня выполняют роль Центров затрат, а вложенные элементы являются детальными кадровыми отделами.
Если предприятию требуется вести независимый управленческий учет кадрового состава параллельно с регламентированным, рекомендуется использовать конфигурацию 1С:ЗУП КОРП. В этой редакции доступна опция СтруктураПредприятияНеСоответствуетСтруктуреЮридическихЛиц. Она позволяет связывать позиции штатного расписания одновременно с юридическими подразделениями и управленческими элементами Структуры предприятия, а также вести специализированные управленческие начисления.