← На главную

При расчете заработной платы за месяц бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда исчисленный НДФЛ по сотруднику оказывается больше ожидаемого. На первый взгляд кажется, что программа «задваивает» налог или «не видит» НДФЛ, удержанный ранее в документе Больничный лист. Проанализируем, почему возникает эта проблема в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3 и как правильно настроить учет доходов и дат выплаты.

Анализ механизма налогового учета НДФЛ в 1С:ЗУП 3

Разберем особенности работы налогового регистра 1С. В современной редакции программы налог на доходы физических лиц рассчитывается строго в разрезе категорий доходов и дат их фактического получения:

1. Разделение по категориям доходов: Заработная плата относится к категории «Оплата труда» (код дохода 2000), а пособие по временной нетрудоспособности — к отдельной категории «Прочие доходы от трудовой деятельности» (код дохода 2300). Пособия по болезни не объединяются в один налоговый регистр с окладом, а учитываются параллельно.
2. Даты получения дохода: Для заработной платы датой получения дохода законодательно признается последний день месяца начисления. Для больничных листов и пособий датой получения дохода всегда является фактическая дата выплаты денежных средств.
3. Принцип накопительного расчета: Программа рассчитывает НДФЛ нарастающим итогом с начала года отдельно для каждой даты получения дохода. Если дата получения дохода пособия в документе Больничный лист не совпадает с планируемой датой выплаты зарплаты, программа воспринимает их как два независимых события разных налоговых периодов (или разных дней одного месяца).

Таким образом, когда в больничном листе стоит одна дата выплаты (например, конец января), а документ Начисление зарплаты и взносов оформляется с иной датой выплаты (например, в феврале), налог с пособия не «зачитывается» при расчете зарплаты, а начисляется поверх нее.

Причина разрыва дат в документе «Больничный лист»

Выясним, где именно кроется ошибка. В документе Больничный лист дата получения дохода фиксируется сразу в двух местах:

1. На закладке «Главное» в поле «Дата выплаты».
2. Внутри детализации расчета НДФЛ (вызывается по кнопке с пиктограммой «карандаш» рядом с рассчитанной суммой налога).

Если изменить дату выплаты в шапке документа, но не обновить ее в скрытых регистрах расчета налога, возникает рассинхронизация. Налог с больничного остается «привязан» к старой дате, а документе Начисление зарплаты и взносов рассчитывается налог исходя из новой даты.

Пошаговая инструкция по исправлению расчета НДФЛ

Рассмотрим порядок действий для корректного совместного расчета НДФЛ по больничному и заработной плате.

1. Проверяем и меняем дату в документе «Больничный лист»:

   Откроем нужный документ Больничный лист. На вкладке «Главное» установим значение поля «Выплата» в позицию С зарплатой. Проверим поле «Дата выплаты» — она должна точно совпадать с планируемой датой выплаты зарплаты за текущий месяц.

2. Корректируем дату получения дохода по «карандашу»:

   Рядом с полем расчета НДФЛ нажмем на значок «карандаш». В открывшемся окне детализации проверим столбец «Дата получения дохода». Если дата отличается от установленной на вкладке «Главное», исправим ее вручную на правильную дату выплаты зарплаты и нажмем кнопку «ОК».

3. Пересчитываем налог в больничном листе:

   Нажмем кнопку перерасчета (зеленые стрелки) в документе Больничный лист или перепроведем документ, чтобы обновить записи в налоговом регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

4. Перерассчитываем сотрудника в документе начисления зарплаты:

   Откроем документ Начисление зарплаты и взносов. Найдем проблемного сотрудника, кликнем по нему правой кнопкой мыши и выберем пункт «Перерассчитать сотрудника» (не просто пересчитать вкладку НДФЛ, а выполнить полный перерасчет по сотруднику).

5. Проверяем результат на вкладке «НДФЛ»:

   Перейдем на вкладку «НДФЛ» документа Начисление зарплаты и взносов. Там должны сформироваться две отдельные строки по сотруднику: одна — по коду дохода 2000 (зарплата), вторая — по коду 2300 (больничный) с одинаковой датой получения дохода. Суммы налога рассчитаются корректно без лишних начислений.

Что делать, если дата не редактируется по кнопке «карандаш»?

Посмотрим на частую проблему: при попытке изменить дату в детализации НДФЛ по кнопке «карандаш» поля остаются заблокированными для ввода. Это происходит по следующим причинам:

1. Наличие проведенной ведомости: По сотруднику уже оформлен и проведен документ выплаты (Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета). Если ведомость проведена, программа блокирует любые изменения налоговых показателей в первичных документах.

   Решение: Найдем и временно отменим проведение всех ведомостей на выплату, в которые включен данный сотрудник за текущий и последующие периоды. После этого окно детализации НДФЛ станет доступным для редактирования.

2. Установлена дата запрета изменения данных: Если период закрыт для редактирования, программа заблокирует поля.

   Решение: Временно откроем период в настройках администрирования или обратимся к администратору базы.

Рекомендации по проверке налогового учета

Для контроля правильности начисления НДФЛ не следует ограничиваться простым отчетом Расчетный листок, так как он отображает лишь сводные финансовые взаиморасчеты. Рекомендуется использовать специализированные отчеты раздела «Налоги и взносы»:

• Регистр налогового учета по НДФЛ: Показывает детализацию доходов, исчисленного и удержанного налога строго в разрезе дат получения доходов и кодов.
• Анализ НДФЛ по датам получения дохода: Позволяет быстро увидеть «разрывы», когда налог по одному сотруднику записан на разные даты.

Если выплаты пособий производятся регулярно до расчета основной зарплаты, целесообразно в документе Больничный лист указывать способ выплаты В межрасчет и выплачивать налог и пособие отдельной ведомостью. Это исключит наложение налоговых регистров при окончательном расчете за месяц.