← На главную

Суть проблемы и назначение регистра

При переходе на программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) из сторонних систем через загрузку файлов Excel часто возникает необходимость перенести расчетные данные за прошлые годы с помощью документа Перенос данных.

Для корректного последующего расчета отпускных, командировок и иных выплат по среднему заработку заполняется регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (общий). В нем присутствуют специфические реквизиты: ОтработаноДнейПоПятидневке, ОтработаноДнейПоШестидневке, ОтработаноЧасовПоПятидневке и ОтработаноДнейКалендарных. Рассмотрим, откуда брать эти данные, как они формируются и какие нюансы нужно учесть при их заполнении.

Зачем нужны показатели времени по пятидневке, шестидневке и календарным дням

В программе 1С:ЗУП 3.1 показатели времени формируются по определенной логике в соответствии с требованиями трудового законодательства:

1. Отработано дней по пятидневке / часов по пятидневке: эти показатели необходимы для корректного расчета среднего заработка для командировок и прочих видов выплат по среднему, а также для правильного пропорционального включения премиальных выплат (годовых и квартальных премий) в расчетную базу. Если сотрудник работает по графику пятидневки, значения этих колонок приравниваются к его фактически отработанным дням и часам.
2. Отработано дней по шестидневке: показатель требуется для расчета отпусков и компенсаций сотрудникам, работающим по краткосрочным (до 2 месяцев) или сезонным трудовым договорам, когда расчет ведется исходя из рабочих дней по шестидневной рабочей неделе (согласно ст. 291 и 295 ТК РФ). Если сотрудник работает по пятидневному графику, этот показатель рассчитывается исходя из нормы и отработки по шестидневной неделе или заполняется согласно переносимому графику.
3. Отработано календарных дней: показатель применяется для расчета обычных отпускных и компенсаций отпуска в календарных днях. Для полностью отработанного месяца норма составляет 29.3. Если месяц отработан сотрудником не полностью (были периоды болезни, отпуска без сохранения оплаты и т. д.), показатель вычисляется по формуле: 29.3 / Количество дней в месяце * Календарные дни отработанного времени.

Правила и порядок ручного заполнения регистра при переносе

Разберем по шагам ключевые технические правила, которые необходимо соблюдать при формировании строк регистра накопления Данные о времени для расчета среднего (общий):

1. Заполнение обязательного поля «Порядок расчета»: в каждой загружаемой строке реквизит Порядок расчета должен содержать значение Постановление2010. Если оставить это поле незаполненным, встроенные алгоритмы программы не смогут обработать эти записи и будут игнорировать их при расчете среднего заработка.
2. Форматирование дат и периодов: в реквизитах Период и Период регистрации следует указывать дату первого числа соответствующего расчетного месяца (например, 01.01.2016, 01.02.2016).
3. Подготовка производственного календаря: перед выполнением переноса данных прошлых лет необходимо убедиться, что в базе-приемнике 1С:ЗУП 3.1 полностью заполнен и записан Производственный календарь за все переносимые годы. Если производственный календарь не заполнен, программа не сможет корректно сопоставить нормы времени, что приведет к ошибкам в часах и днях.
4. Учет графиков пятидневки: если все переносимые сотрудники работали по стандартному графику пятидневной рабочей недели, для колонок пятидневки проставляются значения, равные фактически отработанному времени и норме по пятидневке.

Комплект регистров для полного переноса данных для среднего заработка

Проанализируем структуру данных, необходимую для полноценного функционирования механизма расчета выплат по среднему заработку. Одно только заполнение регистра времени не обеспечит корректные расчеты. Требуется заполнение двух основных пар регистров:

1. Для расчета общего среднего заработка (отпуска, командировки, выполнение государственных обязанностей):
   • Регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (общий);
   • Регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) (содержит суммы выплат с детальной разбивкой по категориям: тарифный заработок, премии, индексации).
2. Для расчета пособий по социальному страхованию (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребенком):
   • Регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (ФСС) (содержит информацию о календарных днях болезни и декретных отпусков, вычитаемых из расчетного периода);
   • Регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС).

Альтернативные варианты ввода данных без использования документа «Перенос данных»

Посмотрим на более простые стандартные способы внесения сведений о среднем заработке за прошлые периоды, если заполнение документа Перенос данных из Excel вызывает сложности:

1. Ввод данных непосредственно в расчете документа: при оформлении первого расчетного документа (например, Отпуск или Командировка) можно перейти к форме редактирования среднего заработка с помощью кнопки редактирования рядом с полем ввода среднего заработка. Введенные в открывшейся форме суммы и дни сохраняются в базе и будут автоматически учитываться во всех последующих расчетах для данного сотрудника.
2. Использование документа «Справка для расчета пособий (входящая)»: для расчета пособий по нетрудоспособности вместо ручного заполнения регистров ФСС удобнее оформить документ Справка для расчета пособий (раздел Зарплата или Кадры). В данном документе заработок за два предшествующих года указывается в суммовом выражении по годам без необходимости помесячной детализации.