← На главную

При начале работы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 или при переносе остатков из сторонних систем часто возникает задача: корректно зафиксировать исторические сведения о начислениях и отработанном времени за предшествующие 12 месяцев. Без этих сведений расчет отпускных, командировочных и прочих выплат по среднему заработку оказывается неверным.

Разберем типичные ошибки при вводе данных, выясним причину их возникновения и рассмотрим рабочие способы регистрации времени для среднего заработка.

Почему ввод документа «Табель» не дает нужного результата?

Проанализируем частую ошибку пользователей: попытку создать документы Табель за предыдущие 12 месяцев. В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 документ Табель предназначен исключительно для оперативного учета отклонений рабочего времени и формирования унифицированной печатной формы Т-13. Сам по себе он не делает движений по регистрам накопления, на основе которых формируется средний заработок.

Движения по расчету среднего формируются либо расчетными документами (такими как Начисление зарплаты и взносов), либо специализированным документом Перенос данных. Проводить задним числом полноценные документы начисления зарплаты за целый год крайне не рекомендуется: это приводит к созданию избыточных записей по НДФЛ, страховым взносам, взаиморасчетам и чревато многочисленными ошибками в текущих расчетах.

Способ 1. Заполнение документа «Перенос данных» в регистры среднего заработка

Рассмотрим наиболее правильный системный подход при начальном заполнении базы или переносе данных. В программе предусмотрен служебный документ Перенос данных (раздел Администрирование — Переносы данных).

Для корректного расчета отпусков и командировок необходимо включить в документ движения по двум регистрам накопления:

1. Данные о времени для расчета среднего (общий) — фиксирует количество отработанных дней и часов, дни по пятидневке/шестидневке, а также календарные дни расчетного периода;
2. Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — фиксирует начисленные суммы по видам заработка (основной заработок, премии разных видов).

Разберем по шагам заполнение этих регистров:

1. Создаем новый документ Перенос данных. Присваиваем ему понятный номер (например, с префиксом «СЗ» или «ЗП_СЗ»).
2. Нажимаем кнопку Настройка состава регистров и отмечаем флажками регистры накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).
3. На вкладке времени построчно заполняем сведения по каждому сотруднику за каждый месяц расчетного периода. Обязательно указываем: месяц расчетного периода, норму дней/часов, фактически отработанное время и календарные дни, приходящиеся на отработанное время.
4. На вкладке начислений указываем суммы, начисленные сотруднику за соответствующие месяцы, сопоставляя их со статьями среднего заработка (оплата труда, премия, индексируемый заработок).

Важный момент: Для полностью отработанного месяца показатель 29,3 дня рассчитывается алгоритмом автоматически при совпадении отработанного времени с нормой. Если же месяц был отработан не полностью (например, сотрудник болел или брал отпуск без сохранения оплаты), крайне важно точно указать количество календарных дней, приходящихся на отработанный период, иначе среднедневной заработок для отпуска рассчитается некорректно.

Способ 2. Быстрый ручной ввод данных непосредственно в расчетном документе

Если данные требуются срочно для расчета одного или нескольких сотрудников и заводить историю за год через переносы данных нецелесообразно, воспользуемся штатным механизмом ручного ввода среднего заработка:

1. Открываем расчетный документ (например, Отпуск или Командировка).
2. В строке расчета среднего заработка нажимаем на значок зеленого карандаша (Изменить данные для расчета среднего заработка).
3. В открывшемся окне Ввод данных для расчета среднего заработка устанавливаем переключатель в положение Задается вручную.
4. Заполняем таблицу по месяцам: указываем начисленный заработок, отработанные дни/часы и календарные дни для расчета отпуска.
5. Нажимаем кнопку ОК и пересчитываем документ.

Если же известна итоговая сумма среднедневного заработка и не требуется подробная разбивка, в документе Отпуск можно перейти на вкладку Начислено (подробно), нажать кнопку «+» (Показать подробности расчета) и скорректировать итоговое значение среднего заработка вручную в табличной части.

Способ 3. Автоматизация загрузки через «Загрузку данных из табличного документа»

Когда переносится большое количество сотрудников из внешних таблиц (Excel, DBF), ручной ввод становится слишком трудоемким. В этом случае применяют внешнюю обработку Загрузка данных из табличного документа (или разрабатывают внешнюю обработку заполнения):

1. Выгружаем сведения о фактически отработанных днях, часах и начислениях из старой программы в таблицу.
2. С помощью обработки загружаем строки напрямую в табличную часть созданного документа Перенос данных для регистров Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий).
3. Проводим документ и проверяем расчет в любом тестовом документе Отпуск.

Разделение контуров: отпуска и пособия СФР (больничные)

Обратите внимание: в 1С:ЗУП 3.1 действуют два независимых механизма сбора среднего заработка:

1. Общий средний заработок (отпуска, командировки, оплата донорских дней): использует регистры с суффиксом (общий).
2. Средний заработок для пособий (больничные листы, отпуска по уходу за ребенком, пособия по беременности и родам): использует регистры с суффиксом (ФСС), такие как Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) и Данные о времени для расчета среднего (ФСС).

Для пособий нет необходимости заполнять документ Перенос данных вручную. Достаточно ввести штатный документ Справка для расчета пособий (входящая) (раздел Зарплата — Справки для расчета пособий). При его проведении регистры по пособиям за предыдущие два календарных года заполняются автоматически.

Нюансы учета премий и индексации при переносе истории

При заполнении регистра Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) важно учитывать следующие правила:

1. Премии: Для квартальных и годовых премий необходимо корректно указывать базовый период и признак учета (с учетом или без учета отработанного времени), чтобы при расчете отпуска в неполностью отработанном периоде премия была пропорционально уменьшена по правилам статьи 139 ТК РФ.
2. Индексация окладов: Если в расчетном периоде производилось повышение тарифных ставок или окладов, для применения повышающего коэффициента необходимо зафиксировать записи в регистре сведений Коэффициенты индексации заработка либо заполнить соответствующие поля коэффициента в записях регистра начислений среднего заработка.